财务档案管理制度手册

PAGE财务档案管理制度手册一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理。（三）定义财务档案是指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料以及其他与财务相关的资料。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理财务档案，各分公司、子公司财务部门负责本单位财务档案的具体管理工作，并接受公司财务部门的指导和监督。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动情况，保证档案内容的真实性、完整性。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。4.便于利用原则。财务档案的整理、保管和利用应便于查阅和使用，提高工作效率。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行对账单等。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的记账凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目设置的总分类账簿。2.明细账：按照明细科目设置的分类账簿，包括三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账等。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账。4.辅助账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务报告1.月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务报告：在月度财务报告的基础上，增加附注等内容。3.年度财务报告：包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他财务资料1.财务预算、决算资料：包括年度财务预算、决算报告及相关资料。2.财务分析报告：定期或不定期的财务分析报告。3.税务资料：包括纳税申报表、税务审计报告等。4.财务合同：如借款合同、投资合同、租赁合同等。5.财务审批文件：如费用报销审批单、资金支付审批单等。6.财务制度及相关文件：公司制定的财务制度、办法及相关文件。（五）归档要求1.财务档案应按照分类标准进行整理，确保档案的系统性和完整性。2.会计凭证应按月装订成册，标明月份、凭证种类、起止号码、附件张数等，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.会计账簿应按年打印成册，封面应注明账簿名称、年度、单位名称等，并由记账人员、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。4.财务报告应按规定的格式和内容编制，加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。5.其他财务资料应根据其性质和特点进行整理归档，确保资料的齐全和规范。6.归档的财务档案应编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容，以便于查找和利用。三、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：保管期限为30年。3.财务报告：年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.其他财务资料：保管期限根据相关规定执行，一般为10年或永久保管。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。2.财务档案也可采用电子存储方式，但应定期进行备份，并与纸质档案同时保管。电子档案的存储介质应妥善保管，防止数据丢失或损坏。（三）保管要求1.财务档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.档案室应建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅日期、借阅人姓名、借阅档案名称及归还日期等。3.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对超过保管期限的财务档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止档案长期积压。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，应经财务部门负责人批准，并在指定地点查阅。2.外部审计机构、税务机关等因审计、检查工作需要查阅财务档案的，应出具相关证明文件，并经公司财务部门负责人批准后，在财务部门指定人员的陪同下查阅。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等内容，经财务部门负责人批准后，方可借阅。2.外部人员因工作需要借阅财务档案的，应出具正式函件，说明借阅目的、范围和期限等内容，经公司财务部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可借阅。3.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期归还，应办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅财务档案时，应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换或标注档案内容。2.查阅和借阅人员不得将档案带出档案室或转借他人，如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人批准。3.查阅和借阅人员应遵守档案室的各项规章制度，爱护档案设施和设备，确保档案安全。五、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且无继续保存价值的财务档案。2.因自然灾害、意外事故等原因导致损坏无法使用的财务档案。（二）销毁程序1.由财务部门提出销毁申请，填写财务档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁原因等内容，并附上需销毁档案的清单。2.公司财务部门负责人对销毁申请进行审核，报公司分管领导批准。3.公司应成立由财务部门、审计部门等人员组成的档案销毁鉴定小组，对拟销毁的财务档案进行鉴定，确保销毁档案符合销毁条件。4.档案销毁鉴定小组对符合销毁条件的档案进行登记造册，并在指定地点进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签名或盖章。5.销毁完毕后，监销人员应将销毁情况报告公司财务部门负责人，并将销毁清册归档保存。六、财务档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对财务档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对财务档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等情况进行检查。（二）监督检查内容1.财务档案管理制度的执行情况。2.财务档案的整理、归档是否符合要求。3.财务档案的保管是否安全、完整。4.财务档案的查阅、借阅手续是否齐全、规范。5.财务档案的销毁程序是否合规。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，要求责任部