完善税收征管档案制度

PAGE完善税收征管档案制度一、总则（一）目的为了加强税收征管档案管理，规范税收征管档案的收集、整理、保管、利用等工作，提高税收征管质量和效率，保障国家税收收入，依据《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则等相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级税务机关在税收征收管理过程中形成的各类档案资料的管理。包括税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、发票管理等各个环节产生的档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和税收征管相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映税收征管工作的全过程。3.集中统一原则：税收征管档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责。4.方便利用原则：便于税务机关内部各部门及相关单位查阅、使用档案，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定税收征管档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.集中统一保管各类税收征管档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。3.对档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作进行监督和指导。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案编研工作，为税收征管工作提供参考依据。（二）业务部门职责1.负责本部门税收征管档案资料的收集、整理和初步分类，按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.在办理税收征管业务过程中，及时将形成的各类文件材料进行整理，确保档案的质量。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常收集、整理、装订、编目、上架等工作，保证档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，确保档案安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照规定办理档案的借阅、归还手续，对借阅情况进行登记。5.协助开展档案编研和统计工作，及时提供相关数据和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税务登记类：包括纳税人设立、变更、注销税务登记等相关资料，如营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明、税务登记表等。2.纳税申报类：纳税申报表、财务报表、附列资料、申报附报资料等。3.税款征收类：完税凭证、税票存根、减免税审批文件、欠税情况记录等。4.税务检查类：税务检查通知书、检查工作底稿、询问笔录、证据材料、税务处理决定书、税务处罚决定书等。5.发票管理类：发票领购簿、发票开具和取得记录、发票缴销情况等。6.其他类：税收征管过程中涉及的各类文件、通知、报告、协议、证明等。（二）收集要求1.业务部门应在税收征管业务完成后，及时将相关档案资料收集齐全，整理规范。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等要素进行分类。可分为综合类、税务登记类、纳税申报类、税款征收类、税务检查类、发票管理类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案给予唯一的编号。编号可采用年度+流水号的方式，如20XX001。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸张材料较多的档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式。四、档案的保管（一）保管场所应设置专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜。（二）保管方式1.纸质档案：按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案：采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并建立电子档案索引目录。电子档案应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和安全性。（三）保管期限根据税收征管档案的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限。一般分为永久、长期（10年）、短期（5年）。具体保管期限按照相关规定执行。（四）档案清查定期对档案进行清查盘点，每年至少一次。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围税务机关内部各部门因税收征管工作需要查阅档案的，以及依法接受有关部门和单位查阅、调用档案的，均可按照规定利用税收征管档案。（二）利用手续1.税务机关内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经税务机关分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。3.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、损毁档案。（三）利用登记对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门及相关专业人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，可提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.将鉴定报告报经税务机关主要领导批准。3.批准同意销毁的档案，由档案管理部门组织实施销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立税收征管档案信息化管理系统，实现档案的电子化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。(二)系统功能要求1.档案录入：支持多种格式的电子文件录入，能够自动识别和提取关键信息，进行分类存储。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息。4.统计分析：对档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：具备数据加密、备份恢复、安全审计等功能，保障档案信息的安全可靠。（三）数据录入与维护1.业务部门应按照规定的格式和要求，及时将税收征管档案电子数据录入信息化管理系统。2.档案管理部门负责对录入的数据进行