档案室声像管理制度

PAGE档案室声像管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室声像资料的管理，确保声像资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥声像资料在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在工作活动中形成的声像资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室负责对全公司的声像资料进行集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门声像资料的收集、整理，并及时移交档案室。2.真实性原则声像资料应如实反映公司工作活动的真实情况，不得进行伪造、篡改。3.完整性原则确保声像资料的内容完整，包括图像、声音、文字说明等相关信息。4.安全性原则采取有效措施，保障声像资料的存储安全，防止资料损坏、丢失或泄露。二、管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关声像资料管理的法律法规和公司的相关制度，制定和完善公司声像资料管理的具体办法和流程。2.负责接收、整理、保管公司各部门移交的声像资料，建立声像资料档案库。3.对声像资料进行分类、编号、编目等工作，确保资料便于检索和利用。4.定期对声像资料进行检查、核对，对破损、变质的资料及时进行修复或复制。5.为公司各部门提供声像资料的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.负责声像资料的统计工作，及时向上级主管部门报送相关数据。（二）各部门职责1.负责本部门工作活动中声像资料的收集、整理和初步保管。2.明确专人负责声像资料管理工作，按照规定的时间和要求将声像资料移交档案室。3.在工作中积极配合档案室做好声像资料的管理工作，提供必要的协助和支持。三、声像资料的收集（一）收集范围1.公司重要会议、重大活动的照片、录像，包括会议现场、领导讲话、重要嘉宾出席等情况。2.公司生产经营活动中的照片、录像，如生产流程、产品研发、质量检测、市场营销活动等。3.公司工程建设项目的照片、录像，包括项目规划、奠基仪式、施工过程、竣工验收等各个阶段。4.公司与外部单位合作交流活动的照片、录像，如商务洽谈、签约仪式、合作项目启动等。5.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物的照片。6.反映公司发展历程、企业文化、员工风采等方面的照片、录像。7.其他具有保存价值的声像资料。（二）收集要求1.及时性各部门应在工作活动结束后及时收集相关声像资料，确保资料的真实性和完整性。对于重要活动，应安排专人负责拍摄，并在活动结束后立即整理、移交。2.准确性拍摄的声像资料应准确反映活动内容和实际情况，图像清晰、声音清楚，避免模糊、失真或有歧义的画面和声音。3.全面性收集的声像资料应涵盖活动的各个方面，包括全景、特写、重要人物、关键环节等，确保资料能够全面展示活动的全貌。4.规范性拍摄设备、拍摄角度、拍摄距离等应符合规范要求，保证图像和声音的质量。同时，应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于管理和查找。（三）收集渠道1.内部拍摄各部门根据工作需要，自行组织拍摄人员进行声像资料的拍摄。拍摄人员应具备一定的摄影和摄像技能，熟悉公司的业务和工作流程，能够准确把握拍摄重点。2.委托拍摄对于一些重要活动或专业性较强的拍摄任务，可委托专业的摄影摄像机构进行拍摄。委托时应签订委托合同，明确双方的权利和义务，确保拍摄质量和资料的交付时间。3.员工提供鼓励员工积极提供与公司工作相关的声像资料，如个人在工作中拍摄的具有价值的照片或视频等。员工提供的资料应经过部门负责人审核后移交档案室。四、声像资料的整理（一）分类1.按照形成部门分类将声像资料分为公司总部各部门、所属单位等不同类别，便于明确资料的来源和管理责任。2.按照内容分类可分为会议类、活动类、生产经营类、工程建设类、荣誉类、文化类等，每类再根据具体情况细分小类，如会议类可分为公司级会议、部门会议等。3.按照载体形式分类分为照片、录像带、光盘、硬盘等不同载体形式，分别进行管理。（二）编号1.编号规则应科学合理，便于记忆和查找。一般可采用年份+流水号的方式进行编号，如表示2023年第123号声像资料。2.对于同一活动或项目形成的系列声像资料，可在编号后添加后缀进行区分，如1、2等。（三）编目1.编制声像资料目录，目录应包括编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、内容简介、载体形式等信息。2.题名应准确概括声像资料的主要内容，简洁明了。内容简介应简要描述资料所反映的活动或事件的主要情况。3.将编目信息录入电子档案管理系统，同时打印纸质目录，装订成册，与声像资料一同存放。（四）整理流程1.各部门在收集声像资料后，应按照分类要求进行初步整理，剔除重复、模糊、质量不佳的资料，并对资料进行简单的编号和标注。2.整理完成后，填写声像资料移交清单，一式两份，一份由部门留存，一份随资料移交档案室。