广西档案数字化制度

PAGE广西档案数字化制度一、总则（一）目的为加强广西档案数字化工作的规范化、标准化管理，确保档案数字化成果的质量，有效保护和利用档案信息资源，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位以及其他组织的档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案数字化应确保数字化成果与原始档案内容一致，真实反映档案原貌。2.完整性原则：涵盖所有应数字化的档案，保证档案信息的全面性和系统性。3.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保数字化工作流程、数据格式等的统一规范。二、档案数字化工作流程（一）档案整理1.档案收集各部门应按照档案管理规定，定期将需要数字化的档案移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行核对，确保档案齐全、完整。2.档案分类依据档案的来源、时间、内容等因素，按照相关标准对档案进行分类。分类应科学合理，便于后续的数字化处理和检索利用。3.档案编号为每一份档案编制唯一的标识符，编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和连贯性。编号信息应准确记录在档案数字化系统中，以便快速定位和查询档案。（二）数字化前处理1.去污处理对纸质档案进行去污处理，去除档案上的污渍、水渍、灰尘等，确保扫描图像清晰可读。2.拆卷整理对于装订成册的档案，如需扫描，应进行拆卷整理。拆卷时要注意保持档案的原有顺序，避免丢失或损坏档案页面。整理后的档案应平整、无褶皱。3.编页编号对拆卷整理后的档案页面进行编页编号，确保每一页都有唯一的页码标识。页码应清晰标注在档案页面的固定位置，便于扫描和后续的图像处理。（三）数字化扫描1.扫描设备选择根据档案的类型、数量、扫描要求等因素，选择合适的扫描设备。扫描设备应具备高分辨率、色彩还原准确、扫描速度快等特点，以满足不同档案的数字化需求。2.扫描参数设置根据档案的纸张类型、字迹颜色等，合理设置扫描参数，如分辨率、色彩模式、图像格式等。一般情况下，扫描分辨率应不低于200dpi，彩色档案采用RGB模式，黑白档案采用灰度模式，图像格式应为TIFF或PDF。3.扫描操作规范扫描人员应严格按照操作规程进行扫描，确保扫描图像清晰、完整、无歪斜。扫描过程中要注意保护档案原件，避免因操作不当造成档案损坏。同时，要及时检查扫描图像的质量，发现问题及时处理。（四）图像处理1.图像纠偏对扫描后的图像进行纠偏处理，使图像保持水平和垂直方向的端正，便于后续的图像处理和存储。2.去污降噪利用图像处理软件去除图像中的污渍、噪声等，提高图像的清晰度。去污降噪操作应适度，避免过度处理导致图像失真。3.图像裁剪根据档案内容和页面布局，对图像进行裁剪，去除多余的空白部分，使图像更加紧凑、美观。裁剪后的图像应保留完整的档案信息。4.图像拼接对于多页档案扫描生成的多个图像文件，进行图像拼接处理，确保拼接后的图像完整、连续，无明显拼接痕迹。（五）数据挂接1.建立索引目录根据档案分类和编号信息，建立档案数字化索引目录。索引目录应包含档案的题名、年度、保管期限、档号、页数、扫描图像文件名等关键信息，以便快速检索和查询档案。2.数据挂接操作将图像处理后的扫描图像文件与索引目录进行关联挂接，确保每个图像文件都能通过索引目录准确找到对应的档案信息。挂接后的档案数据应存储在安全可靠的存储设备中。（六）质量检查1.检查内容对档案数字化成果进行全面质量检查，检查内容包括图像清晰度、色彩准确性、图像完整性、数据挂接准确性等。2.检查方法采用人工抽检和计算机自动检测相结合的方式进行质量检查。人工抽检应按照一定的比例随机抽取档案进行检查，计算机自动检测可利用图像处理软件和数据管理系统的相关功能进行批量检测。3.问题处理对检查中发现的问题，应及时记录并反馈给相关责任人进行整改。整改完成后，再次进行质量检查，直至数字化成果符合质量要求。（七）存储备份1.存储设备选择根据档案数字化数据量和存储期限要求，选择合适的存储设备，如磁带库、磁盘阵列、光盘库等。