档案查阅借阅利用制度

PAGE档案查阅借阅利用制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案查阅、借阅及利用行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案查阅、借阅及利用过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：切实保障档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。3.高效服务原则：在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作提供及时、准确、有效的档案信息服务，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，制定档案管理制度和工作流程。2.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案管理的规范化和标准化。3.负责档案库房的日常管理，维护档案库房的环境条件，确保档案存储安全。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.对档案查阅、借阅及利用情况进行登记和统计，定期分析档案利用效果，为公司决策提供参考依据。6.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅及利用工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门形成的档案信息安全负责，不得擅自销毁、涂改、转让档案。（三）档案利用人员职责1.严格遵守档案查阅、借阅及利用制度，按照规定的程序和要求进行操作。2.爱护档案，不得擅自拆卷、抽页、污损、涂改、标记、剪裁、转借档案，确保档案的完整和安全。3.查阅、借阅档案后，应及时归还，不得逾期占用。如需延期使用，应办理相关手续。4.不得将档案内容泄露给无关人员，不得利用档案谋取私利。三、档案查阅（一）查阅范围1.公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人根据工作需要进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，确定查阅档案的具体范围和方式，并安排专人协助查阅。4.查阅人在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自将档案带出指定地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.查阅结束后，查阅人应将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅要求1.查阅人应严格遵守档案管理部门的工作时间和工作秩序，不得在档案管理部门大声喧哗、吸烟或从事其他影响档案管理工作的行为。2.查阅人应爱护档案查阅场所的设施设备，不得随意损坏或挪用。3.档案管理部门应提供必要的查阅条件，如桌椅、照明、空调等，确保查阅人能够顺利进行查阅工作，并做好查阅现场的安全保卫工作。四、档案借阅（一）借阅范围1.公司员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料，但必须按照规定办理借阅手续。2.外单位因工作需要借阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并按照规定办理借阅手续。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、文号、日期、借阅期限、借阅用途等信息，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人根据工作需要进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，确定借阅档案的具体范围和方式，并办理借阅手续。4.借阅人凭《档案借阅申请表》和有效身份证件到档案管理部门领取档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。如需延期使用，应提前办理续借手续。6.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需继续借阅，应重新办理借阅手续。（三）借阅要求1.借阅人应严格遵守档案管理部门的借阅期限规定，不得逾期归还档案。如因特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门说明原因，并办理续借手续。2.借阅人应爱护借阅的档案，不得擅自拆卷、抽页、污损、涂改、标记、剪裁、转借档案，确保档案的完整和安全。3.借阅人在借阅期间如发现档案有损坏或丢失情况应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.档案管理部门应定期对借阅档案进行催还和检查，确保档案按时归还和安全完整。五、档案利用（一）利用范围1.公司员工因工作需要，可利用档案资料进行工作研究、项目论证、决策参考等活动。2.外单位因工作需要利用公司档案的，须经公司相关领导批准，并按照规定办理利用手续。（二）利用流程1.利用人填写《档案利用申请表》详细注明利用档案的名称、文号、日期、利用目的、利用方式等信息，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人根据工作需要进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门对《档案利用申请表》进行审核，符合利用条件的，确定利用档案的具体范围和方式，并办理利用手续。4.利用人凭《档案利用申请表》和有效身份证件到档案管理部门领取档案或获取档案信息，并在《档案利用登记表》上签字确认。5.利用人应按照规定的利用方式和要求使用档案，不得擅自扩大利用范围或改变利用方式。如需复印、摘录、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。6.利用结束后，利用人应将档案归还档案管理部门，并在《档案利用登记表》上签字确认。（三）利用要求1.利用人应严格遵守档案管理部门的利用规定，不得将档案用于非工作目的或泄露给无关人员。2.利用人在利用档案过程中应注意保护档案的安全和保密，不得擅自将档案带出公司或在未经许可的场所使用档案。3.档案管理部门应加强对档案利用情况的监督和检查，确保档案利用工作的合法合规和安全有序。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.档案查阅、借阅及利用场所应保持相对独立和封闭，无关人员不得随意进入。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，应采取加密存储、专人管理等特殊保密措施。4.档案管理人员在工作过程中如发现档案有泄露风险或安全隐患，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。（二）安全保障1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存储安全。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。3.档案查阅、借阅及利用场所应保持整洁、卫生，不得存放易燃、易爆、易腐等物品。4.档案管理人员应严格遵守操作规程，确保档案管理工作的安全有序进行。七、监督与检查（一）监督检查主体公司档案管理部门负责对公司各部门及全体员工的档案查阅、借阅及利用情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案查阅、借阅及利用制度的执行情况。2.档案查阅、借阅及利用手续的办理情况。3.档案的安全与保密情况。4.档案利用效果的评估情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对公司各部门的档案管理工作进行全面检查，重点检查档案查阅、借阅及利用制度的执行情况、档案的整理归档情况、档案库房的安全管理情况等。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对公司各部门的档案查阅、借阅及利用情况进行抽查，重点检查档案查阅、借阅及利用手续的办理情况、档案的安全与保密情况等。3.专项检查：根据公司工作需要或档案管理工作中出现的问题，档案管理部门适时组织专项检查，重点检查特定领域或特定项目的档案管理工作情况。（四）问题处理1.对于在监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.相关部门应按照整改通知书的要求认真进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。八、罚则（一）违反制度的行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅或利用档案的。2.违反档案查阅、借阅及利用流程，不按规定办理手续的。3.擅自扩大档案查阅、借阅及利用范围的。4.擅自将档案带出指定地点或转借他人的。5.擅自拆卷、抽页、污损、涂改、标记、剪裁档案的。6.泄露档案内容或利用档案谋取私利的。7.未按规定归还档案或逾期占用档案的。8.对档案管理人员的工作进行干扰或妨碍档案管理工作正常进行的。（二）处罚措施及标准1.对于首次违反档案查阅、借阅及利用制度的员工，给予批评教育，并责令其立即改正。2.对于多次违反档案查阅、借阅及利用制度或造成档案安全事故、信息泄露等严重后果的员工，视情节轻重给予警告、