司法局档案工作制度

PAGE司法局档案工作制度一、总则（一）目的为加强司法局档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在司法行政工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各科室、直属单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则档案工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门本局设立档案管理科，负责全局档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案的集中保管等工作。（二）各科室、直属单位职责1.负责本科室、本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作，并按规定定期向档案管理科移交。2.明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案工作的日常管理，确保档案的真实、完整和安全。3.配合档案管理科做好档案的鉴定、销毁、统计等工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规范性文件、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.司法行政业务工作中形成的各类案件卷宗、法律文书、公证档案、司法鉴定档案等。4.本局组织的各类活动的文件、资料、照片、音像等。5.干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各科室、直属单位应及时收集工作中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性。2.收集的文件、资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保其可读性和完整性。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.业务档案应在案件办结或事项结束后三个月内归档。3.人事档案应按照干部人事管理规定及时归档。（四）归档程序1.各科室、直属单位档案管理人员对收集到的文件、资料进行分类整理，编制归档目录。2.按照归档要求，将文件、资料装订成册，填写卷内目录、备考表等，装入档案盒。3.在档案盒封面和脊背填写相关信息，编制档案号。4.将整理好的档案移交档案管理科，办理交接手续。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度—保管期限—机构（问题）分类法。2.业务档案按照不同业务类型进行分类，如刑事诉讼档案、民事诉讼档案、行政诉讼档案等。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类。（三）整理要求1.对归档的文件、资料进行系统排列，去除重复、无效的文件。2.对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保字迹清晰、页面完整。3.编制准确、规范的档号，建立档案目录数据库。五、档案的保管（一）保管场所档案管理科应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应采取备份存储等措施，确保数据安全。（三）档案的保护1.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏、涂改等。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、缩微存储等。3.按照国家规定，定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。六、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照相关规定办理手续。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理科办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本局档案，应持单位介绍信，经本局分管领导批准后，到档案管理科办理查阅手续。查阅重要档案的，还应经本局主要领导批准。3.查阅、借阅档案应在档案管理科指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理科同意，并按规定登记。3.查阅、借阅档案人员应按时归还档案，如因特殊情况需要延期的，应办理续借手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科负责人、相关业务科室人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理科定期对库存档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经本局分管领导批准后实施销毁。（四）销毁要求1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理科和相关业务科室人员共同监销。2.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，确保档案销毁彻底。3.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理科应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，向上级主管部门和本局领导报告。（二）移交工作1.本局工作人员因工作调动等