档案管理借出库制度

PAGE档案管理借出库制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，规范档案借出库行为，确保档案的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工因工作需要借阅、借出档案的管理。（三）基本原则1.严格审批原则：档案借出库必须经过严格的审批流程，确保借阅、借出行为符合规定和工作需要。2.安全保密原则：在档案借出库过程中，要采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。3.按时归还原则：借阅、借出档案的人员应按照规定的时间归还档案，不得逾期。二、档案借阅管理（一）借阅申请1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还时间等信息。2.申请表需经所在部门负责人签字批准，涉及重要档案或机密档案的借阅，还需经档案管理部门负责人或公司/组织主管领导审批。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应及时进行审核。审核内容包括借阅申请的合理性、借阅人员的资格、借阅期限的合理性等。2.对于符合借阅条件的申请，档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并通知借阅人员办理借阅手续。3.对于不符合借阅条件的申请，档案管理部门应向借阅人员说明原因，并退回申请表。（三）借阅登记1.借阅人员凭批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续。档案管理部门应建立《档案借阅登记簿》，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人员姓名、部门、归还时间等信息。2.借阅登记完成后，档案管理部门应向借阅人员发放档案，并要求借阅人员在《档案借阅登记簿》上签字确认。（四）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人员应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.延长后的借阅期限累计不得超过[X]个工作日。（五）借阅归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的名称、数量、完整性等信息。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.档案管理部门在确认档案归还无误后，应在《档案借阅登记簿》上注明归还时间，并将档案归位存放。三、档案借出管理（一）借出申请1.因工作需要将档案借出公司/组织外部，应填写《档案借出申请表》。申请表应详细注明借出档案的名称、数量、借出原因、借出对象、预计归还时间等信息。2.申请表需经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司/组织主管领导签字批准。（二）借出审批1.档案管理部门收到《档案借出申请表》后，应进行严格审核。审核内容包括借出申请的必要性、借出对象的资质、借出期限的合理性、安全保密措施等。2.对于符合借出条件的申请，档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并通知借出人员办理借出手续。3.对于不符合借出条件的申请，档案管理部门应向借出人员说明原因，并退回申请表。（三）借出登记1.借出人员凭批准后的《档案借出申请表》到档案管理部门办理借出登记手续。档案管理部门应建立《档案借出登记簿》，详细记录借出档案的名称、数量、借出时间、借出人员姓名、部门、借出对象、预计归还时间等信息。2.借出登记完成后，档案管理部门应向借出人员发放档案，并要求借出人员在《档案借出登记簿》上签字确认。（四）借出期限1.档案借出期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借出期限，借出人员应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.延长后的借出期限累计不得超过[X]个工作日。（五）借出归还1.借出人员应在规定的借出期限内归还档案。归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的名称、数量、完整性等信息。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借出人员应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.档案管理部门在确认档案归还无误后，应在《档案借出登记簿》上注明归还时间，并将档案归位存放。四、档案借出库过程中的安全保密措施（一）借阅场所管理1.档案管理部门应设立专门的借阅场所，确保借阅环境安全、安静、整洁。2.借阅场所应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。（二）借阅人员管理1.借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得在借阅场所吸烟、饮食、乱扔垃圾等。2.借阅人员不得擅自将档案带出借阅场所，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内进行。（三）借出档案管理1.对于借出公司/组织外部的档案，档案管理部门应采取必要的安全保密措施，如包装密封、加密存储等。2.借出人员应确保档案在借出过程中的安全，不得将档案转借他人或用于非工作目的。（四）保密责任1.借阅、借出档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.如因工作需要确需引用档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。五、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案借出库情况进行检查，检查内容包括借阅、借出档案的审批手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还情况是否正常等。2.定期检查应形成检查记录，并对发现的问题及时进行整改。（二）不定期抽查1.公司/组织内部审计部门或其他相关部门应不定期对档案借出库情况进行抽查，以确保档案管理工作的规范和有效。2.抽查结果应及时反馈给档案管理部门，并要求其对存在的问题进行整改。（三）责任追究1.对于违反档案借出库制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违反档案借出库制度导致档案泄露、损坏、丢失等后果，相关责任人应承担相应的法律责任。六、附则（一）