煤矿电子档案管理制度

PAGE煤矿电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿在生产、经营、管理等活动中形成的电子档案的管理。（三）基本原则1.统一管理原则：电子档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实有效原则：保证电子档案内容真实、准确反映煤矿各项活动，具有法律效力。3.安全保密原则：采取有效措施，确保电子档案的安全，防止信息泄露。4.便于利用原则：优化电子档案管理流程，提高档案检索和利用效率。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善煤矿电子档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划电子档案管理系统建设，确保系统功能满足档案管理需求。3.指导和监督各部门电子档案的收集、整理、归档等工作。4.负责电子档案的存储、保管和维护，定期进行备份和数据检查。5.提供电子档案的查询、借阅等服务，保障档案合理利用。（二）各部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保文件的真实、完整。2.按照档案管理部门要求，及时将电子文件移交归档，配合做好相关工作。3.严格遵守电子档案管理制度，不得擅自销毁、涂改电子档案。（三）信息技术部门职责1.保障电子档案管理系统的正常运行，提供技术支持和维护服务。2.协助档案管理部门做好电子档案的安全防护工作，防止网络攻击和数据丢失。3.根据档案管理需求，对系统进行优化和升级，提高档案管理效率。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.本煤矿在生产、经营、管理活动中直接形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于合同协议、技术文档、财务报表、人事档案等。2.从外部接收的与本煤矿相关的电子文件，如上级文件、行业标准、合作伙伴提供的资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子文件的收集工作，确保文件及时、完整收集。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的规范性和可读性。3.对于重要电子文件，应同时收集其纸质版本或其他备份形式，以便对照查阅。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对电子文件进行分类，确定其所属类别和保管期限。2.对电子文件进行编号，建立唯一标识符，便于管理和检索。3.完善电子文件的元数据，包括文件名称、日期、作者、来源等信息，确保档案信息的完整性。四、电子档案的归档（一）归档时间1.各部门应在电子文件形成后的[X]个工作日内，将整理好的电子文件移交档案管理部门归档。2.对于重大活动或项目形成的电子文件，应在活动结束或项目完成后的[X]个工作日内完成归档。（二）归档流程1.各部门填写电子档案移交清单，详细列出移交电子文件的名称、数量、日期等信息。2.档案管理部门对移交的电子文件进行审核，检查文件的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门将电子文件按照规定的存储方式进行归档，并更新电子档案管理系统。（三）归档存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。2.存储设备应具备冗余设计和数据恢复功能，以防止数据丢失。3.电子档案的存储环境应满足温度、湿度等要求，确保档案的长期保存。五、电子档案的保管（一）保管期限1.根据国家有关规定和煤矿实际情况，确定电子档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的电子档案主要包括涉及煤矿重大决策、重要资产、核心技术等方面的文件。长期保管的电子档案保管期限为[X]年，短期保管的电子档案保管期限为[X]年。（二）保管措施1.建立电子档案保管台账，详细记录档案的存储位置、保管期限、备份情况等信息。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保档案的可读性和完整性。3.对超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止档案信息泄露。（三）安全保密1.采取加密、访问控制等技术手段，保障电子档案的安全保密。2.严格限制电子档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用档案。3.加强对档案管理人员的安全保密教育培训，提高其安全意识和防范能力。六、电子档案的利用（一）利用范围1.本煤矿内部各部门因工作需要，可查阅和利用电子档案。2.外部单位因合法事由，经本煤矿批准后，可查阅相关电子档案。（二）利用流程1.内部人员查阅电子档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅电子档案，应提交查阅申请函、单位介绍信等相关材料，经煤矿分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅电子档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自复制、传播档案内容。（三）利用登记1.档案管理部门应对电子档案的利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.定期对电子档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据电子档案的保管期限和实际价值，定期对电子档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、信息技术部门、相关业务部门等人员组成，负责电子档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅电子档案的内容，结合其形成背景、历史价值等因素，判断其是否仍具有保存价值。2.参考同类档案的鉴定结果和利用情况，综合评估电子档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的电子档案，由档案管理部门填写销毁清单，报煤矿分管领导批准。2.销毁电子档案应采用安全可靠的方式，如物理销毁存储设备等，并确保销毁过程可追溯。3.销毁清单应永久保存，以备查考。八、电子档案管理系统（一）系统建设1.档案管理部门应根据煤矿电子档案管理需求，规划和建设电子档案管理系统。2.系统应具备档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定销毁等功能，实现电子档案的全过程管理。（二）系统维护1.信息技术部门负责电子档案管理系统的日常维护和管理，确保系统稳定运行。2.定期对系统进行安全检查和漏洞修复，防止系统遭受攻击和数据泄露。3.根据档案管理业务变化，及时对系统进行功能升级和优化。（三）数据备份1.制定电子档案管理系统数据备份策略，定期进行全量备份和增量备份。2.备份数据应存储在异地，确保数据的安全性和可恢复性。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的有效性。九、监督与检查（一）监督机制1.建立电子档案管理监督机制，定期对各部门电子档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对各部门电子档案管理情况进行日常监督，及时发现和纠正问题。（二）检查内容1.电子档案管理制度的执行情况，包括文件收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.电子档案管理系统的运行情况，包括系统功能、数据安全备份等方面。3.电子档案的质量和完整性，如文件格式、元数据等是否符合要求。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要