局信息化档案管理制度

PAGE局信息化档案管理制度一、总则（一）目的为加强本局信息化档案管理，确保信息化档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥信息化档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在信息化工作中形成的各类档案，包括但不限于电子文件、数据库、系统文档、网络信息等。（三）基本原则1.统一管理原则：信息化档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.全程管理原则：对信息化档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行管理，确保档案管理的连续性。3.规范标准原则：遵循国家和行业有关信息化档案管理的规范标准，确保档案管理的科学性和标准化。4.安全保密原则：采取有效措施，确保信息化档案的安全保密，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本局信息化档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门信息化档案的收集、整理、归档等工作。3.负责信息化档案的集中保管和维护，确保档案的安全和完整。4.开展信息化档案的开发利用工作，为全局各项工作提供档案信息支持。5.组织信息化档案管理人员的培训和考核，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门信息化档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的真实、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门信息化档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好信息化档案的开发利用工作，提供必要的档案信息。（三）信息化档案管理人员职责1.负责信息化档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储、检索等。2.严格遵守档案管理的各项规定，确保档案的安全保密。3.定期对信息化档案进行检查和维护，及时发现和处理档案存在的问题。4.积极参与信息化档案的开发利用工作，为用户提供优质的档案信息服务。三、信息化档案的收集与整理（一）收集范围1.本局在信息化建设、运行和维护过程中形成的各类文件、数据、图表等。2.本局各部门在业务工作中产生的与信息化相关的文件、报表、记录等。3.本局引进的信息化系统、软件、设备等的相关资料。4.本局参与的信息化项目的立项、可行性研究、设计、实施、验收等过程中形成的文件。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责信息化档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的信息化档案应真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.对收集的信息化档案应进行分类整理，便于后续的管理和利用。（三）整理方法1.分类：按照信息化档案的来源、内容、形式等进行分类，如分为系统文档类、数据类、网络信息类等。2.编号：对每一类信息化档案进行编号，以便于管理和检索。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制信息化档案的目录，包括档案的编号、名称、日期、来源等信息，便于快速查找和利用。四、信息化档案的归档（一）归档时间1.各部门应在信息化项目结束或相关工作完成后的[X]个工作日内，将整理好的信息化档案移交至档案管理部门。2.对于日常产生的信息化档案，应定期（每[X]个月）移交至档案管理部门。（二）归档流程1.各部门将整理好的信息化档案填写《信息化档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的信息化档案进行核对和验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案管理部门对验收合格的信息化档案进行归档，并按照规定进行存储和保管。（三）归档存储1.信息化档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。2.存储设备应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全。3.信息化档案的存储应按照分类和编号进行有序排列，便于查找和利用。五、信息化档案的保管（一）保管期限1.信息化档案的保管期限根据国家有关规定和本局实际情况确定，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的信息化档案主要包括本局重要决策文件、核心业务数据等；长期保管的信息化档案主要包括一般业务文件、重要项目资料等；短期保管的信息化档案主要包括临时性文件、一般性数据等。（二）保管措施1.建立信息化档案保管制度，明确保管责任和要求。2.定期对信息化档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。3.对损坏或丢失的信息化档案应及时进行修复或补充，确保档案的可用性。4.加强对信息化档案存储设备的维护和管理，确保设备的正常运行。（三）保密管理1.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的信息化档案，应严格按照保密规定进行管理。2.采取加密存储、访问控制、身份认证等技术手段，确保档案信息的安全保密。3.对接触和使用保密信息化档案的人员进行严格的审查和管理，签订保密协议，防止档案信息的泄露六、信息化档案的利用（一）利用范围1.本局内部各部门在开展工作过程中需要查阅、使用信息化档案的。2.本局外部单位因工作需要，按照规定程序查阅、使用本局信息化档案的。（二）利用流程1.本局内部人员查阅信息化档案，应填写《信息化档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.本局外部单位查阅信息化档案，应提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经本局相关部门负责人审核，局领导批准后，到档案管理部门查阅。3.档案管理部门根据查阅申请，提供相应的信息化档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（三）利用方式1.信息化档案的利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。2.查阅信息化档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。3.借阅信息化档案应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制。4.复制信息化档案应经档案管理部门批准，并按照规定进行登记。复制的档案应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。七、信息化档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对信息化档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.成立信息化档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门和技术专家组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、价值等因素，综合评估档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对经过鉴定确无保存价值的信息化档案，应按照规定进行销毁。2销毁信息化档案应填写《信息化档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人审核，局领导批准后，由档案管理部门组织实施。3.销毁信息化档案应采用安全可靠的方式，如物理销毁、数据擦除等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁档案清单等信息。记录应保存[X]年。八、信息化档案的统计与报表（一）统计内容1.信息化档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.信息化档案的收集、整理、归档、利用等工作情况。3.信息化档案的鉴定与销毁情况。（二）统计方法1.档案管理部门应定期对信息化档案进行统计，建立信息化档案统计台账。2.统计数据应准确、及时，确保统计结果能够真实反映信息化档案管理的实际情况。（三）报表报送1.档案管理部门应按照规定的时间和格式，向上级主管部门报送信息化档案统计报表。2.统计报表应附必要的文字说明，对统计数据进行分析和解释，为上级主管部门提供决策依据。九、信息化档案的安全与应急管理（一）安全管理1.建立信息化档案安全管理制度，明确安全责任和要求。2.采取防火墙、入侵检测、防病毒等技术手段，保障信息化档案存储系统的安全。3.加强对信息化档案管理人员的安全培训，提高安全意识和防范能力。4.对信息化档案存储设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行。（二）应急管理