中储粮档案制度上墙

PAGE中储粮档案制度上墙一、总则（一）目的为加强中储粮档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中储粮各级单位及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则全面收集、整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司档案管理制度和实施细则。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.指导、监督和检查公司各部门的档案管理工作。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的安全和完整。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案质量。3.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供优质服务。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括公司各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类档案涵盖仓储管理、购销调存、质量检验、安全生产等业务活动中形成的文件、记录、报表等。3.党群工作类档案如党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的文件、资料。4.基本建设类档案包括工程项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件、图纸、合同等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对重要文件和具有保存价值的资料，应实行双套制归档，即同时保存纸质档案和电子档案。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为若干类别，如行政管理类、业务管理类、党群工作类、基本建设类等，每类再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应科学合理、便于记忆和检索。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持整齐美观。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、密集架等。（二）保管要求1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁前，应编制销毁清册，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。3.法律法规规定的其他利用情况。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅，并做好查阅登记。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字、档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并做好复制登记。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应及时报告并追究责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等，形成电子档案，实现档案的数字化存储。2.档案信息系统建设开发或选用适合公司档案管理的信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.数据安全管理建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息化数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。七、监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立档案管理监督检查机制，定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对公司档案管理工作进行日常监督检查，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.整改完成后，责任部门应提交整