武装部档案资料制度

PAGE武装部档案资料制度一、总则（一）目的为加强武装部档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高武装部工作效率和质量，依据国家有关法律法规和行业标准，结合武装部实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武装部各类档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则武装部档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应如实反映武装部工作的实际情况，确保档案资料的真实性和准确性。3.安全保密原则加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则档案资料的管理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案资料管理职责（一）武装部领导职责1.负责领导武装部档案资料管理工作，贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和方针政策。2.审定武装部档案资料管理工作规划和制度，解决档案资料管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责武装部档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等具体工作。2.制定档案资料管理工作计划和实施方案，建立健全档案资料管理制度和工作流程。3.对档案资料进行分类、编号、编目和装订，确保档案资料的规范化管理。4.负责档案资料的安全保管，定期对档案资料进行检查和维护，防止档案资料的损坏和丢失。5.为查阅档案资料的人员提供服务，按照规定办理查阅手续，确保档案资料的合理利用。6.负责档案资料的统计和分析工作，及时向上级领导汇报档案资料管理情况。（三）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.配合档案管理人员做好档案资料的查阅、利用和销毁等工作，提供必要的协助和支持。3.按照档案资料管理规定，妥善保管本部门的档案资料，不得擅自销毁或丢失。三、档案资料收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的文件、通知、指示、命令等。2.武装部工作计划、总结、报告、请示、批复等。3.军事训练、征兵工作、国防动员、民兵预备役建设等方面的文件、资料、记录等。4.人员档案、装备档案、物资档案等。5.会议记录、纪要、简报等。6.其他与武装部工作有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.收集的档案资料应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，内容真实、准确、完整。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，按照档案资料的性质、时间、来源等进行分类，便于后续的管理和查阅。（三）整理方法1.分类按照档案资料的性质、时间、来源等进行分类，如军事训练档案、征兵工作档案、国防动员档案、民兵预备役建设档案等。2.编号对分类后的档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查阅。3.编目对档案资料进行编目，编目应包括档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和利用。4.装订对整理好的档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案资料归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将收集整理好的档案资料移交档案管理人员，档案管理人员应及时进行归档。2.归档的档案资料应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，内容真实、准确、完整。3.归档的档案资料应按照规定的分类方法和编号规则进行分类编号，便于管理和查阅。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括：上级机关下发的重要文件、武装部工作计划、总结、报告、请示、批复等。3.长期保管的档案资料包括：军事训练、征兵工作、国防动员、民兵预备役建设等方面的重要文件、资料、记录等。4.短期保管的档案资料包括：一般性文件、资料、记录等。（三）保管方法1.档案资料应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案资料应按照分类编号顺序排列存放，便于管理和查阅。3.对重要的档案资料应进行备份，备份应存放在不同的地点，防止档案资料的丢失和损坏。4.定期对档案资料进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案资料的安全保管。五、档案资料查阅与利用（一）查阅范围及权限1.武装部工作人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案资料的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经武装部领导批准后，到档案管理人员处查阅。3.查阅档案资料应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案库房。（二）查阅手续1.查阅档案资料的人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅的档案资料名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》应经部门负责人或武装部领导批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员应按照规定的查阅范围和权限，为查阅档案资料的人员提供服务，查阅完毕后，应及时收回档案资料，并办理归还手续。（三）利用规定1.查阅档案资料的人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、批注、污损等。2.如需复印或摘录档案资料的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印或摘录手续。3.档案资料的利用应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，不得用于非法目的。六、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定依据1.档案资料的保管期限已满。2.档案资料已失去保存价值。3.档案资料的内容已被新的文件、资料所取代。（二）鉴定方法1.成立档案资料鉴定小组，由武装部领导、档案管理人员和相关部门负责人组成。2.鉴定小组对拟销毁的档案资料进行逐一审查，确定其是否已失去保存价值。3.对已失去保存价值的档案资料，鉴定小组应填写《档案资料销毁申请表》，注明档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.《档案资料销毁申请表》应经武装部领导批准后，交档案管理人员办理销毁手续。（三）销毁程序1.档案管理人员应按照批准的《档案资料销毁申请表》，对拟销毁的档案资料进行登记造册。2.对登记造册的档案资料，应在档案管理人员和相关部门人员的监督下进行销毁。3.销毁档案资料应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案资料的彻底销毁。4.销毁完毕后，应在《档案资料销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由档案管理人员和相关部门人员签字确认。七、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标1.建立武装部档案资料信息化管理系统，实现档案资料的电子化管理。2.提高档案资料的管理效率和利用水平，为武装部工作提供更加便捷的服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件系统，建立档案资料数据库。2.对档案资料进行数字化处理，将纸质档案资料转化为电子档案资料。3.建立档案资料信息化管理系统，实现档案资料的录入、查询、统计、分析等功能。4.加强档案资料信息化管理系统的安全保密工作，防止档案资料的泄露、丢失和损坏。（三）数据安全与维护1.建立档案资料信息化管理系统的数据备份制度，定期对数据进