机关档案调查借阅制度

PAGE机关档案调查借阅制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，规范档案调查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在机关各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及全体工作人员在档案调查借阅活动中的行为。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则切实保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。3.服务利用原则在确保档案安全的前提下，积极为机关各项工作提供档案信息服务，提高档案利用效率。二、档案调查（一）调查范围界定1.涉及机关重大决策、重要工作部署、重点项目建设等方面的档案资料。2.与机关职能履行、业务开展密切相关的各类文件、记录、数据等档案。3.反映机关历史沿革、发展变迁、重要事件等具有历史价值的档案。（二）调查流程1.调查申请由调查人员填写《档案调查申请表》，详细说明调查目的、调查内容、所需档案清单等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.申请审批申请表经部门负责人审核后，提交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据调查内容和档案管理规定，决定是否批准调查申请。3.调查实施经批准的调查申请，由档案管理部门安排专人协助调查人员进行档案查阅。调查人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。查阅过程中，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.调查记录调查人员应如实记录调查过程中查阅的档案信息，包括档案名称、文号、日期、内容摘要等。调查结束后，调查人员应将调查记录提交档案管理部门存档。（三）调查监督与管理1.档案管理部门应加强对档案调查活动的监督，定期检查调查人员的查阅情况，确保调查工作规范有序进行。2.对于违反档案调查规定的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。三、档案借阅（一）借阅范围1.因工作需要，确需借阅档案的机关工作人员。2.外单位因工作联系，经本机关领导批准，可借阅相关档案。（二）借阅流程1.借阅申请借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、文号、日期、借阅期限、用途等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.申请审批申请表经部门负责人审核后，提交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据借阅申请内容和档案管理规定，决定是否批准借阅申请。3.借阅登记经批准的借阅申请，档案管理部门应进行详细的借阅登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、文号、日期、借阅期限等信息。4.档案交付档案管理部门根据借阅登记信息，将借阅的档案交付借阅人员。借阅人员应在借阅登记册上签字确认。5.借阅归还借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借档案。归还时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后，在借阅登记册上注明归还日期，并由借阅人员签字。（三）借阅期限与续借1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人员应提前[X]个工作日向档案管理部门提出续借申请，经档案管理部门负责人批准后方可续借，续借期限不得超过[X]个工作日。2.重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况另行确定，原则上不得超过[X]个工作日，如需续借，应严格按照审批程序办理。（四）借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案，未经批准，不得借阅。2.档案原件一般不予外借，确因工作需要必须外借的，需经本机关主要领导批准。3.同一档案在同一时间内只能借给一人借阅。四、档案归还与验收（一）归还要求1.借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还所借档案，不得逾期。2.归还的档案应保持整洁、完好，不得有涂改、损坏、丢失等情况。3.借阅人员应将所借档案整理整齐，按照档案管理部门的要求进行装订、编目等工作。（二）验收流程1.档案管理部门在收到归还的档案后，应及时进行验收。验收内容包括档案的完整性、准确性、整洁度等。2.如发现归还的档案有损坏、丢失、涂改等情况，档案管理部门应及时与借阅人员联系，查明原因，并视情节轻重要求借阅人员采取相应的补救措施。3.验收合格的档案，档案管理部门应在借阅登记册上注明归还日期，并将档案归还原位。五、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应加强对档案的保密管理，制定严格的保密制度，明确保密责任。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息被非法获取。3.借阅人员应对所借档案的保密负责，不得擅自将档案转借他人或泄露档案内容。如因工作需要引用档案内容，应按照规定进行审批，并注明出处。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案保管场所的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.在档案查阅、借阅过程中，应注意防火、防盗、防潮等安全事项，确保档案安全。六、档案利用统计与分析（一）统计内容1.档案调查借阅的次数、人次、档案名称、文号、日期等信息。2.档案利用的效果，如为机关决策提供的参考依据、解决的实际问题等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案利用统计台账，定期对档案调查借阅情况进行统计。2.统计数据应准确、完整，统计周期为[X]月/季/年。（三）分析与报告1.档案管理部门应定期对档案利用统计数据进行分析，总结档案利用的规律和特点，为档案管理工作提供参考依据。2.根据档案利用分析结果，撰写档案利用分析报告，向上级领导和相关部门汇报档案利用情况，提出改进档案管理工作的建议和措施。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅档案。2.超越审批范围查阅、借阅档案。3.擅自将档案带出指定区域或转借他人。4.在档案上涂改、标记、污损、丢失档案。5.泄露档案内容。6.其他违反档案调查借阅制度的行为。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，档案管理部门应给予口头警告，并要求其立即改正。2.对于违规行为较重的，档案管理部门应给予书面警告，并视情节轻重暂停其档案查阅、借阅权限[X]个月/年。3.对于违规行为严重