工商联档案三合一制度

PAGE工商联档案三合一制度一、总则（一）目的为加强工商联档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和档案工作行业标准，结合工商联实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工商联机关及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。工商联档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。2.真实准确原则。档案内容应真实反映工商联工作实际情况，数据准确无误。3.便于利用原则。档案整理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善工商联档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工商联各类档案，确保档案的质量和安全。3.指导和监督所属各部门的档案工作，并提供业务培训和咨询服务。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时收集和整理。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，积极提供档案利用线索。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与工商联工作相关的文件、指示、通知等。2.工商联召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.工商联制定的规章制度、工作计划、总结、统计报表等。4.工商联开展业务活动形成的文件材料，如调研报告、工作方案、项目资料、合同协议等。5.工商联组织的各类培训、学习、考察等活动形成的文件材料。6.工商联与其他单位往来的文件材料，如函件、介绍信、合作协议等。7.工商联工作人员形成的个人业务档案，包括工作业绩、培训记录、考核材料等。8.反映工商联历史沿革、重大事件、重要活动的文件材料、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对于重要文件材料，应同时收集电子文档，并确保电子文档与纸质文档内容一致。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案的形成来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、声像档案类等类别。2.党群工作类主要包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。3.行政管理类主要包括机关日常办公、会议、机要、保密、信访、接待等方面的文件材料。4.业务工作类主要包括工商联履行职能开展的各项业务活动形成的文件材料，如经济联络、会员服务、行业协会管理等。5.人事管理类主要包括人员招聘、培训、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的文件材料。6.财务管理类主要包括财务预算、决算、收支、资产、审计等方面的文件材料。7.声像档案类主要包括照片、录音、录像等反映工商联工作活动的声像资料。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照分类标准，对收集到的文件材料进行分类，同一类别的文件材料按照时间顺序排列。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、责任者、日期、文号、页数等信息，确保编目准确、清晰。4.对于纸张破损、字迹褪色等不符合保管要求的文件材料，应进行修复或复制。5.声像档案应按照内容进行分类，并编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案架、档案柜等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应标注清晰的类别、年度、保管期限等标识，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本机关制定的法规政策性文件、重要会议文件、重要业务文件、机构演变文件、人事任免文件等。3.长期保管的档案主要包括本机关一般业务文件、重要活动文件、一般性会议文件等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括本机关一般性事务文件、临时性文件等，保管期限为1年至10年。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点和检查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放有序。2.检查档案的保管状况，如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理。3.对档案管理人员的工作进行监督检查，确保档案管理工作规范、有序。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合档案的现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且确无继续保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出档案清单，提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经档案管理部门负责人审核，报工商联领导批准后，方可进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作情况。3.档案库房的温湿度、设备运行等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计记录。2.采用计算机软件等手段，对档案统计数据进行汇总、分析和管理，提高统计工作效率和准确性。（三）统计报告1.档案管理部门应定期向上级主管部门和工商联领导提交档案统计报告，反映档案管理工作的进展情况和存在的问题。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，为领导决策提供参考依据。八、档案利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本机关档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅本机关档案。（二）利用手续1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准。3.借阅档案的期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。4.上级机关、其他单位查阅本机关档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人审核，报工商联领导批准后，方可查阅。5.司法机关、纪检监察机关等查阅本机关档案，应按照法定程序办理查阅手续，并提供相关证明文件。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为档案利用者提供优质服