档案馆档案保管利用制度

PAGE档案馆档案保管利用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆档案的保管与利用，确保档案的完整、安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所保管的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案馆负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，严禁篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集和整理公司/组织在各个历史时期形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则在确保档案安全的前提下，简化利用手续，提高利用效率，为公司/组织的各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案保管（一）档案库房管理1.库房选址与建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。库房的设计应符合国家有关建筑设计规范，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.库房布局与设施配备库房应合理划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作的有序进行。配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、密集架等，应符合档案保管要求，具备防火、防潮、防虫等性能。安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备、通风换气设备等，确保库房环境符合档案保管条件。3.库房日常管理建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程，确保库房管理工作的规范化。定期对库房进行检查和维护，检查档案装具的完好情况、温湿度记录情况、消防设备的运行情况等，及时发现并处理问题。保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案整理与编目1.档案分类与编号根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，对档案进行科学分类，确保分类合理、便于查找。为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的标识和管理。2.档案整理按照档案整理的原则和方法，对收集到的档案进行分类、装订、编页、编目等工作，使其达到规范化、标准化的要求。对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.档案编目编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级等项目，以便于档案的检索和利用。建立电子档案目录数据库，实现档案目录的信息化管理，提高档案检索效率。（三）档案存储与保护1.档案存储方式根据档案的载体形式和保管要求，选择合适的存储方式。纸质档案应存放在档案柜或密集架中，电子档案应存储在磁盘、磁带、光盘等存储介质上，并定期进行备份。对重要档案应采取异地备份存储的方式，确保档案的安全性。2.档案保护措施对纸质档案采取防潮、防虫、防鼠等保护措施，如放置干燥剂、防虫药、灭鼠设备等。对电子档案采取防病毒、防黑客攻击、数据加密等保护措施，确保电子档案的安全。定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。三、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案及相关业务档案。2.外单位因工作需要，经本公司/组织相关部门批准，可查阅、借阅与本单位业务相关的档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要，依法查阅、借阅本公司/组织相关档案。（二）利用手续1.内部利用手续本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、查阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅、借阅手续。档案馆工作人员根据申请表内容，为利用者提供相应的档案，并办理借阅登记手续，明确借阅期限、归还日期等。2.外部利用手续外单位查阅、借阅档案，应提前向本公司/组织相关部门提交《档案利用申请表》，并附单位介绍信、查阅人身份证明等材料，经本公司/组织相关部门负责人审批同意后，到档案馆办理查阅、借阅手续。司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经本公司/组织法律事务部门审核后，到档案馆办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅利用者可在档案馆查阅区查阅档案，查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印档案，应经档案馆工作人员同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅借阅档案应严格按照借阅期限归还，如需延期归还，应提前向档案馆办理续借手续。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案馆报告，并承担相应的赔偿责任。（四）利用监督与管理1.档案馆工作人员应加强对档案利用工作的监督和管理，定期检查档案利用情况及归还情况，确保档案的安全和完整。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止并进行批评教育，情节严重的，应依法追究相关人员的责任。四、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织与人员1.成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.档案鉴定工作小组应具备一定的档案专业知识和业务能力，熟悉公司/组织的各项工作，能够准确判断档案的价值。（三）鉴定标准与方法1.鉴定标准根据国家有关档案鉴定标准和公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限、密级等。保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案。密级分为绝密、机密、秘密三种。绝密级档案是指涉及公司/组织核心机密，泄露后会使公司/组织的安全和利益遭受特别严重损害的档案；机密级档案是指涉及公司/组织重要机密，泄露后会使公司/组织的安全和利益遭受严重损害的档案；秘密级档案是指涉及公司/组织一般机密，泄露后会使公司/组织的安全和利益遭受一定损害的档案。2.鉴定方法直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定保管期限和密级。综合鉴定法：结合档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，综合判断档案的价值。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步整理和分类，提供给鉴定工作小组进行鉴定。3.鉴定工作小组按照鉴定标准和方法，对档案进行逐件鉴定，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。4.对鉴定结果进行审核，经公司/组织分管领导批准后，确定档案的保管期限和密级。（五）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织分管领导批准后，由档案馆组织实施。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，销毁完毕后，在《档案销毁清册》上签字确认。3.《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等文件应作为档案永久保存。五、档案统计与移交（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。2.档案管理人员应定期对档案统计数据进行汇总和分析，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应按照国家有关规定和公司/组织的要求及时报送，确保统计数据的准确性和及时性。（二）档案移交1.本公司/组织内部机构调整、人员变动等原因，涉及档案移交的，应按照规定办理档