档案馆销毁档案制度

PAGE档案馆销毁档案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案销毁工作，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保销毁行为合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取必要措施确保档案信息不被泄露，保障档案安全。3.严谨规范原则：销毁流程应严谨、规范，明确各环节责任，确保销毁工作有序进行。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司/组织分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员。（二）鉴定标准1.保管期限届满：依据国家规定的档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.失去保存价值：档案内容已无查考利用价值，如重复文件、已被新文件替代且无留存必要的文件等。3.涉密性解除：对于曾经涉密的档案，在保密期限届满且解密条件满足的情况下，进行鉴定是否可销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门定期对库存档案进行清查，按照鉴定标准初步筛选出拟销毁档案清单。2.小组审核：将初步筛选清单提交档案鉴定小组，小组成员根据各自职责对档案进行审核，综合判断是否符合销毁条件。3.形成鉴定意见：经鉴定小组集体讨论，对每一份档案形成明确的鉴定意见，同意销毁、继续保存或作其他处理。三、销毁审批（一）审批流程1.部门申请：档案管理部门根据鉴定意见，对确定需销毁的档案填写销毁申请表，详细说明档案名称、数量、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对销毁申请进行审核，确认申请内容属实，同意后签字并加盖部门公章。3.档案管理部门汇总：档案管理部门将各部门提交的销毁申请表进行汇总，形成公司/组织销毁档案汇总表。4.分管领导审批：将销毁档案汇总表提交公司/组织分管领导审批，分管领导根据档案鉴定情况及公司/组织实际，做出最终审批决定。（二）审批权限1.一般档案的销毁，由公司/组织分管领导审批。2.涉及重要业务、机密信息等特殊档案的销毁，需经公司/组织主要领导审批。四、销毁实施（一）销毁方式选择根据档案的性质、数量及保密要求等因素，选择合适的销毁方式，主要包括：1.焚烧：对于纸质档案等，可采用焚烧方式进行销毁，但需在符合环保要求的指定地点进行。2.粉碎：通过专业粉碎设备将档案粉碎成无法识别的颗粒状，确保信息无法恢复。3.电子数据擦除：对于电子档案，采用专业软件进行数据擦除，多次覆盖关键数据区域，使其无法被恢复。（二）销毁实施流程1.确定销毁场所：根据销毁方式及档案数量等，选择安全、合适的销毁场所。如焚烧需选择环保部门指定的焚烧场地；粉碎可在公司/组织内部具备相应设备的场所进行；电子数据擦除可在专业的数据处理中心或具备相关技术条件的部门进行。2.安排销毁人员：由档案管理部门会同行政部门等相关人员组成销毁工作小组，明确各人员职责，确保销毁工作顺利进行。3.现场监督：在销毁过程中，销毁工作小组应安排专人进行现场监督，确保销毁工作按照规定的方式、流程进行，防止档案信息泄露或其他安全事故发生。4.销毁记录：对销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称及数量、参与人员等信息，记录应形成书面文件并由现场监督人员签字确认。五、监销要求（一）监销人员职责监销人员负责对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求，具体职责包括：1.检查销毁方式是否正确，是否达到销毁效果。2.监督销毁现场秩序，防止无关人员进入。3.核实销毁档案的数量、名称等信息与销毁清单一致。4.对销毁过程中出现的问题及时提出并督促解决。（二）监销记录监销人员应详细记录销毁过程中的各项情况，形成监销记录。监销记录应包括销毁日期、时间、地点、销毁方式、档案名称及数量、参与销毁人员、监销人员等内容，并由监销人员签字确认。监销记录作为档案销毁工作的重要凭证，应妥善保存。六、档案销毁后的管理（一）文件归档销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁申请表、销毁档案汇总表、监销记录等相关文件进行整理归档，作为档案销毁工作的全过程记录，保存期限按照公司/组织档案保管期限规定执行。（二）定期检查档案管理部门应定期对已销毁档案的相关记录进行检查，确保记录完整、准确，防止出现记录丢失、篡改等情况。同时，检查销毁工作是否符合本制度及相关法律法规要求，如有问题及时进行整改。七、保密与安全（一）保密措施1.在档案鉴定、审批及销毁过程中，涉及档案内容的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。2.销毁工作现场应采取必要的保密措施，如设置隔离区域、限制无关人员进入等，防止档案信息在销毁过程中被窃取或泄露。（二）安全保障1.选择具备安全保障条件的销毁场所，确保销毁过程安全无事故。如焚烧场地应符合环保及消防安全要求；粉碎设备应运行正常，防止发生机械故障等安全问题；电子数据擦除应在安全的网络环境下进行，防止数据丢失或被恶意篡改。2.对参与销毁工作的人员进行安全教育，提高其安全意识，确保在销毁过程中正确操作设备，避免发生人身伤害等事故。八、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部审计部门或纪检部门应定期对档案销毁工作进行监督检查，检查内容包括销毁制度执行情况、销毁流程是否规范、审批手续是否齐全、监销工作是否到位等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查积极配合国家档案行政管理部门及相关监管部门的监督检查，如实提供档案销毁工作的相关资料和情况，对检查中提出的问题认真整改，确保档案销毁工作合法合规。九、责任追究（一）违规责任界定1.因违反本制度规定，导致档案信息泄露或档案未按规定销毁造成不良后果的，对相关责任人进行责任追究。2.未履行档案鉴定、审批、监销等职责，致使不应销毁的档案被销毁或销毁工作不符合要求的，追究相关人员责任。（二）责任追究方式1.对于违规情节较轻的，给予批评教育、责令改正等处理。2.对于造成一定损失或影响的，视情节轻重给予警告、记过、记大过等行政处分。3.对于违规情节严重，构成违法犯罪的，依法移交司法机关处理。十