教育部档案管理制度

PAGE教育部档案管理制度一、总则（一）目的为加强教育部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为教育事业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教育部机关及直属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：教育部档案工作实行集中统一领导，由办公厅负责归口管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映教育部各项工作的历史面貌和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存教育部在履行职能过程中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。5.服务性原则：以服务教育事业发展为宗旨，积极开发利用档案资源，为教育决策、教学科研、行政管理等提供优质服务。二、档案管理机构及职责（一）办公厅档案处1.负责制定和完善教育部档案管理制度、办法和标准。2.组织、指导和监督教育部机关及直属单位的档案工作。3.集中管理教育部机关形成的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。5.开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。6.组织档案人员业务培训，提高档案管理水平。（二）直属单位档案管理部门1.贯彻执行教育部档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.定期向办公厅档案处报送档案工作情况和统计报表。4.配合办公厅档案处开展档案业务培训和交流活动。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理各项规定。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保管工作，确保档案实体和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为利用者提供便利。5.热情接待档案利用者，按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记和反馈工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教育部机关在履行职能过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等。2.教育部直属单位在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。3.教育部召开的重要会议、举办的重大活动形成的文件、资料、声像等档案。4.教育部与国内外机构、组织交流合作形成的文件、协议等档案。5.教育部工作人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉档案等。（二）收集要求1.各部门和单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集归档。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要文件和资料应进行备份，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理标准和规范。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷册。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，分年度装订成册。5.声像档案：按照载体形式、内容主题进行分类整理，编制目录和说明。6.电子档案：按照电子文件管理规范进行整理，实行元数据管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合教育部工作实际，制定档案保管期限表。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案部门会同相关业务部门组成鉴定小组，提出存毁意见。3.对鉴定后需要销毁的档案，编制销毁清册，经主管领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人监销，并在销毁清册上签字。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映教育部主要职能活动和基本历史面貌的，对教育事业发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年保管。凡是在一定时期内对教育部工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。3.对档案进行科学分类、编号、上架，便于查找和管理。4.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，做到账物相符。5.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、修复加固等。五、档案的利用与统计（一）利用服务1.建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式、程序和审批权限。2.设立档案查阅室，为利用者提供方便快捷的查阅服务。利用者查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容和期限等。3.对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案，严格按照保密规定进行审批和利用，确保信息安全。4.根据利用者需求，提供档案复制、摘录等服务，并按照规定收取费用。5.积极开展档案信息资源开发利用工作，通过编写档案参考资料、举办档案展览等形式，为教育决策、教学科研、行政管理等提供参考依据。（二）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，报送办公厅档案处。统计报表应数据准确、内容完整、报送及时。3.档案统计数据应作为档案管理工作考核和决策的重要依据，定期进行分析研究，为档案管理工作的改进和发展提供参考。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的教育部档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.实现档案信息资源的共享和高效利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.!档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发档案管理软件，涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等业务环节，实现档案管理的信息化流程。3.数据安全保障：建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保档案信息安全。4.档案信息资源整合：整合教育部机关及直属单位的档案信息资源，实现互联互通，为教育事业发展提供全面、准确的档案信息服务。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.试点阶段：选择部分单位进行档案信息化建设试点，总结经验，完善方案。3.推广阶段：在教育部机关及直属单位全面推广档案信息化建设，逐步实现档案管理的信息化。4.完善阶段：不断优化档案信息化管理系统，拓展功能，提高档案信息化建设水平。七、档案工作监督与考核（一）监督检查1.办公厅档案处定期对教育部机关及直属单位的档案工作进行监督检查，确保档案管理制度的贯彻执行。2.监督检查内容包括档案管理机构设置、人员配备、制度建设、档案收集整理、保管利用、信息化建设等方面。3.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，责令限期整改。整改完成后，进行复查验收。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价机制，对教育部机关及直属单位的档案工作进行年度考核评价。2.考核评价内容包括档案工作目标完成情况、档案管理质量、服务利用效果、信息化建设水平等方面。3.考核评价结果作为单