3.档案室收到移交的声像资料后，按照统一的分类、编号、编目规则进行再次整理，确保资料整理规范、准确。五、声像资料的保管（一）存储环境1.档案室应具备适宜的温湿度条件，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保持档案室清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、虫害等对声像资料造成损害。3.档案室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保声像资料的安全存储。（二）载体保管1.照片照片应冲印或打印在质量较好的相纸上，按照编号顺序插入相册或照片册中，并在相册封面和每张照片下方标注编号、题名等信息。对于电子照片，应存储在专用的硬盘或光盘上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。2.录像带录像带应存放在专门的录像带盒中，盒外标注编号、题名等信息。定期对录像带进行倒带检查，防止磁带粘连或损坏。3.光盘光盘应采用专用的光盘盒进行包装，盒上标注编号、题名等信息。光盘应垂直放置，避免划伤。同时，定期对光盘进行读取检查，确保数据可正常读取。4.硬盘硬盘应存放在防静电、防尘的硬盘盒中，并进行定期的数据备份和维护。硬盘应避免频繁插拔和震动，防止数据丢失。（三）保管期限1.声像资料的保管期限应根据其重要程度和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期。2.反映公司重大历史事件、重要决策、核心业务等具有重要保存价值的声像资料应永久保存。3.与公司生产经营、工程建设等活动相关，在一定时期内具有参考价值的声像资料可长期保存，保管期限一般为[X]年。4.一般性的工作活动声像资料，保存期限较短，可短期保存，保管期限一般为[X]年。（四）定期检查1.档案室应定期对声像资料进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽样检查。2.检查内容包括资料的完整性、准确性、存储载体的状况等，如发现资料有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制。3.对检查情况进行详细记录，发现问题及时报告，并跟踪处理结果。六、声像资料的利用（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅声像资料时，应填写声像资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字批准后，到档案室办理查阅手续。2.档案室工作人员根据查阅申请表，提供相应的声像资料，并在查阅登记本上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案室指定的地点进行查阅，不得擅自将声像资料带出档案室。如需复印或翻拍，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅声像资料的，应填写声像资料借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等，经部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的声像资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、污损、标记等。如发现资料有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还声像资料时，档案室工作人员应认真检查资料的完整性和质量状况，确认无误后办理归还手续。（三）复制1.公司内部各部门因工作需要复制声像资料的，应填写声像资料复制申请表，注明复制原因、复制内容等，经部门负责人签字批准后，到档案室办理复制手续。2.档案室工作人员根据复制申请表，对声像资料进行复制，并在复制登记本上记录复制时间、复制人、复制内容等信息。3.复制的声像资料应与原件内容一致，复制完成后，原件和复制件应分别加盖“与原件核对无误”章，并由档案室工作人员和复制申请人签字确认。七、声像资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案室应定期对已到保管期限的声像资料进行鉴定，成立由档案室工作人员、相关业务部门人员等组成的鉴定小组，对资料的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据声像资料的内容、重要性、历史价值等因素，综合判断资料是否仍需继续保存。对于仍有保存价值的资料，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的资料，应提出销毁意见。3.鉴定过程应形成详细的鉴定记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定意见等，并存档备查。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的声像资料，应填写声像资料销毁申请表，注明销毁资料的编号、