工程科技档案管理制度

PAGE工程科技档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程科技档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工程建设、生产运营、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程科技项目从项目立项、设计、施工、调试、验收等全过程形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则。公司工程科技档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映工程科技项目的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则。全面收集工程科技项目各阶段形成的各类档案资料，确保档案的齐全完整。4.规范性原则。档案的形成、整理、归档、保管和利用等工作应符合国家和行业相关标准规范。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程科技档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门、各项目组做好工程科技档案的收集、整理、归档等工作。3.负责接收、保管公司工程科技档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全和有效利用。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目工程科技档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.对项目档案的形成、积累和整理工作进行监督和检查，及时解决存在的问题。3.在项目竣工验收前，负责将项目档案整理完毕并移交档案管理部门。（三）各部门职责1.负责本部门在工程科技项目中形成的各类档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告及其审批文件、项目立项批复等。2.设计阶段：初步设计、施工图设计文件、设计变更通知等。3.施工阶段：施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、工程进度报表等。4.调试阶段：调试方案、调试记录、调试报告等。5.验收阶段：竣工验收报告、验收鉴定书、质量评定文件等。6.其他与工程科技项目相关的文件资料，如技术总结、科研成果报告、专利证书等。（二）收集要求1.各部门和项目组应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循工程科技项目的形成规律和特点，保持档案资料之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、项目等进行分类整理，便于查找和利用。3.对档案资料进行编号、编目，编制检索工具，建立档案目录数据库。（四）整理方法1.分类：按照工程科技档案的内容和性质，分为工程前期文件类、设计文件类、施工文件类、调试文件类、验收文件类、科研成果文件类等。2.组卷：将同一项目、同一类别的档案资料按照一定的顺序进行排列，组成案卷。案卷内文件应保持内在联系，厚度适中。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等；编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数等。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目各阶段形成的档案资料应在该阶段工作结束后及时整理归档。2.项目竣工验收后，项目负责人应在[具体时间]内将项目档案整理完毕并移交档案管理部门。（二）归档程序1.项目组将整理好的档案资料进行自查，确保档案资料齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理归档手续。（三）保管期限1.工程科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、重大技术改造项目的相关文件等。3.长期保管的档案包括项目设计文件、施工文件、调试文件等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括一般性的工程文件资料，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对纸质档案应分类存放，排列有序，便于查找。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。3.建立档案保管登记制度，对档案的收进、移出、保管情况等进行详细记录。4.定期对档案进行清点、核对工作，确保档案的安全和完整。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与本人工作相关的工程科技档案。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合要求的予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换等。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅工程科技档案的，仅限于公司内部人员，并经档案管理部门负责人批准。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合要求的予以批准，并向借阅人发放档案。3.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有保存价值但内容重复、不完整或已失效的档案，可进行必要的整理和剔除。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷审查档案的内容和保存价值。2.对拟销毁的档案编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、密级、销毁原因等。3.档案销毁清册经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司分管领导批准。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案采用格式化或删除等方式进行销毁，并确保销毁后的电子存储介质无法恢复数据。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应在档案销毁清册上签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司工程科技档案管理信息系统，实现档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等全过程的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对工程科技档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并建立电子档案数据库。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。4.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子档案的形成、收集、整理、归档等工作应符合国家和行业相关标准规范。