社团档案管理工作制度

PAGE社团档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强本社团档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社团各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社团所有部门及成员在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社团档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案应如实反映社团工作活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理社团工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及社团机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设立社团档案管理室，负责社团档案的集中管理工作。（二）职责1.制定和完善社团档案管理工作制度、流程和标准。2.负责社团各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.做好档案的安全保管工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作。6.负责向社团成员提供档案查阅、借阅服务，办理相关手续，并对查阅、借阅情况进行登记。7.开展档案管理工作的宣传、培训和指导，提高社团成员的档案意识和档案管理水平。三、档案分类及归档范围（一）社团综合类档案1.社团章程、规章制度、会议记录、决议、纪要等文件材料。2.社团年度工作计划、总结、报告等材料。3.社团组织架构、成员名单、通讯录等资料。4.社团获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的照片及相关文字说明。5.社团与其他组织签订的合作协议、合同等文件。（二）活动策划与执行类档案1.各类活动的策划方案、活动预算、活动通知、活动宣传资料等。2.活动现场照片、视频、音频等资料。3.活动参与人员名单、签到表、活动反馈表等。4.活动总结报告、活动效果评估报告等。（三）财务类档案1.社团财务预算、决算报告。2.财务收支凭证、发票、收据等原始单据。3.银行对账单、现金日记账、明细账等财务账目资料。4.财务审计报告、财务检查记录等。（四）会员管理类档案1.会员入会申请表、会员登记表、会员证等资料。2.会员会费缴纳记录、会员活动参与记录等。3.会员奖励与处罚记录。（五）宣传推广类档案1.社团宣传海报、宣传单页、宣传视频等设计稿及成品。2.社团在各类媒体上的宣传报道资料，包括新闻稿件、媒体截图等。3.社团官方网站、社交媒体账号的运营记录，如发布内容、粉丝增长数据等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门及成员应在工作活动结束后及时将形成的档案材料移交档案管理部门。2.档案材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，格式规范。3.对于电子文件，应确保其内容完整、格式正确，并按照规定的命名规则进行命名和存储。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对档案材料进行排序，按照时间顺序或重要程度等原则进行排列。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。5.对档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。五、档案编目与数字化（一）编目要求1.档案编目应准确、规范，符合国家有关档案编目标准。2.编目内容应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。3.档案题名应简洁明了，准确反映档案的主要内容。4.责任者应填写档案的形成部门或个人。5.日期应填写档案的形成时间。6.保管期限应根据档案的重要性和保存价值确定，分为永久、长期、短期。7.密级应根据档案的保密程度确定，分为绝密、机密、秘密。（二）数字化要求1.对具有保存价值的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化扫描分辨率应不低于300dpi，图像清晰、完整。3.数字化文件格式应采用通用的、便于长期保存和利用的格式，如PDF、TIFF等。4.建立电子档案的元数据，元数据应包括文件编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等信息，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。5.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案管理室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品、温湿度计等。（二）保管措施1.按照档案保管期限和密级，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄露。5.做好档案管理室的安全保卫工作，非档案管理人员未经允许不得进入档案管理室。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.社团成员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的和查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，安排专人负责提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。4.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理室。5.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记或损坏档案。6.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.社团成员因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间和归还时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，确定借阅期限和借阅数量，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅档案时，应使用档案管理部门提供的专用档案袋或档案盒进行封装，并在档案上加盖“借阅专用章”。5.借阅档案人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。6.借阅期满后，应按时归还档案，并办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则。2.根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和本社团的实际情况，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经社团负责人审批后，报上级主管部门备案。3.档案管理部门按照