疫情档案三合一制度

PAGE疫情档案三合一制度一、总则（一）目的为有效应对疫情期间各类信息的管理需求，确保疫情相关档案的完整性、准确性和安全性，便于信息的查询、利用和追溯，特制定本疫情档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在疫情期间形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于疫情防控方案、应急预案、人员健康信息、物资采购与发放记录、疫情防控工作会议纪要、与外部机构的往来文件等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映疫情期间公司/组织的实际工作情况。2.完整性原则：全面收集、整理与疫情相关的各类信息，确保档案不遗漏重要内容。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过核实。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、存储等操作。5.安全性原则：保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。二、档案分类与编号（一）分类1.疫情防控方案类：包括总体防控方案、专项防控方案（如人员防控、场所防控等）、应急预案等。2.人员管理类：员工健康档案（每日健康打卡记录、核酸检测结果、疫苗接种情况等）、外来人员登记信息等。3.物资管理类：物资采购计划、采购合同、物资出入库记录、库存盘点记录等。4.工作记录类：疫情防控工作会议纪要、工作日报、周报、月报等。5.对外往来类：与政府部门、社区、供应商、客户等的往来文件、函件、通知等。（二）编号采用分类编号法，以大写字母表示档案类别，如“YF”表示疫情防控方案类，“RY”表示人员管理类，“WZ”表示物资管理类，“JL”表示工作记录类，“WL”表示对外往来类。类别代码后紧跟流水号，如“YF001”“RY002”等。编号应具有唯一性，便于档案的识别和查找。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责疫情档案的收集工作，确保各类文件、资料、记录及时、准确地收集齐全。2.对于纸质档案，应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.对于电子档案，应确保数据的真实性和完整性，按照规定的格式和命名规则进行存储。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，同类档案集中存放。2.排序编号：对每一类档案进行排序，并按照编号规则进行编号。3.编目装订：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。对于纸质档案，应进行装订，确保整齐、牢固。4.数字化处理：对重要的纸质档案进行数字化扫描，形成电子副本，以便于远程查阅和利用。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和编号顺序存放。2.电子档案：采用服务器存储和磁盘阵列备份相结合的方式，确保数据的安全性和可靠性。同时，定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，定期进行检查和维护，确保档案的安全。3.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案不被非法利用或丢失。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、内容等是否与档案目录一致，如发现问题应及时查明原因并进行处理。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息不被泄露或用于非法目的。2.优先满足公司/组织内部疫情防控工作的需要，为决策提供依据，为工作提供支持。（二）借阅流程1.借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、用途、借阅期限等信息。2.审批签字：申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案提供：档案管理部门根据审批结果，提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅时间、归还时间等信息。4.归还档案：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）利用方式1.查阅：借阅人可在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。2.复印：如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。复印的档案应加盖档案管理部门的印章，注明复印日期、用途等信息。3.摘录：借阅人可根据需要摘录档案内容，但不得对档案原件进行涂改、标记等操作。摘录的内容应经档案管理部门审核确认。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据疫情防控工作的阶段性特点和档案的保存价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案专家等组成。鉴定小组负责对档案的保存价值进行评估和鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的形成背景、内容性质、用途等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.参考相关规定：依据国家档案管理法律法规和公司/组织的档案管理制度，确定档案的保管期限。3.征求意见：征求档案形成部门和相关业务部门的意见，综合考虑各方面因素，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.编制销毁清单：鉴定小组对失去保存价值的档案编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、数量等信息。2.审批签字：销毁清单经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.实施销毁：采用适当的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.监销记录：销毁过程应有专人监销，并形成监销记录，监销人员和销毁人员应在记录上签字确认。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善疫情档案三合一制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.组织档案的收集、整理、存储、保管、利用、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.建立健全档案管理台账，及时更新档案信息，为公司/组织提供准确的档案查询服务。4.加强档案管理人员的培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质和工作能力。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储、保管等。2.按照规定的程序办理档案的借阅、利用、归还等手续，严格控制档案的流向和使用范围。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，负责销毁档案的具体实施和监销记录工作。5.保守档案机密，维护档案安全，不得擅自泄露档案信息。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，应指定专人负责本部门疫情档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，及时、准确地收集本部门形成的各类文件、资料、记录，并进行初步整理，确保档案的完整性和真实性。3.配合档案管理部门做好档案