公司入职档案管理制度

PAGE公司入职档案管理制度一、总则（一）目的为了规范公司入职档案管理工作，确保员工入职档案的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体新入职员工的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：员工应如实提供个人信息及相关证明材料，档案内容必须真实可靠。2.完整性原则：全面收集员工入职所需的各类资料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护员工档案信息的安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的流程和标准进行档案的建立、整理、保管和查阅。二、入职档案内容（一）个人基本信息1.身份证复印件（正反两面）。2.学历证书复印件（最高学历）。3.学位证书复印件（如有）。4.专业技术资格证书复印件（如有）。5.职业资格证书复印件（如有）。6.一寸免冠照片[X]张。（二）工作经历证明1.离职证明（原工作单位开具）。2.工作履历表（详细填写过往工作经历）。（三）入职手续相关材料1.入职申请表。2.劳动合同。3.薪资确认单。4.培训协议（如有）。（四）其他补充材料1.获奖证书复印件（如有）。2.荣誉证书复印件（如有）。3.体检报告。三、入职档案建立流程（一）入职前准备1.人力资源部门在新员工入职前，向其发放《入职档案资料清单》，明确所需提交的档案材料。2.员工应按照清单要求，在规定时间内准备好相关材料。（二）材料提交1.员工将准备好的入职档案材料提交至人力资源部门。2.提交方式可选择现场提交或邮寄，邮寄时应确保材料完整、包装妥善，并注明“入职档案”字样。（三）材料审核1.人力资源部门对员工提交的档案材料进行初步审核。2.审核内容包括材料的完整性、真实性、有效性等。3.对于不符合要求的材料，及时通知员工补充或更正。（四）档案录入1.审核通过的档案材料，由人力资源部门专人负责录入公司人力资源管理系统。2.录入信息应准确无误，确保与档案材料一致。3.建立电子档案索引，方便后续查询和管理。（五）档案整理与归档1.将审核通过的纸质档案材料按照类别进行整理。2.采用统一规格的档案盒进行归档，在档案盒上标注员工姓名、入职时间、档案类别等信息。3.建立纸质档案目录，与电子档案索引相对应，便于查找。四、入职档案保管（一）保管部门公司入职档案由人力资源部门指定专人负责保管。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.保持档案保管场所的清洁卫生，温度、湿度适宜。（三）档案存放方式1.按照员工入职时间顺序或其他合理方式排列档案盒，便于查找。2.对于重要的档案材料，可采取备份存储的方式，以防丢失或损坏。（四）档案定期检查1.人力资源部门定期对入职档案进行检查，检查周期为[X]年。2.检查内容包括档案的完整性、保管状况、信息更新等。3.对于发现的问题，及时进行处理，并记录在案。五、入职档案查阅（一）查阅权限1.人力资源部门内部人员因工作需要可查阅入职档案。2.其他部门人员如需查阅，需经人力资源部门负责人批准，并在指定地点查阅。3.涉及员工个人隐私的信息，未经员工本人同意，不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《入职档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审批。3.审批通过后，由档案保管人员陪同查阅人员在指定地点查阅档案。4.查阅人员不得擅自复印、拍照或带出档案材料。如需复制相关材料，需另行申请并经批准。（三）查阅记录1.每次查阅档案均应进行记录，记录内容包括查阅时间、查阅人员、查阅目的、查阅内容等。2.查阅记录应妥善保存，以备查询。六、入职档案信息变更（一）变更情形1.员工个人基本信息发生变更，如姓名、性别、出生日期、联系方式等。2.学历、学位、专业技术资格、职业资格等证书信息发生变更。3.工作经历发生变更，如离职、入职新单位等。（二）变更申请1.员工应及时向人力资源部门提交《入职档案信息变更申请表》，并附上相关证明材料。2.证明材料应真实有效，能够充分证明信息变更的事实。（三）变更审核与处理1.人力资源部门对员工提交的变更申请及证明材料进行审核。2.审核通过后，及时对电子档案和纸质档案中的相关信息进行更新。3.将变更后的档案材料重新整理归档。七、入职档案销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其入职档案在保存一定期限后，可根据相关规定进行销毁。2.档案保存期限按照国家法律法规和公司规定执行。（二）销毁流程1.人力资源部门提出档案销毁申请，填写《入职档案销毁申请表》，注明销毁档案的员工姓名、入职时间、档案类别、销毁原因等。2.将申请表提交至公司分管领导审批。3.审批通过后，由人力资源部门会同相关部门人员共同对拟销毁的档案进行清点、核对。4.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁彻底。5.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、参与人员等。6.销毁记录应妥善保存，以备查考。八、附则