存储设备应具备大容量、高可靠性、数据可长期保存等特点。2.存储方式采用异地备份、多介质备份等方式进行档案数字化数据的存储备份，确保数据的安全性和完整性。存储的数据应定期进行备份更新，防止数据丢失。3.存储环境要求存储设备应放置在安全、稳定、温度湿度适宜的环境中，定期进行维护和检查，确保存储设备正常运行。三、人员管理（一）人员配备档案数字化工作应配备专业技术人员、管理人员和扫描操作人员等。专业技术人员负责数字化系统的维护和管理、图像处理等工作；管理人员负责档案数字化工作的组织协调、质量监督等；扫描操作人员负责档案的扫描工作。（二）人员培训1.培训内容定期组织档案数字化工作人员进行培训，培训内容包括档案管理知识、数字化技术操作技能、安全保密意识等。2.培训方式培训方式可采用集中授课、现场实操培训、在线学习等多种形式，确保工作人员能够熟练掌握档案数字化工作流程和相关技术要求。3.培训考核对参加培训的工作人员进行考核，考核合格后方可上岗。考核内容包括理论知识考核和实际操作考核，确保工作人员具备相应的业务能力。（三）人员职责1.专业技术人员职责负责数字化系统的安装、调试、维护和管理，确保系统正常运行。制定图像处理方案，对扫描图像进行处理，保证图像质量符合要求。参与档案数字化工作流程的优化和改进，提高工作效率和质量。2.管理人员职责组织制定档案数字化工作计划和实施方案，协调各部门之间的工作关系。负责档案数字化工作的质量监督和检查，对发现的数据质量问题及时督促整改。负责档案数字化数据的存储管理和安全保密工作，制定数据备份和恢复方案。3.扫描操作人员职责按照操作规程进行档案扫描工作，确保扫描图像清晰、完整。负责扫描设备的日常维护和保养，及时报告设备故障。协助专业技术人员进行图像处理和数据挂接等工作。四、安全保密管理（一）安全保密制度1.建立安全保密管理体系各单位应建立健全档案数字化安全保密管理体系，明确安全保密责任，制定安全保密管理制度和操作规程。2.加强人员安全保密教育对参与档案数字化工作的人员进行安全保密教育，提高人员的安全保密意识，签订安全保密承诺书。3.规范工作场所安全管理档案数字化工作场所应设置门禁系统、监控系统等安全设施，限制无关人员进入。工作场所应保持整洁、有序，防止档案丢失或损坏。（二）数据安全管理措施1.数据加密对档案数字化过程中产生的数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准要求。2.访问控制建立数据访问控制机制，对不同人员设置不同的访问权限，严格限制对档案数字化数据的访问。只有经过授权的人员才能访问和处理相关数据。3.数据备份与恢复按照规定的时间间隔和存储方式进行数据备份，定期进行数据恢复演练，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时恢复。（三）保密管理措施1.档案原件保护在档案数字化过程中，要采取有效措施保护档案原件，避免原件受到损坏、丢失或泄露。档案原件的取送、整理、扫描等操作应在规定的场所进行，并有专人负责监督。2.数字化过程保密档案数字化工作场所应保持相对独立和封闭，防止无关人员进入。工作人员在工作过程中不得私自复制、传播档案数字化数据。3.存储介质管理对存储档案数字化数据的存储介质进行严格管理，存储介质应标明档案内容、存储时间等信息，并妥善保管。存储介质的销毁应按照规定程序进行，防止数据泄露。五、监督与检查（一）监督检查主体广西各级档案行政管理部门负责对本行政区域内档案数字化工作进行监督检查。各单位应加强对自身档案数字化工作的内部监督检查，确保工作规范有序进行。（二）监督检查内容1.制度执行情况检查各单位档案数字化制度的建立和执行情况，包括工作流程、人员管理、安全保密等方面的制度落实情况。2.工作质量对档案数字化成果的质量进行检查，包括图像清晰度、数据挂接准确性、存储备份完整性等。3.安全保密措施检查各单位档案数字化工作中的安全保密措施落实情况，如数据安全管理、保密管理等方面的措施是否到位。（三）检查方式与频率1.检查方式监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况随时开展，专项检查针对特定问题或重点领域进行。2.检查频率对重点单位和重点项目可适当增