国营林场档案管理制度

PAGE国营林场档案管理制度一、总则（一）目的为加强国营林场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在林场生产、经营、管理和发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本林场实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国营林场各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指国营林场在各项活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：林场档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映林场各项活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门林场设立专门的档案管理部门，负责统筹管理全场档案工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用服务等工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各部门做好档案工作。3.对档案进行鉴定，定期清理过期档案。4.负责档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。5.开展档案宣传和培训工作，增强员工档案意识。（三）各部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括林场的各项规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。2.林业生产类：造林规划、作业设计、森林资源调查资料、病虫害防治记录、采伐作业记录等。3.科研项目类：科研课题立项报告、研究成果、实验数据等。4.基本建设类：林场基础设施建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。5.设备仪器类：设备采购合同、使用说明书、维修记录等。6.声像类：林场建设与发展的照片、录像、录音等资料。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于重要档案应实行双套制或多套制保存，确保档案的安全性。（三）整理方法1.按照档案的分类方案，对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。3.装订成册，编制档案盒封面和脊背信息。4.建立电子档案，实现档案的数字化管理，确保电子档案与纸质档案内容一致。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档后移交档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行自查，确保档案质量。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行复查，合格后办理入库手续。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括林场发展规划、重大决策、重要人事任免、财务审计等具有重要历史价值和现实意义的档案。3.长期保管的档案期限为16年至50年，主要包括一般性的行政管理、林业生产、科研项目等档案。4.短期保管的档案期限为15年以下，主要包括临时性的文件材料等。（四）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（五）档案的存储与保护1.档案应按照类别和保管期限分别存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五．档案的利用与借阅（一）利用原则1.根据林场工作需要，为各项工作提供档案信息支持。2.遵循保密规定，确保档案信息安全。3.方便利用，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.出具证明：档案管理部门可为利用者出具档案证明。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等。2.部门负责人签字审批。3.档案管理部门根据审批意见提供档案利用服务。（四）借阅规定1.借阅档案必须严格履行借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。2.借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.归还档案时，档案管理部门应认真检查，如发现问题，应及时追究借阅者责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和林场实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定。（三）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁意见，编制销毁清册。2.报林场主管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门和相关部门共同派人监销，并在销毁清册上签字。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（二）数字化扫描对纸质档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。（三）数据录入与挂接将档案目录和全文信息录入档案管理系统，并与扫描图像进行挂接。（四）系统功能1.具备档案的分类管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。2.实现档案信息的远程查询和利用。（五）数据安全与备份1.加强档案信息化系统的安全防护，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应异地存放。八、档案管理的监督与考核（一）监督检查1.林场定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.档案管理部门应加强对各部门档案