档案用品出入库制度

PAGE档案用品出入库制度一、总则（一）目的为加强公司档案用品的管理，规范档案用品的出入库流程，确保档案用品的安全、完整，提高档案管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门档案用品的出入库管理。（三）基本原则1.严格执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案用品的管理合法合规。2.明确职责分工，实行归口管理，做到责任到人。3.规范操作流程，保证档案用品出入库的准确性、及时性和完整性。4.加强监督检查，确保制度的有效执行。二、档案用品的分类与编号（一）档案用品分类1.档案盒：包括不同规格、材质的纸质档案盒，用于存放各类档案文件。2.档案袋：有普通档案袋和专用档案袋，用于零散文件的收纳。3.装订材料：如订书钉、线、胶水等，用于档案的装订。4.标签：包括纸质标签、条形码标签等，用于标识档案内容。5.防虫防霉用品：如樟脑丸、防霉剂等，保护档案不受虫害和霉变。6.其他用品：如档案整理工具、档案搬运设备等。（二）编号规则1.对每一类档案用品进行编号，编号应具有唯一性。2.编号应包含类别代码和顺序号，例如：档案盒DH001，档案袋DD001等。3.定期对编号进行检查和更新，确保编号的准确性和连续性。三、入库管理（一）采购申请1.各部门根据档案管理工作的实际需求，填写档案用品采购申请表，详细注明所需档案用品的名称、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。（二）采购审批1.档案管理部门对采购申请表进行汇总和审核，根据库存情况和实际需求，确定采购数量和采购时间。2.将审核后的采购申请表提交至公司采购部门，采购部门按照公司采购流程进行采购。（三）验收入库1.档案用品到货后，采购部门通知档案管理部门进行验收。2.档案管理部门安排专人按照采购合同和相关标准对档案用品的数量、规格、质量等进行验收。3.验收合格的档案用品，验收人员在送货单上签字确认，并填写档案用品入库单，注明入库日期、编号、名称、规格、数量等信息。4.入库单经档案管理部门负责人审核签字后，一份留存档案管理部门作为库存管理依据，一份交采购部门作为付款凭证，一份交财务部门入账。5.验收不合格的档案用品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。同时，档案管理部门应做好记录，跟踪处理情况。四、库存管理（一）库存盘点1.档案管理部门应定期对档案用品库存进行盘点，确保账实相符。2.盘点周期为每月一次，盘点人员应认真核对库存档案用品的数量、编号、规格等信息，并填写库存盘点表。3.盘点结束后，盘点人员应将盘点表提交至档案管理部门负责人，负责人对盘点结果进行审核。4.如发现账实不符的情况，应及时查明原因，编制库存差异报告，并采取相应的措施进行调整。（二）库存保管1.档案用品应存放在专门的仓库或档案柜中，保持仓库环境干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合档案保管要求。2.对不同类别的档案用品应进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。3.建立库存档案用品台账，详细记录档案用品的出入库情况、库存数量、存放位置等信息，并定期进行更新。4.加强对库存档案用品的安全管理，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施，确保档案用品的安全。五、出库管理（一）领用申请1.各部门因工作需要领用档案用品时，应填写档案用品领用申请表，注明领用日期、编号、名称、规格、数量、用途等信息。2.领用申请表经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。（二）出库审批1.档案管理部门对领用申请表进行审核，根据库存情况和实际需求，确定是否批准领用及领用数量。2.如库存充足，档案管理部门应及时批准领用申请，并在申请表上签字确认。同时，通知仓库管理人员办理出库手续。3.如库存不足，档案管理部门应与领用部门沟通，说明情况，并根据实际情况安排采购或调整领用计划。（三）出库发放1.仓库管理人员根据批准的领用申请表，按照规定的出库流程进行发放。2.发放时，仓库管理人员应认真核对领用档案用品的编号、名称、规格、数量等信息，确保准确无误。3.发放完成后，仓库管理人员在领用申请表上签字确认，并填写档案用品出库单，注明出库日期、编号、名称、规格、数量、领用部门等信息。4.出库单经档案管理部门负责人审核签字后，一份留存档案管理部门作为库存管理依据，一份交领用部门作为领用凭证，一份交财务部门入账。六、特殊情况处理(一)紧急需求1.若因突发情况或紧急任务，各部门急需档案用品，可填写紧急档案用品领用申请表，详细说明需求原因和所需用品信息。2.部门负责人审核签字后，直接提交至档案管理部门。档案管理部门应在收到申请后的[X]小时内进行紧急调配，优先满足需求。调配后及时补办相关审批和出库手续。(二)报废处理1.档案用品出现损坏、过期、无法使用等情况，仓库管理人员应及时清理，填写档案用品报废申请表，注明报废日期、编号、名称、规格、数量、报废原因等信息。2.报废申请表经档案管理部门负责人审核签字后，提交至公司相关领导审批。3.经批准报废的档案用品，应按照公司规定进行处理，如集中销毁等，并做好记录。(三)调拔使用1.公司内部不同部门之间如需调拔档案用品，应填写档案用品调拔申请表，注明调拔日期、调出部门、调入部门、编号、名称、规格、数量、调拔原因等信息。2.调拔申请表经调出部门和调入部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门审核通过后，通知调出部门和调入部门办理调拔手续。调出部门仓库管理人员根据调拔申请表进行发放，调入部门仓库管理人员进行接收，并分别填写档案用品出库单和入库单。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案用品出入库制度的执行情况进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对档案用品出入库管理进行审计监督，检查制度执行的合规性和有效性。（二）外部检查1.积极配合国家档案管理部门及相关监管机构的检查，如实提供档案用品出入库管理的相关资料和信息。2.对于检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司领导和相关部门。八、责任追究（一）违规行为界定1.未按照本制度规定办理档案用品出入库手续的。2.在档案用品验收、保管、发放过程中，因工作失误导致档案用品损坏、丢失或账实不符的。3.擅自挪用、借用档案用品或擅自将档案用品外借的。4.违反档案用品安全管理规定，造成档案用品损坏或安全事故的。（二）责任追究方式1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重，给予责任人批评教育、警告、罚款、降职降薪、解除劳动合同等处理。2.因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应