车管所档案保管制度

PAGE车管所档案保管制度一、总则（一）目的为加强车管所档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于车管所各类业务档案的保管工作，包括机动车登记档案、驾驶证档案、考试档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：车管所档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。3.完整准确原则：保证档案内容的完整、准确，如实反映车管所业务办理过程和相关情况。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为车管所业务工作和社会公众提供便捷服务。二、档案收集与整理（一）收集范围1.机动车登记业务档案：包括机动车注册登记、转移登记、变更登记、抵押登记、注销登记等业务过程中形成的各类资料，如申请表、证明凭证、技术参数表、照片等。2.驾驶证业务档案：涵盖驾驶证申领、补换领、审验、注销等业务产生的档案材料，如申请表、身份证明、体检证明、考试成绩记录等。3.考试业务档案：包含机动车驾驶员考试过程中的各类资料，如考生报名信息、考试成绩单、评判记录、监考视频等。（二）收集要求1.业务部门在办理业务过程中，应按照档案管理要求及时收集相关资料，确保资料齐全、真实、有效。2.对收集到的档案资料，应进行初步核对，确保资料的完整性和准确性，发现问题及时补充或更正。（三）整理规范1.分类：按照业务类型和档案形成时间等因素，对档案进行分类。如机动车登记档案可分为注册登记档案、转移登记档案等；驾驶证档案可分为申领档案、补换领档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。3.装订：对整理好的档案资料进行装订，确保资料整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应注意保持资料的原有顺序，不得随意打乱。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、业务类型、档案内容摘要、形成时间等信息，以便快速检索和查找档案。三、档案保管场所与设施（一）保管场所选择1.车管所应设立专门的档案保管场所，保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.保管场所应远离易燃、易爆物品存放区域，避免受到自然灾害和人为破坏的影响。（二）保管设施配备1.档案架：应选用坚固耐用、符合档案存放要求的档案架，档案架应分类设置，便于档案的存放和管理。2.温湿度控制设备：配备温湿度传感器和调节设备，确保保管场所的温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.防火设备：安装火灾自动报警系统和灭火设备，如灭火器、消火栓等，定期进行检查和维护，确保设备完好有效。4.防盗设备：安装防盗门窗、监控摄像头等防盗设施，监控系统应具备24小时不间断录像功能，录像资料应保存一定期限。5.防虫、防霉设备：放置防虫、防霉药品，定期进行检查和更换，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。6.照明设备：配备适宜的照明设备，确保档案查阅时光线充足，但避免光线直射档案。四、档案保管流程（一）档案入库1.档案整理完毕后，由档案管理人员按照分类和编号顺序，将档案存放到相应的档案架上。2.档案入库时，应进行详细的登记，记录档案的入库时间、编号、数量等信息。（二）档案存放1.按照档案类别和保管期限，将档案存放在不同的区域。短期档案和长期档案应分开存放，便于管理和查阅。2.对重要档案和特殊档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。（三）档案定期盘点1.档案管理人员应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点时，应核对档案的数量、编号、内容等信息，确保档案的实际情况与登记记录一致。3.对盘点中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理，如补充档案资料、更正登记信息等。（四）档案保管期限1.机动车登记档案、驾驶证档案、考试档案等的保管期限应按照国家相关规定执行。一般情况下，机动车登记档案长期保存，驾驶证档案保存期限为6年（自驾驶证有效期满之日起计算），考试档案保存期限为3年（自考试合格之日起计算）。2.超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.车管所内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案保管场所查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出保管场所。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和借阅期限，经车管所负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应与档案管理人员办理交接手续，当面清点档案数量和内容，并在《档案借阅登记表》上签字。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。（三）查阅与借阅记录1.档案管理人员应建立档案查阅与借阅记录台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、档案编号、查阅或借阅内容等信息。2.查阅与借阅记录台账应妥善保存，以备查询和审计。六、档案保密与安全管理（一）保密制度1.车管所工作人员应严格遵守国家保密法律法规，对档案信息予以保密。2.未经授权，任何人员不得泄露档案内容和信息。3.在档案管理工作中，涉及档案信息的计算机系统、存储设备等应采取安全保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理制度1.加强档案保管场所的安全保卫工作，严禁无关人员进入保管场所。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.对档案管理过程中发现的安全隐患，应及时采取措施进行整改，确保档案的安全。（三）应急处置措施1.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置流程和责任分工。2.定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力。3.如发生突发事件影响档案安全时，应及时采取措施进行抢救和保护，最大限度减少损失，并及时向上级主管部门报告。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由车管所负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对超过保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估。2.对仍具有一定保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.将销毁清单报车管所负责人批准。3.批准后的销毁清单应送档案保管部门执行销毁。销毁时，应指