抚顺市城建档案馆制度

PAGE抚顺市城建档案馆制度一、总则（一）目的为加强抚顺市城建档案馆的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》等相关法律法规及行业标准，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于抚顺市城建档案馆全体工作人员，以及涉及城建档案形成、移交、利用等相关活动的单位和个人。（三）基本原则1.集中统一管理原则城建档案由抚顺市城建档案馆集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则档案内容必须真实反映城市建设活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集城市规划、建设、管理过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则对档案进行科学分类、整理，保持档案之间的有机联系和系统性。5.安全性原则采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案收集（一）收集范围1.各类城市规划档案，包括总体规划、详细规划、专项规划等编制过程中形成的文件、图纸、模型等。2.城市建设工程档案，涵盖建筑工程、市政工程、园林工程、人防工程等从项目立项到竣工验收全过程的档案资料。3.城市管理档案，如城市基础设施维护、环境卫生管理、城市交通管理等方面的文件材料。4.与城市建设相关的科研成果、技术标准、规范等档案。5.城市建设活动中形成的声像档案、电子档案等特殊载体档案。（二）收集要求1.各建设单位、施工单位、勘察设计单位等在项目建设过程中，应按照档案管理要求，及时整理、归档本单位形成的城建档案，并在项目竣工验收后[X]个月内，向抚顺市城建档案馆移交。2.移交的档案应符合档案整理规范，字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体和书写材料应符合耐久性要求。3.对于重要建设项目或具有特殊意义的城市建设活动，应实行跟踪收集，确保档案的及时、完整获取。（三）收集程序1.档案馆制定年度档案收集计划，明确收集范围、重点项目和时间要求。2.主动与建设单位、相关部门沟通联系，提前介入项目建设过程，了解档案形成情况，指导档案整理工作。3.建设单位在档案整理完成后，向档案馆提交档案移交清单，申请档案移交。4.档案馆对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，提出整改意见，退回建设单位重新整理。5.审核通过后，办理档案交接手续，双方在交接清单上签字确认。三、档案整理（一）整理原则遵循城建档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类标准1.工程档案按照工程类别分为建筑工程、市政工程、园林工程、人防工程等，再根据工程建设阶段进一步细分，如立项文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。2.规划档案按照规划类型分为总体规划、详细规划、专项规划等，按规划编制过程中的不同阶段进行整理。3.管理档案根据管理内容分为城市基础设施维护档案、环境卫生管理档案、城市交通管理档案等类别。4.特殊载体档案声像档案按照内容主题、时间顺序等进行分类；电子档案按照存储格式、文件类型等进行分类。（三）整理方法1.纸质档案对收集到的纸质档案进行分类、编号、编目、装订等工作。编号应具有唯一性，编目应准确反映档案的内容和特征，装订应整齐牢固，便于查阅。2.声像档案对照片、录像等声像资料进行整理，标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息，制作相应的文字说明，并进行数字化存储。3.电子档案对电子文件进行分类存储，建立科学合理的文件命名规则和目录结构，确保电子档案的可读性和可利用性。同时，对电子档案进行元数据管理，记录文件的背景信息、版本信息等。四、档案保管（一）保管场所1.抚顺市城建档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，确保档案保管环境符合要求。（二）档案上架1.档案整理完成后，应及时上架保管。上架排列应按照分类编号顺序进行，便于查找利用。2.不同载体的档案应分区存放，纸质档案应存放在档案密集架上，声像档案、电子档案等应存放在专门的存储设备中，并做好标识。（三）保管期限1.城建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案主要是对城市建设和发展具有重要历史价值、科学研究价值和凭证作用的档案。长期保存的档案保管期限为[X]年，是反映城市建设一般情况的档案。短期保存的档案保管期限为[X]年，是在一定时期内具有查考利用价值的档案。2.档案保管期限的划分应根据档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素综合确定，并在档案整理过程中进行标注。（四）定期检查1.档案馆应建立档案定期检查制度，每月对档案库房进行巡查，每季度对档案进行全面检查。2.检查内容包括档案的保管状况、载体质量、环境条件等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，建立档案检查台账，记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等信息。五、档案利用（一）利用范围1.城市规划、建设、管理部门及相关单位因工作需要查阅城建档案。2.公民、法人和其他组织因个人事务或学术研究等需要查阅城建档案。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案馆查阅纸质档案或电子档案，档案馆应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人进行指导。2.借阅对于确需借出档案馆的档案，利用者应填写借阅申请表，经档案馆负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案馆审核同意后，按照规定的收费标准收取复制费用，并提供复制服务。复制的档案应加盖档案馆印章，注明出处。（三）利用程序1.申请利用者向档案馆提交档案利用申请，说明利用目的、所需档案内容等信息，并填写相应的申请表。2.审核档案馆对利用申请进行审核，根据档案的保管期限、密级等规定，确定是否提供利用及利用方式。3.办理审核通过后，利用者按照档案馆的要求办理查阅、借阅、复制等手续，领取档案或复制件。4.归还借阅的档案利用完毕后，利用者应按时归还档案馆，并办理归还手续。归还时，档案馆应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究利用者的责任。（四）保密规定1.利用者应对查阅、借阅的档案内容予以保密，不得擅自泄露、传播档案信息。2.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，未经授权不得查阅、复制和传播。3.档案馆工作人员在提供档案利用服务过程中，应严格遵守保密制度，对利用者的身份信息、利用目的等予以保密。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限规定为依据，对到期档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合判断的原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的现实利用价值和历史价值。3.档案是否涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不宜公开的内容。（四）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.鉴定报告经档案馆负责人审核批准后，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.销毁清册经主管部门审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的城建档案信息化管理系统，实现档案收集、整理、保管、利用等业务流程的数字化、网络化管理。2.提高档案信息资源的开发利用效率，为城市规划、建设、管理提供便捷的信息服务。（二）系统功能1.档案管理模块实现档案的分类编目、著录标引、存储管理等功能，对档案的全生命周期进行跟踪管理。2.利用服务模块提供档案查阅、借阅、复制等在线申请和办理功能，同时支持远程利用服务，方便利用者获取档案信息。3.数据统计分析模块对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。4.安全管理模块建立档案信息安全防护体系，对系统用户进行权限管理，确保档案信息的安全保密。（三）数据录入与维护1.按照档案整理规范，对纸质档案、声像档案等进行数字化录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，更新档案信息，清理无效数据，保证系统数据的时效性和可用性。（四）安全保障1.加强档案信息化系统的安全防护，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止网络攻击和数据泄露。2.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据安全。3.对系统用户进行安全培训，提高用户的安全意识和操作技能，规范用户行为，防止因用户操作不当导致信息安全事故。八、人员职责（一）馆长职责1.全面负责抚顺市城建档案馆的管理工作，制定工作计划和目标，组织实施各项工作任务。2.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，确保档案管理工作依法依规进行。3.负责档案人员队伍建设，组织开展业务培训和考核，提高档案人员的业务素质和工作能力。4.审核档案收集、整理、保管、利用等工作中的重要文件和报告，协调解决工作中的重大问题。5.负责与上级主管部门、相关单位及社会各界的沟通协调，争取支持和合作，推动城建档案事业发展。（二）档案业务人员职责1.负责城建档案的收集、整理、保管、利用等具体业务工作，严格按照档案管理规范和工作流程操作。2.指导建设单位、施工单位等做好档案整理工作，确保档案质量。3.负责档案信息化管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案数据，保障系统正常运行。4.开展档案编研工作，挖掘档案信息资源，为城市建设和发展提供参考依据。5.协助利用者查阅、借阅档案，提供必要的咨询服务，做好