原材料档案管理制度

PAGE原材料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司原材料管理，规范原材料档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保原材料信息的完整性、准确性和可追溯性，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料档案的管理，包括原材料的采购、验收、储存、使用、销售等环节所涉及的各类文件和资料。（三）基本原则1.真实性原则：原材料档案应如实反映原材料的实际情况，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖原材料从进入公司到最终处置的全过程信息，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：严格按照相关法律法规和行业标准进行档案管理，确保档案格式、内容等符合规范要求。4.保密性原则：对涉及商业机密、技术秘密等重要信息的原材料档案进行严格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原则：通过原材料档案能够清晰追溯原材料的来源、去向、质量状况等信息。二、原材料档案的分类与编号（一）分类1.采购档案：包括采购合同、订单、供应商资质文件、报价单、采购发票等。2.验收档案：验收报告、检验记录、质量证明文件、不合格品处理记录等。3.储存档案：入库单、库存台账、仓储环境记录、盘点记录等。4.使用档案：领料单、生产记录、工艺文件、质量反馈记录等。5.销售档案：销售合同、发货单、客户反馈记录等。6.质量档案：原材料质量标准、检测报告、质量改进记录等。7.其他档案：与原材料管理相关的其他文件和资料，如运输记录、保险文件等。（二）编号1.采用统一的编号规则，确保每个原材料档案具有唯一的编号。编号由类别代码、年份代码、流水号组成。2.类别代码：根据上述分类，分别用不同的字母表示，如“CG”表示采购档案，“YS”表示验收档案等。3.年份代码：取年份的后两位数字，如“23”表示2023年。4.流水号：按照档案生成的顺序依次编排，从001开始。5.例如，一份2023年的采购档案，编号为“CG23001”。三、原材料档案的建立（一）采购档案建立1.采购部门在签订采购合同或下达订单后，及时收集供应商资质文件、报价单等资料，并整理归档。2.采购发票入账后，将发票复印件与采购合同等一并归入采购档案。3.采购档案应包含以下内容：采购合同或订单，明确原材料的名称、规格、数量、价格、交货期等条款。供应商资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证文件等。报价单，记录不同供应商的报价情况。采购发票及相关付款凭证。采购过程中的沟通记录，如邮件、电话记录等。（二）验收档案建立1.质量检验部门在完成原材料验收后，及时填写验收报告和检验记录，并附上质量证明文件。2.对于验收不合格的原材料，详细记录不合格品处理情况，包括退货、换货、让步接收等处理方式及相关审批文件。3.验收档案应包括：验收报告，记录原材料的验收结果，如合格或不合格，各项检验指标的实际数据等。检验记录，包括检验方法、检验设备、检验人员等信息。质量证明文件，如产品合格证、质量检验报告等。不合格品处理记录，包括不合格品标识、处理意见、处理结果等。（三）储存档案建立1.仓库管理人员根据原材料的入库情况，及时填写入库单，并更新库存台账。2.定期记录仓储环境的温度、湿度、通风等情况，以及原材料的盘点记录。3.储存档案应涵盖：入库单，记录原材料的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。库存台账，详细记录原材料的出入库数量、结存数量、存放位置等。仓储环境记录，定期记录仓储环境参数。盘点记录，包括盘点时间、盘点结果、差异原因及处理情况等。（四）使用档案建立1.生产部门根据生产需要填写领料单，并记录原材料在生产过程中的使用情况和质量反馈。2.工艺文件、生产记录等与原材料使用相关的资料也应及时整理归档。3.使用档案包含：领料单，注明领料日期、原材料名称、规格、数量、用途等。生产记录，记录原材料在生产过程中的投入量、产出量、产品质量等信息。工艺文件，如生产工艺流程、操作规程等，涉及原材料的使用要求。质量反馈记录，包括生产过程中出现的质量问题及采取的改进措施。（五）销售档案建立1.销售部门在签订销售合同、发货后，将相关文件和客户反馈记录整理成销售档案。2.销售档案应包含：销售合同，明确销售的原材料名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。发货单，记录发货日期、发货数量、客户名称等信息。客户反馈记录，如客户对原材料质量、性能等方面的反馈意见。（六）质量档案建立1.质量管理部门制定和更新原材料质量标准，并保存相关的检测报告和质量改进记录。2.质量档案包括：原材料质量标准，明确原材料的各项质量指标和检验方法。检测报告，定期对原材料进行检测的结果记录。质量改进记录，针对原材料质量问题采取的改进措施及效果评估。（七）其他档案建立1.收集与原材料管理相关的运输记录、保险文件等其他资料，并进行归档。2.其他档案应根据实际情况，包含相关文件的详细内容。四、原材料档案的保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于专用档案柜中，确保存放整齐、有序。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.采购档案、销售档案等涉及经济往来的档案，保管期限为自交易结束之日起10年。2.验收档案、质量档案等与产品质量相关的档案，保管期限为自原材料使用完毕或产品保质期结束后5年。3.储存档案、使用档案等其他档案，保管期限为自档案形成之日起3年。（三）保管要求1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的安全保存。2.定期对档案进行检查和清理，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、更换等措施。3.严格限制档案的查阅和借阅权限，未经授权人员不得擅自接触档案。五、原材料档案的使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅原材料档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密信息的档案，需经公司主管领导批准方可查阅。（二）借阅规定1.因工作需要借阅原材料档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和保密性。（三）使用记录1.档案管理部门应对档案的查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员、查阅或借阅内容、审批情况等。2.使用记录应定期整理归档，以便查询和追溯。六、原材料档案的销毁（一）销毁条件1.原材料档案保管期限届满，且档案内容已无保留价值的，可以申请销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、遗失，无法继续保存的，经相关部门确认后，可进行销毁。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.申请经所在部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录，包括销毁日期、销毁人员、监督人员等信息。（三）销毁监督1.档案销毁过程应有专人监督，确保销毁工作符合规定要求，防止档案信息泄露。