国企会计档案管理制度

PAGE国企会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强国企会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本国企所属各部门、各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指国企在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。会计档案管理工作在国企负责人统一领导下，由财务部门牵头，各相关部门协同配合，实行分级管理。2.依法依规原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.安全保密原则。采取有效措施，保证会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失，同时做好保密工作，防止会计信息泄露。4.便于利用原则。会计档案的整理、保管和利用应便于查阅和使用，提高工作效率。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对财务报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。3.财务情况说明书，对企业一定会计期间内生产经营、资金周转和利润实现及分配等情况的综合性说明。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，反映企业银行账户资金收支情况的原始记录。3.纳税申报表，记录企业应纳税额计算和缴纳情况的报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交过程的文件。5.会计档案保管清册，记录会计档案保管情况的文件。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁过程的文件。7.其他具有保存价值的会计资料，如财务分析报告、审计报告等。三、会计档案的整理（一）整理原则会计档案应按照形成时间、类别、保管期限等进行分类整理，遵循便于保管和利用的原则。（二）凭证整理1.原始凭证应按照经济业务发生时间顺序排列，同类原始凭证应粘贴整齐，加具封面和封底。2.记账凭证应按照编号顺序排列，连同所附原始凭证一并整理。3.凭证封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容。（三）账簿整理1.总账、明细账、日记账应按照账页顺序编号，加具封面，注明账簿名称、年度、账簿页数等内容。2.固定资产卡片应按照类别和编号顺序排列，存放在卡片箱内。（四）财务会计报告整理1.月度、季度、年度财务会计报告应分别装订成册，加具封面，注明报告名称、年度、月份、季度等内容。2.会计报表附注和财务情况说明书应与相应的财务报表一并装订。（五）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按照时间顺序整理，装订成册。2.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应单独成册，妥善保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿保管期限为30年。2.月度、季度财务会计报告保管期限为10年。3.年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保管。（二）保管地点1.国企应设置专门的会计档案保管库房，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施。2.会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合规定要求。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，标识清晰，便于查找。2.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的安全和完整。五、会计档案的查阅和借阅（一）查阅原则1.本国企内部人员查阅会计档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门查阅。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，经国企负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在会计档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名等信息。2.查阅人员应在指定地点查阅会计档案，不得将会计档案携带出保管库房或借阅。3.查阅人员不得在会计档案上涂改、标记、拆封或抽换。（三）借阅原则1.本国企内部人员借阅会计档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，办理借阅手续。2.外部单位借阅会计档案，应持有单位介绍信，经国企负责人和财务部门负责人批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员应在会计档案借阅登记簿上登记借阅日期、借阅内容、借阅人员姓名、归还日期等信息。2.借阅人员应按照规定期限归还会计档案，如需延期归还，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的国企会计档案，不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出会计档案销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号（册）数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.国企负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告国企负责人。（三）销毁记录会计档案销毁清册应永久保存，作为会计档案管理的重要资料。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的形成1.国企应按照国家有关规定，采用电子会计凭证报销入账归档，确保电子会计凭证的真实、完整、有效。2.电子会计档案应从会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算系统中直接导出，并进行格式转换，确保电子会计档案能够长期存储和查阅。（二）电子会计档案的存储1.电子会计档案应存储在符合国家规定的电子存储介质上，并进行分类存储，标识清晰。2.电子会计档案应定期进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。（三）电子会计档案的利用1.国企应建立电子会计档案查阅系统，方便内部人员和经授权的外部人员查阅电子会计档案。2.查阅电子会计档案应进行身份认证和权限控制，确保查阅人员的合法性和数据的安全性。（四）电子会计档案的管理要求1.电子会计档案应与纸质会计档案同步管理，遵循相同的保管期限和管理要求。2.电子会计档案管理人员应具备相应的计算机知识和技能，确保电子会计档案的安全和有效利用。八、监督与检查（一）监督检查部门国企内部审计部门负责对会计档案管理工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案管理制度的执行情况。2.会计档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节的工作情况。3.电子会计档案的信息化管理情况。（三）监督检查结果处