中小学档案检查制度

PAGE中小学档案检查制度一、总则（一）目的为加强中小学档案管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和教育行业标准，特制定本档案检查制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组及全体教职工所形成的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家关于档案管理的法律法规以及教育行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.全面覆盖原则涵盖学校工作的各个方面，对各类档案进行全面检查，不留死角。3.客观公正原则检查过程中应秉持客观、公正的态度，如实反映档案管理的实际情况。4.注重实效原则通过检查发现问题，及时整改，切实提高档案管理水平，使其更好地服务于学校工作。二、档案检查的组织与职责（一）档案检查小组成立以学校档案管理负责人为组长，各部门档案管理人员为成员的档案检查小组。负责制定检查计划、组织实施检查工作、汇总检查结果并提出整改意见。（二）职责分工1.学校档案管理负责人全面负责档案检查制度的制定、修订和组织实施。协调各部门之间的档案检查工作，对检查小组的工作进行指导和监督。根据检查结果，做出决策，推动档案管理工作的改进和完善。2.各部门档案管理人员负责本部门档案的日常整理、归档和保管工作。按照检查小组的要求，配合做好档案检查工作，提供相关资料和信息。根据检查意见，对本部门档案管理工作进行整改。三、档案检查的内容与标准（一）档案的完整性1.各类文件材料应齐全完整，包括但不限于上级文件、学校发文、会议记录、教学计划、教案、学生成绩册、教师业务档案等。2.重要活动、重大事件的相关档案应完整记录，如学校庆典、教学改革项目、学生竞赛活动等。3.档案的附件、补充材料应配套齐全，确保档案内容的连贯性和完整性。（二）档案的准确性1.文件材料的内容应真实准确，数据无误，签字盖章等手续完备。2.档案的分类、编号、题名应准确反映档案内容，便于查找和利用。3.档案中的信息应与实际工作情况相符，不得有虚假或误导性内容。（三）档案的系统性1.档案应按照科学合理的分类方案进行整理，类目清晰，层次分明。2.同一类档案应按照时间顺序或逻辑顺序排列，保持内在联系。3.档案的编号应连续、规范，便于管理和统计。（四）档案的安全性1.档案库房应符合安全标准，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。2.档案应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。3.电子档案应做好备份，存储介质应安全可靠，定期进行检查和维护。（五）档案的利用情况1.档案查阅、借阅制度应健全，手续完备，记录详细。2.档案利用效果应良好，能够为学校的教育教学、管理决策等工作提供有效支持。3.应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验，改进工作。四、档案检查的方式与频率（一）定期检查1.每学期组织一次全面的档案定期检查，由档案检查小组对全校各部门的档案进行集中检查。2.定期检查应制定详细的检查清单，明确检查内容和标准，确保检查工作的规范性和系统性。（二）不定期抽查1.根据工作需要，不定期对部分部门或特定类型的档案进行抽查。2.抽查内容可侧重于档案管理中的重点环节或存在问题较多的方面，及时发现和解决问题。（三）专项检查1.针对学校某项重要工作或特定时期的档案管理情况，开展专项检查。2.如在学校迎接评估、举办大型活动等期间，对相关档案进行专项检查，确保档案管理工作符合要求。五、档案检查的程序（一）准备阶段1.制定检查计划，明确检查目的、范围、内容、方式、时间安排及人员分工等。2.检查小组成员应熟悉档案检查的内容与标准，准备好检查所需的工具和表格。3.提前通知被检查部门，要求其做好自查自纠工作，并提交自查报告。（二）实施阶段1.检查小组按照检查计划，通过查阅档案、实地查看、询问相关人员等方式进行检查。2.对检查中发现的问题，应详细记录，包括问题描述、所在档案类别、责任人等信息。3.检查过程中可与被检查部门进行沟通交流，了解档案管理工作的实际情况和困难。（三）总结阶段1.检查结束后，检查小组应及时汇总检查结果，撰写检查报告。2.检查报告应包括检查基本情况、发现的问题、原因分析、整改建议等内容。3.将检查报告提交学校档案管理负责人审核，并反馈给被检查部门。（四）整改阶段1.被检查部门应根据检查报告中的整改建议，制定整改措施，明确整改责任人及整改期限。2.整改措施应具有针对性和可操作性，确保能够有效解决档案管理中存在的问题。3.整改过程中，被检查部门应定期向检查小组汇报整改进展情况。4.检查小组应对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。六、档案检查结果的处理（一）通报表扬对档案管理工作成绩突出的部门或个人，予以通报表扬，并在学校范围内进行宣传推广，树立榜样。（二）责令整改对检查中发现问题较多或档案管理工作不符合要求的部门，下达责令整改通知书，要求其限期整改。整改期限届满后，进行复查，如仍未达到要求，将采取进一步措施。（三）责任追究对因档案管理不善导致严重后果或违反档案管理法律法规的部门和个人，依法依规追究责任。七、档案检查资料的归档每次档案检查工作结束后，检查小组应将检查计划、检查记录