档案登记与统计制度

PAGE档案登记与统计制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案信息的准确、完整和可追溯，规范档案登记与统计工作，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门、各分支机构在档案形成、整理、保管、利用等过程中的登记与统计工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案登记与统计数据必须真实、准确地反映档案管理的实际情况。2.完整性原则：涵盖档案管理的各个环节和各类档案信息，确保登记与统计内容全面。3.及时性原则：及时进行档案登记与统计，保证数据的时效性。4.保密性原则：对涉及档案机密信息的登记与统计数据严格保密。二、档案登记（一）档案形成登记1.文件材料收集登记各部门在文件材料形成过程中，应指定专人负责收集，并填写《文件材料收集登记表》。登记表应包括文件材料的名称、文号、来源、形成日期、份数、页数等基本信息。2.电子文件形成登记对于电子文件，应在文件创建或接收时进行登记。登记内容包括文件的题名、日期、来源、格式、大小、存储位置等，并确保电子文件的元数据完整准确。（二）档案整理登记1.分类登记在档案整理过程中，按照档案分类方案对档案进行分类，并在《档案分类登记表》中记录每类档案的起始编号、数量、形成时间范围等信息。2.编号登记为每一份档案或档案案卷赋予唯一的编号，并在《档案编号登记表》中详细记录编号、对应档案名称、所属类别、保管期限等内容。（三）档案保管登记1.库房存储登记建立《档案库房存储登记表》，记录档案库房的位置、面积分区、存储档案类别及数量、存储时间等信息。同时，对库房内的温湿度、消防设施、安全设备等情况进行定期登记。2.设备使用登记对用于档案保管的各类设备，如档案架、密集架、除湿机、空调等，进行使用登记。记录设备的型号、购置时间、启用时间、维护保养记录等。（四）档案利用登记1.借阅登记凡因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅登记表》。登记表内容包括借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期、档案名称及编号、借阅用途等。2.查阅登记对于档案查阅情况，应在《档案查阅登记表》中记录查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案名称及编号、查阅内容摘要等信息。3.复制登记若需复制档案，需填写《档案复制登记表》，注明复制人姓名、部门、复制日期、档案名称及编号、复制份数、用途等。三、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计定期统计各类档案的数量，包括永久、长期、短期档案的数量，以及不同门类、载体档案的数量。2.档案利用情况统计统计档案的借阅次数、查阅人次、复制份数等利用数据，分析档案利用趋势。3.档案保管状况统计对档案库房的温湿度、安全检查情况、设备运行状况等进行统计分析，评估档案保管环境。（二）统计周期1.月度统计每月末对当月档案登记与利用情况进行统计汇总，形成月度统计报表。2.年度统计每年底进行全面的档案统计工作，编制年度档案统计报告，包括全年档案管理工作的各项数据及分析总结。（三）统计方法1.人工统计对于部分通过手工登记的档案信息，采用人工方式进行数据汇总和计算。2.系统统计利用档案管理信息系统，自动生成各类统计报表，提高统计工作的效率和准确性。（四）统计报表1.月度档案登记与利用情况报表报表内容包括本月档案形成数量、整理数量、保管情况、利用人次及次数、复制份数等。2.年度档案统计报告报告应涵盖本年度档案管理工作的总体情况，包括档案数量变化、利用情况分析、保管状况评估、存在问题及改进措施等。四、档案登记与统计工作流程（一）数据收集1.各部门档案管理人员按照规定的登记表格，及时收集档案形成、整理、保管、利用等环节的相关信息。2.档案库房管理人员负责收集库房存储及设备使用等方面的登记数据。（二）数据录入1.将收集到的档案登记与统计数据录入档案管理信息系统或相关电子表格。2.录入人员应确保数据的准确性和完整性，对录入的数据进行认真核对。（三）数据审核1.档案管理部门负责人对录入的数据进行审核，检查数据是否符合登记与统计要求。2.对于审核中发现的问题，及时反馈给相关录入人员进行修正。（四）统计分析1.根据审核后的登记数据，按照规定的统计周期进行统计分析。2.运用数据分析工具和方法，对档案数量、利用情况、保管状况等进行深入分析，为档案管理决策提供依据。（五）报表编制1.依据统计分析结果，编制月度档案登记与利用情况报表和年度档案统计报告。2.报表和报告应格式规范、内容清晰、数据准确，并经档案管理部门负责人审核签字。（六）报送与存档1.月度报表于次月上旬报送公司/组织相关领导和部门。2.年度统计报告于次年一季度报送，并将所有档案登记与统计资料进行整理归档。五、档案登记与统计工作的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门的档案登记与统计工作进行自查，检查登记与统计数据的准确性、完整性和及时性。2.建立内部监督机制，对档案登记与统计工作中的违规行为进行及时纠正和处理。（二）外部检查1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合提供相关档案登记与统计资料。2.根据外部检查意见，及时整改档案登记与统计工作中存在的问题。六、档案登记与统计工作的信息化建设（一）系统功能要求1.档案管理信息系统应具备完善的档案登记与统计功能模块，能够自动记录和汇总各类档案信息。2.系统应支持数据的分类查询、统计分析、报表生成等功能，方便档案管理人员进行操作。（二）数据安全保障1.加强档案登记与统计数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和篡改。2.定期对档案管理信息系统进行安全评估和维护，确保系统的稳定运行。（三）系统培训与应用1.根据档案登记与统计工作的实际需求，对档案管理人员进行系统培训，使其熟练掌握系统操作技能。2.推动档案登记与统计工作的信息化应用，逐步实现档案管理工作的数字化、智能化。七、档案登记与统计工作的人员职责（一）档案管理人员职责1.负责本部门档案的形成登记、整理登记、保管登记和利用登记工作，确保登记信息准确、完整。2.按照规定的统计周期和方法，及时进行档案统计工作，编制统计报表。3.协助档案管理部门负责人对档案登记与统计工作进行监督检查和分析总结。（二）档案管理部门负责人职责1.组织制定和完善档案登记与统计制度，确保制度的有效执行。2.审核档案登记与统计数据和报表，对档案管理工作进行全面监督和指导。3.向上级领导汇报档案登记与统计工作情况，为档案管理决策提供依据。（三）公司/组织领导职责1.重视档案登记与统计工作，为档案管理提供必要的资源支持。2.审阅年度档案统计报告，对档案管理工作提出指导意见和要求。八、附则（一）解释权