单位档案库房管理制度

PAGE单位档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位档案库房的管理工作，包括各类档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。3.负责档案库房的日常管理，包括档案的存储、保管、查阅、借阅等工作。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的质量。3.做好档案的存储、保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，做好登记和记录工作。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.协助档案管理部门开展档案信息化建设工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自查阅、借阅不属于本部门的档案。3.配合档案管理部门做好档案库房的安全保卫工作。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。2.档案收集应遵循全面、系统、真实、准确的原则，确保档案的完整性和可靠性。3.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.档案分类应科学合理，便于管理和利用。一般可按照年度、机构、问题、保管期限等进行分类。3.对纸质档案，应进行编号、装订、编目等工作，确保档案的整齐规范。4.对电子档案，应按照电子文件管理的要求，进行分类存储、命名、标注等工作，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案存储与保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.档案库房应具备必要的设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材等。3.档案库房应进行合理规划，划分不同的功能区域，如档案存储区、查阅区、整理区等。（二）档案存储1.档案应按照分类方案进行有序存储，同一类档案应集中存放。2.档案存储应遵循便于查找、便于管理的原则，不得随意堆放。3.对珍贵档案、易损档案等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，如是否有破损、霉变、虫蛀等情况。2.做好档案库房的温湿度控制工作，保持适宜的温湿度环境。一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.加强档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入。配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护。4.对档案的存储位置、保管状况等应进行详细记录，建立档案保管台账。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅区域进行，不得擅自将档案带出查阅区域。4.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊需要借阅本单位档案，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经本单位分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行严格审核，必要时可要求借阅人员提供相关证明材料。3.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。5.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成。3.鉴定小组应根据国家有关规定和本单位实际情况，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。4.对保管期限已满、失去保存价值的档案，应进行销毁处理。（二）档案销毁1.档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等，经档案管理部门负责人审核、单位分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式等。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的销毁，应采取特殊的保密措施，确保档案信息不被泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.档案管理部门应制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤等。2.信息化建设规划应符合国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，确保信息化建设的科学性和实用性。（二）档案数字化1.按照档案信息化建设规划，逐步对纸质档案进行数字化处理。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。3.对数字化档案应进行分类存储、备份，建立电子档案数据库。（三）信息化系统管理1.建立健全档案信息化系统管理制度，规范系统操作流程。2.加强对档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的进行批评教育。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理