农商行档案调阅制度

PAGE农商行档案调阅制度一、总则（一）目的为规范本行档案调阅行为，确保档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行内部各部门、分支机构以及因工作需要调阅本行档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规以及金融行业档案管理的相关标准和规范，确保档案调阅活动合法合规。2.安全保密原则调阅档案过程中，要采取有效措施保障档案实体安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。对涉及本行商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，要严格保密。3.高效有序原则在确保档案安全和保密的前提下，优化调阅流程，提高工作效率，保证调阅工作有序进行，满足业务开展和工作需要。二、档案调阅申请与审批（一）内部调阅申请与审批1.本行内部各部门因工作需要调阅档案的，应由调阅人填写《农商行档案调阅申请表》（以下简称“申请表”），详细注明调阅档案的名称、类别、调阅目的、预计调阅期限等内容。2.申请表经部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门收到申请表后，对调阅申请进行审核。审核内容包括调阅目的是否合理、调阅范围是否适当、调阅期限是否符合规定等。对于符合要求的申请，档案管理部门负责人签字批准；对于不符合要求的申请，应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其补充或修改申请。（二）外部调阅申请与审批1.外部单位或个人因工作需要调阅本行档案的，应向本行提出书面申请，并提交相关证明材料，如单位介绍信、工作证等，说明调阅档案的用途、范围、期限等。2.申请材料提交至本行办公室，由办公室对申请进行初步审核。审核通过后，将申请材料转至档案管理部门。3.档案管理部门收到申请材料后，进行全面审核。审核内容除包括调阅目的、范围、期限等外，还需评估调阅行为对本行档案安全和保密可能造成的影响。对于涉及重要档案或敏感信息的调阅申请，需报经本行分管领导审批；对于一般性档案调阅申请，由档案管理部门负责人审批。三、档案调阅流程（一）调阅预约1.1.调阅申请经审批通过后，档案管理部门应及时与调阅人取得联系，确认调阅时间、地点等相关事宜，并进行调阅预约。2.调阅人应按照预约时间到达指定地点进行档案调阅。如因特殊情况需要变更调阅时间，应提前与档案管理部门沟通协商。（二）调阅登记1.调阅人到达调阅地点后，档案管理人员应首先对调阅人身份进行核实，确认无误后，按照调阅申请表内容进行调阅登记。登记内容包括调阅人姓名、单位、调阅档案名称、类别、调阅时间、预计归还时间等。2.调阅人应在调阅登记册上签字确认。（三）档案提供与查阅1.档案管理人员根据调阅申请，准确查找并提供所需档案。提供档案时，应遵循“谁调阅、谁负责”的原则，确保档案的交接准确无误。2.调阅人应在档案管理人员指定的区域内进行查阅，不得擅自将档案带出指定区域。查阅过程中，应保持档案整洁，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的复印流程进行操作。复印后的档案资料应与原件核对无误，并由档案管理人员在复印件上加盖“与原件核对无误”章。（四）档案归还1.调阅人应在预计归还时间内将档案归还至档案管理部门。如因特殊情况需要延长调阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延期。2.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案数量、完整性等情况。如发现档案有丢失、损坏、涂改等情况，应及时查明原因，并要求调阅人说明情况。如调阅人无法说明合理原因，应按照本行相关规定进行处理。3.档案归还后，档案管理人员应在调阅登记册上注明归还时间，并由调阅人签字确认。四、档案调阅权限与范围（一）调阅权限1.本行内部各部门负责人有权调阅本部门形成的档案以及与本部门业务相关的其他档案。2.本行分支机构负责人有权调阅本分支机构形成及保管的档案以及与本分支机构业务相关的其他档案。3.涉及本行重大决策、重要业务事项、财务审计等方面的档案，需经本行分管领导批准后方可调阅。4.涉及本行商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，未经本行保密委员会批准，严禁调阅。（二）调阅范围1.本行各类业务档案，包括但不限于信贷档案、会计档案、风险管理档案、人力资源档案等。2.本行行政管理档案，如文件、会议记录、工作计划与总结等。3.本行其他各类档案资料，如科技档案、声像档案等。五、档案调阅安全与保密措施（一）安全措施1.档案调阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案实体安全。2.档案管理人员应定期对调阅场所进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.在档案调阅过程中，档案管理人员应全程在场监督，防止调阅人违规操作。（二）保密措施1.对涉及本行商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，调阅人应严格遵守保密规定，不得向任何无关人员透露档案内容。2.调阅档案时，如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门批准，并按照规定的程序进行操作。摘录、复制的档案资料应妥善保管，不得擅自传播。3.档案管理人员应对调阅档案的人员进行保密教育，提醒其注意保密事项。对于违反保密规定的行为，应按照本行相关规定进行严肃处理。六、档案调阅监督与检查（一）内部监督1.本行审计部门应定期对档案调阅制度的执行情况进行审计监督，检查调阅申请、审批、登记、归还等环节是否符合规定，档案调阅行为是否存在违规操作等问题。2.档案管理部门应建立内部监督机制，定期对档案调阅工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受上级监管部门以及相关行业协会的监督检查，积极配合其对本行档案调阅制度执行情况的检查工作。2.根据监管要求和行业标准，不断完善档案调阅制度，确保制度的合规性和有效性。七、违规处理(一)违规行为界定1.未经审批擅自调阅档案。2.调阅档案过程中违反安全保密规定，如擅自将档案带出指定区域、泄露档案内容等。3.未按照规定期限归还档案，且未办理延期手续。4.在档案上涂改、标记、污损等，造成档案损坏。5.其他违反本制度规定的调阅行为。（二）处理方式1.对于首次发生违规行为且情节较轻的调阅人，档案管理部门应给予口头警告，并要求其立即整改。2.对于多次发生违规行为或情节严重的调阅人，本行将视情节轻重给予相应的纪律处分，如通报批评、扣发绩效奖金、暂停调阅权限等。3.对于因违规调阅行为给本行造成经济损失或声誉损害的，调阅人应依法承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制度由本行档案管理部门负