厂会计档案管理制度

PAGE厂会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本厂会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本厂实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本厂各部门及全体员工在会计核算活动中形成的会计档案管理。（三）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照规定的保管期限和销毁程序，对会计档案进行妥善保管和处置。建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续。2.档案管理部门协助财务部门做好会计档案的整理、分类、编号等工作。提供存放会计档案的专用库房，并确保库房的安全、卫生和环境适宜。对会计档案的保管、查阅、借阅等情况进行监督检查。3.其他部门各部门应指定专人负责本部门涉及会计档案的收集、整理，并及时移交财务部门。按照本制度规定，配合财务部门做好会计档案的相关管理工作。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、出入库单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记。4.辅助账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于补充记录特定经济业务的账簿。（三）财务会计报告1.月度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务报表，内容与月度报表相同，但数据为季度累计数。3.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异的调节表格。2.银行对账单，银行出具的反映企业银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表，企业向税务机关申报缴纳税款的报表。4.财务审计报告，由注册会计师对企业财务报表进行审计后出具的报告。5.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册，记录会计档案移交、保管和销毁情况的清册。三、会计档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起装订成册，加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。3.财务会计报告应按照月度、季度、年度分别整理，装订成册，加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料应按照类别、时间顺序进行整理，编制目录，注明资料名称、日期、编号等，并装订成册或装盒保管。（二）归档程序1.每年年度终了后，财务部门应及时对本年度形成的会计档案进行整理。2.整理好的会计档案应在次年上半年内移交档案管理部门归档。移交时，双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在会计档案移交清册上签名或盖章。3.档案管理部门应按照档案管理的要求，对接收的会计档案进行分类、编号、上架存放，并建立会计档案保管清册，记录会计档案的保管情况。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿的保管期限为30年。2.月度、季度财务报表的保管期限为10年。3.年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务审计报告等其他会计资料的保管期限为永久。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专用的会计档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，并保持清洁、通风良好。2.会计档案应分类存放，按照年度、类别、保管期限等顺序排列，便于查找和利用。3.存放会计档案应使用专门的档案柜、档案盒，并在柜、盒上标明档案名称、年度、类别、保管期限等信息。4.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。5.对磁性介质保存的会计档案，应定期进行复制，防止数据丢失。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本厂内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人批准后，到财务部门办理查阅手续。2.查阅会计档案时，应由财务部门指定专人负责陪同，查阅人员不得擅自将会计档案带出指定场所，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。3.查阅会计档案后，查阅人员应在《会计档案查阅登记表》上如实记录查阅情况，并签名或盖章。（二）借阅规定1.外单位因工作需要查阅本厂会计档案时，应持有单位介绍信，经本厂财务部门负责人和单位负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅会计档案时，借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等，经批准后，到财务部门办理借阅手续。财务部门应根据批准的借阅期限，将会计档案借给借阅人员，并办理登记手续。3.借阅人员不得将会计档案转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。如需复制、摘录，应经本厂财务部门负责人批准，并在财务部门指定人员的监督下进行。4.借阅人员应在规定的期限内归还会计档案，归还时，财务部门应认真核对档案的完整性和真实性，如有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经财务部门负责人审核，报单位负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门共同派员监销。监销