参照会计档案管理制度

PAGE参照会计档案管理制度[公司/组织名称]会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。（三）财务报告类月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的归档（一）归档时间1.会计凭证应在每月终了后[X]个工作日内装订成册，并及时归档。2.会计账簿应在年度终了后[X]个月内归档。3.财务报告应在年度终了后[X]个月内归档。4.其他类会计档案应在形成后及时归档。（二）归档要求1.会计档案应分类整理，按编号顺序排列，装订整齐，加具封面、封底。2.封面应注明单位名称、年度、月份、账簿名称、册数、起讫日期、记账凭证号数、保管期限等内容。3.归档的会计档案应字迹清晰、工整，不得有涂改、挖补等现象。4.电子会计档案应与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为[X]年。2.会计账簿保管期限为[X]年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管[X]年。3.财务报告保管期限为[X]年，其中年度财务报告永久保管。4.其他类会计档案保管期限为[X]年。（二）保管地点1.公司设立专门的会计档案室，用于存放会计档案。2.会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，标识清晰，便于查找。2.定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的完整性和安全性。3.对电子会计档案应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。五、会计档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，需经所在部门负责人批准，并填写《会计档案查阅申请表》。2.外部单位查阅会计档案，需持有单位介绍信，并经公司财务负责人批准，填写《会计档案查阅申请表》。（二）查阅程序1.查阅人应在指定地点查阅会计档案，不得将会计档案带出档案室。2.查阅会计档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。3.查阅会计档案后，应及时归还，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅范围查阅人只能查阅与申请事项相关的会计档案，不得查阅与申请事项无关的会计档案。六、会计档案的复制（一）复制权限1.公司内部人员复制会计档案，需经所在部门负责人批准，并填写《会计档案复制申请表》。2.外部单位复制会计档案，需持有单位介绍信，并经公司财务负责人批准，填写《会计档案复制申请表》。（二）复制程序1.复制会计档案时，应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。2.复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.复制会计档案后，应及时归还原件，并在《会计档案复制登记表》上签字确认。（三）复制范围复制范围应与查阅范围一致，不得超出申请事项相关的会计档案。七、会计档案的借阅（一）借阅权限1.公司内部人员借阅会计档案，需经所在部门负责人批准，并填写《会计档案借阅申请表》。2.外部单位借阅会计档案，需持有单位介绍信，并经公司财务负责人批准，填写《会计档案借阅申请表》。（二）借阅程序1.借阅人应在指定地点借阅会计档案，不得将会计档案带出档案室。2.借阅会计档案时，应办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、借阅人姓名、借阅档案名称及数量等内容。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自拆封、抽取、涂改、污损档案。5.借阅会计档案后，应及时归还，并在《会计档案借阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围借阅范围应与查阅范围一致，不得超出申请事项相关的会计档案。八、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.由公司档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司财务负责人、档案管理部门负责人审核，报公司总经理批准后实施。3.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前应按照《会计档案销毁清册》所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告公司总经理。（三）销毁记录销毁会计档案时，应做好记录，包括销毁时间、地点及监销人员等信息，并将记录存档。九、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的管理要求1.公司应采用符合国家统一标准的会计核算软件进行会计核算，所形成的电子会计资料应符合会计档案管理的要求。2.电子会计档案应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。3.电子会计档案应建立索引，便于查找和利用。索引应包括电子会计档案的名称编号、形成时间、保管期限、存储位置等信息。（二）电子会计档案的查阅和复制1.公司内部人员查阅和复制电子会计档案，需经所在部门负责人批准，并填写《电子会计档案查阅申请表》。2.外部单位查阅和复制电子会计档案，需持有单位介绍信，并经公司财务负责人批准，填写《电子会计档案查阅申请表》。3.查阅和复制电子会计档案时，应使用档案管理部门提供的设备和软件，确保查阅和复制过程的合法性和安全性。4.查阅和复制电子会计档案后，应及时归还，并在《电子会计档案查阅登记表》上签字确认。（三）电子会计档案的存储和保管1.电子会计档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。2.电子会计档案的存储设备应异地存放，存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。3.电子会计档案应按照规定的保管期限进行保管，保管期限届满后，应按照规定程序进行销毁。十、监督与检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对会计档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案的归档、保管、查阅、复制、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.会计档案的安全保管情况，包括防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施是否齐全有效。3.电子会计档案的管理情况，包括电子会计档案的备份、存储、索引、查阅、复制等环节是否符合本制度的规定。（三）监督检查方式1.定期检查：审计部门每年对会计档案管理工作进行一次定期检查。2.不定期抽查：审计部门不定期对会计档案管理工作进行抽查。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。责任部门应按照整改