科技局档案鉴定制度

PAGE科技局档案鉴定制度一、总则（一）目的为加强科技局档案管理，科学、准确地判定档案的保存价值，确保档案的完整性和系统性，提高档案管理水平，特制定本档案鉴定制度。（二）适用范围本制度适用于科技局在履行职能活动中形成的各类档案的鉴定工作。（三）基本原则1.依法鉴定原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保鉴定工作合法合规。2.全面客观原则：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，客观公正地判定其保存价值。3.动态调整原则：根据科技发展、工作变化等情况，适时对档案鉴定标准和结果进行调整和完善。二、鉴定组织与职责（一）鉴定小组成立由科技局分管领导担任组长，办公室、业务科室负责人及档案管理人员为成员的档案鉴定小组。鉴定小组负责组织开展档案鉴定工作，制定鉴定方案，审查鉴定结果等。（二）职责分工1.分管领导：负责审定档案鉴定工作的总体方案和重要事项，协调解决鉴定工作中的重大问题。2.办公室负责人：协助分管领导组织鉴定工作，负责与各业务科室沟通协调，提供档案管理的相关政策和业务指导。3.业务科室负责人：负责对本科室形成的档案进行初步审核，提出鉴定意见，配合鉴定小组开展工作。4.档案管理人员：负责收集、整理待鉴定档案，提供档案的基本信息，参与鉴定工作的具体实施，负责鉴定结果的记录和整理。三、鉴定标准（一）文件内容标准1.反映科技局主要职能活动：对科技项目管理、科技政策制定与实施、科技创新服务等核心业务活动具有重要参考价值的文件，应予以重点保存。2.具有历史查考价值：记录科技局发展历程、重大事件、重要决策等方面的文件，能够为研究科技工作历史演变提供依据的，应妥善保存。3.涉及知识产权和科研成果：与科技成果转化、知识产权保护等相关的文件，对维护科技局权益和推动科技进步具有重要意义的，应长期保存。（二）文件来源标准1.上级机关文件：上级党委、政府及科技主管部门下发的具有指导性、规范性和政策性的文件，应根据其重要程度确定保管期限。2.本机关文件：科技局制发的各类文件，包括正式发文、会议纪要、工作计划与总结等，应根据其在工作中的作用和影响力进行鉴定。3.下级机关文件：下级单位报送的重要请示、报告及反映工作情况的文件，对掌握基层科技工作动态有参考价值的，应予以保存。（三）文件时间标准1.重要历史时期文件：反映特定历史阶段科技工作特点和发展状况的文件，如改革开放初期、重大科技计划实施期间等形成的文件，应永久保存。2.近期重要文件：对当前科技工作具有现实指导意义和参考价值的文件，如年度工作计划、重点项目实施方案等，应保存一定期限。3.一般性文件：时间久远且对当前工作无直接参考价值的文件，可根据实际情况确定较短的保管期限或予以销毁。（四）文件形式标准1.纸质文件：原始的纸质文件，包括公文、报表、信函等，应根据其内容和保存价值进行鉴定。2.电子文件：电子形式的文件，如电子邮件、电子文档、数据库记录等，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照相关规定进行鉴定和保存。3.声像文件：照片、录音、录像等声像资料，能够直观反映科技工作场景和重要活动的，应进行整理和鉴定，妥善保存。四、鉴定程序（一）准备阶段1.制定鉴定计划：档案管理人员根据科技局档案管理的实际情况，制定年度档案鉴定计划，明确鉴定范围、时间安排、组织形式等。2.收集档案资料：档案管理人员按照鉴定计划，收集待鉴定的档案资料，整理成册，为鉴定工作做好准备。3.组织培训学习：对鉴定小组成员进行培训，使其熟悉档案鉴定的标准、方法和程序，确保鉴定工作的准确性和规范性。（二）初步审核1.业务科室自查：各业务科室负责人组织本科室人员对本科室形成的档案进行自查，对照鉴定标准，初步筛选出需要重点审查的档案。2.填写审核意见：业务科室负责人在初步审核的基础上，填写档案审核意见表，注明档案的基本情况、保存价值评估及初步处理建议。（三）集中鉴定1.鉴定小组审查：鉴定小组召开鉴定会议，对各业务科室报送的档案进行集中审查。鉴定人员认真查阅档案内容，结合鉴定标准，对档案的保存价值进行逐一评估。2.讨论形成意见：鉴定小组成员就每一份档案的鉴定结果进行讨论，充分发表意见，形成一致的鉴定结论。对存在争议的档案，应进一步查阅相关资料或进行调查研究，确保鉴定结果准确无误。（四）结果公示与审批1.结果公示：鉴定结果形成后，在科技局内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，任何部门或个人如有异议，可向鉴定小组提出申诉。2.结果审批：公示无异议后，鉴定小组将鉴定结果报科技局分管领导审批。分管领导对鉴定结果进行全面审查，签署审批意见。（五）整理与处置1.整理归档：根据鉴定结果，档案管理人员对确定保存的档案进行整理归档，按照档案管理的要求，重新编制目录、装订成册，并录入档案管理系统。2.销毁处置：对经鉴定确定无需保存的档案，按照相关规定进行销毁处置。销毁前，应填写档案销毁清单，经鉴定小组组长和分管领导签字确认后，由档案管理人员会同相关人员进行销毁，并在销毁清单上注明销毁时间、地点和方式等信息。五、档案保管期限划分（一）永久保管1.科技局重要的政策性文件：如科技发展战略规划、重大科技政策法规等。2.反映科技局主要职能活动的综合性文件：如年度工作总结、工作报告等。3.涉及全局性的科技项目档案：包括项目立项文件、可行性研究报告、验收报告等。4.重要的科研成果档案：如获得国家级、省级科技奖励的成果相关材料。5.与科技局历史沿革有关的文件：如机构成立、变更、撤销等文件。（二）长期保管1.科技局一般性业务文件：如业务科室的工作计划、总结、调研报告等。2.科技项目的阶段性文件：如项目实施过程中的中期检查报告、进展情况汇报等。3.重要会议的文件材料：如科技工作会议、专题研讨会等形成的会议纪要、决议等。4.与科技合作交流相关的文件：如合作协议、交流活动记录等。（三）短期保管1.临时性、事务性文件：如一般性的通知、便函、简报等。2.时效性较短的科技信息资料：如近期的科技动态、行业资讯等。3.仅供参考的文件材料：如一般性的工作汇报、统计报表等。六、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：科技局办公室定期对档案鉴定工作进行检查，重点检查鉴定程序是否规范、鉴定标准是否执行到位、鉴定结果是否准确等。2.不定期抽查：办公室不定期对档案鉴定情况进行抽查，发现问题及时督促整改，确保档案鉴定工作质量。（二）外部监督1.接受上级指导：积