财务类档案管理制度

PAGE财务类档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务类档案的管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的财务类档案管理。财务类档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料、银行对账单、各类经济合同等与财务活动相关的文件资料。（三）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司财务类档案管理工作在公司管理层的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督指导。各分支机构、子公司应根据本制度，结合自身实际情况，制定相应的财务类档案管理制度，确保财务档案管理工作的有效开展。2.真实完整原则财务类档案应如实反映公司财务活动的全过程，确保档案内容的真实性、准确性和完整性。档案管理人员应严格按照规定的程序和方法进行收集、整理、归档，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则财务类档案涉及公司的商业机密和财务信息，必须采取严格的安全保密措施，确保档案不被泄露、篡改或丢失。档案管理人员应严格遵守保密制度，未经批准，不得擅自提供、查阅或复制财务档案。4.便于利用原则财务类档案管理应便于公司内部各部门及外部相关单位查阅和利用，提高档案的使用价值。档案管理人员应按照规定的分类方法和编号规则，对档案进行科学整理和存放，建立健全档案检索体系，方便查询和调阅。二、档案管理职责（一）财务部门职责1.负责财务类档案的收集、整理、装订、保管和移交工作。2.按照国家有关规定和本制度的要求，定期对财务类档案进行分类、编号、编目，确保档案的规范化管理。3.建立财务类档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，对借阅情况进行详细记录。4.负责财务类档案的安全保密工作，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失或泄密。5.配合档案管理部门做好财务类档案的鉴定、销毁等工作。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司财务类档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.对财务部门移交的财务类档案进行审核、验收，确保档案的质量符合要求。3.负责财务类档案的集中统一保管，提供必要的档案保管条件，确保档案的安全。4.指导财务部门做好财务类档案的整理、分类、编号等工作，提高档案管理水平。5.按照规定的程序和方法，对超过保管期限的财务类档案进行鉴定，提出销毁意见，并报公司管理层批准后组织实施。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门财务类文件资料的收集、整理，并及时移交财务部门归档。2.在业务活动中形成的涉及财务事项的文件资料，应按照财务部门的要求进行整理和归档，确保财务档案的完整性。3.未经财务部门和档案管理部门批准，不得擅自查阅、复制或销毁财务类档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，原始凭证如发票、收据、报销单等，记账凭证应按照会计核算要求进行编制。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、辅助账等，应按照会计制度的规定进行登记和核算。3.财务报告：包括月度、季度、年度财务报表及附注，财务分析报告等，应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果。4.审计报告：包括内部审计报告和外部审计报告，审计报告应客观、公正地评价公司财务收支及经济活动的合法性、合规性和效益性。5.税务资料：包括纳税申报表、税务发票、税务审计报告等，应按照国家税收法规的要求进行申报和缴纳税款。6.银行对账单：包括公司银行账户的月度、季度、年度对账单，银行存款余额调节表等，应及时核对银行账户余额，确保资金安全。7.各类经济合同：包括采购合同、销售合同、借款合同、租赁合同等，应明确合同双方的权利义务，确保合同的有效履行。8.其他与财务活动相关的文件资料：如财务预算、决算报告、财务审批文件、财务工作交接清单等。（二）收集要求1.财务部门应定期收集本部门及各分支机构、子公司的财务类文件资料，确保档案的及时归档。2.各部门应在业务活动结束后，及时将涉及财务事项的文件资料整理齐全，移交财务部门。3.财务类文件资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。4.对于电子文件资料，应按照规定的格式和存储方式进行保存，并定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）整理方法1.分类财务类档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料、银行对账单、经济合同等类别进行分类。2.编号对每一类档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。会计凭证可按照年度、月份、凭证号顺序编号；会计账簿可按照账簿名称、年度、页码顺序编号；财务报告可按照报告类型、年度、期数顺序编号等。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，以便于查询和管理。4.装订会计凭证应按照记账凭证的顺序进行装订，每本凭证厚度应适中，一般不超过2厘米。装订时应在凭证左上角打孔，用线绳装订牢固，并在封面上注明凭证年度、月份、册数、起止日期、凭证号数等信息。会计账簿、财务报告等应按照规定的格式进行装订或成册。四、档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年，辅助账保管期限为30年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.审计报告：内部审计报告保管期限为10年，外部审计报告永久保管。5.税务资料：保管期限为10年。6.银行对账单：保管期限为10年。7.各类经济合同：保管期限为合同履行完毕后10年。8.其他与财务活动相关的文件资料：根据其重要性和实际需要确定保管期限，一般不少于5年。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。档案应按照类别、编号顺序存放，便于查找和调阅。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并定期进行备份。存储设备应妥善保管，防止数据丢失或损坏。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案索引目录，便于查询和管理。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对财务类档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对于破损、褪色、变质的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格控制档案的借阅和查阅，未经批准，任何人不得擅自进入档案保管场所。4.档案保管场所应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全。五、档案的借阅与查阅（一）借阅范围1.公司内部各部门因工作需要查阅财务类档案的，可按照规定的程序办理借阅手续。2.外部单位因审计、税务检查、司法调查等原因需要查阅公司财务类档案的，应出具相关证明文件，并经公司管理层批准后，方可查阅。（二）借阅程序1.借阅人应填写《财务类档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并签字确认。2.《财务类档案借阅申请表》经所在部门负责人审核后，报财务部门负责人审批。3.财务部门负责人批准后，由档案管理人员根据申请表提供档案，并办理借阅登记手续。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、编号、归还日期等内容。4.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。（三）查阅程序1.公司内部各部门因工作需要查阅财务类档案的，应填写《财务类档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅内容、查阅期限等信息，并签字确认。2.《财务类档案查阅申请表》经所在部门负责人审核后，报财务部门负责人审批。3.财务部门负责人批准后，由档案管理人员根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（四）借阅与查阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。2.查阅人应严格遵守查阅纪律，不得泄露档案内容，不得利用查阅档案之便谋取私利。3.档案管理人员应严格按照规定的程序办理借阅和查阅手续，确保档案的安全和完整。对违反规定的借阅和查阅行为，应及时制止，并报告公司管理层。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对超过保管期限的财务类档案进行鉴定，由财务部门会同档案管理部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容性质、重要程度、历史价值等因素，确定档案是否仍需保存。对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定小组应出具《财务类档案鉴定意见书》，详细说明档案的名称、编号、保管期限、鉴定情况及销毁意见等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁1.经公司管理层批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性