居委会档案管理制度

PAGE居委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强居委会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在居委会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于居委会各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：居委会档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映居委会工作实际情况。3.完整性原则：全面收集各类档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及居民隐私等敏感信息的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。2.做好档案的保管工作，确保档案安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。3.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。5.积极推进档案信息化建设，提高档案管理效率。（二）居委会各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理，并及时移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案管理相关工作，如提供资料、协助查阅等。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的各类文件、通知、指示等。2.居委会工作计划、总结、报告、决议等。3.居民会议记录、决议、提案等。4.社区服务、环境卫生、治安保卫等工作的相关资料。5.各类统计报表、数据资料。6.居委会与其他单位签订的合同、协议等。7.工作人员的人事档案、考核记录等。8.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，移交档案管理人员。2.文件资料应保持原件完整，如有破损、缺失应及时修复或补充。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为党群工作类、社区建设类、社区服务类、综合治理类、社会保障类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对受潮档案进行晾晒，对虫蛀档案进行驱虫处理等。3.对电子档案应进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行检查和维护。4.严格控制档案库房的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。五、档案的利用（一）查阅规定1.本居委会工作人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经居委会负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。4.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换等。（二）借阅规定1.本居委会工作人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意，报档案管理人员批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.已超过保管期限，且确无保存价值的档案。2.重复、无效的档案。3.内容不完整、不准确，且无法补充或修正的档案。（二）鉴定程序1.由档案管理人员提出档案鉴定意见，填写《档案鉴定申请表》。2.组织相关人员对申请鉴定的档案进行审核，形成鉴定报告。3.经居委会负责人批准后，确定需要销毁的档案清单。（三）销毁方法1.对需要销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立居委会档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案资料录入信息管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的数据进行维护，如更新、删除等，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.建立健全档案信息管理系统安全管理制度，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，存储在安全的存储介质上，并异地存放。3.安装防病毒软件和防火墙，防止病毒入侵和网络攻击。八、监督与检查（一）监督机制建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（三）问题整改