某街道档案管理制度

PAGE某街道档案管理制度一、总则（一）目的为加强某街道档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于某街道机关各部门、各社区及下属企事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道设立专门的档案管理机构，对全街道各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映街道各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备齐全。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案不被损坏、丢失和泄露，严格遵守国家有关保密规定。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构街道成立档案管理工作领导小组，由街道党工委书记任组长，办事处主任任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设办公室，挂靠在街道党政办公室，负责档案管理的日常工作。同时，设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）职责分工1.档案管理工作领导小组职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定街道档案管理工作的规章制度和发展规划。指导、协调街道各部门和社区的档案管理工作，解决档案管理工作中的重大问题。定期对街道档案管理工作进行检查和考核，确保档案管理工作的质量和水平。2.档案管理办公室职责负责起草、修订街道档案管理工作的规章制度和工作计划，并组织实施。组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高街道档案管理人员的业务素质和全体干部职工的档案意识。对街道各部门和社区的档案管理工作进行监督检查，指导档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。负责档案管理工作的日常事务，如档案的接收、登记、借阅、归还等工作。3.档案室职责负责接收、收集、整理、保管街道各类档案资料，确保档案的完整、准确、系统和安全。建立健全档案管理制度，严格执行档案管理的各项操作规程，做好档案的分类、编号、编目、装订等工作。编制档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便档案的查阅和利用。定期对档案进行鉴定和统计，对已到保管期限的档案提出鉴定意见，对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析。做好档案的安全防护工作，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。积极开展档案的编研工作，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、全宗介绍等，为街道各项工作提供参考依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街道党工委、办事处形成的各类文件、材料、会议记录、决议、决定、通知、通报等。2.街道各部门在履行职责过程中形成的文件、报表、报告、计划、总结、统计资料等。3.街道社区工作中形成的各类文件、资料、会议记录、居民档案、社区建设规划等。4.街道下属企事业单位在生产经营、行政管理等工作中形成的文件、合同、协议、财务报表、人事档案等。5.街道举办的各类活动、会议、培训、调研等形成的文件、资料、照片、录像等。6.上级机关下发的与街道工作相关的文件、资料、指示等。7.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各部门和社区应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对电子文件的收集，应确保其格式的通用性和可读性，并按照相关规定进行存储和管理。4.对实物档案的收集，应进行详细登记，注明实物的名称、来源、时间、用途等信息，并妥善保管。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。按照分类方案进行装订，编写页码，编制卷内目录和备考表。填写案卷封面，按照规定格式进行编号，装入档案盒。2.科技档案的整理按照项目进行分类，每个项目下再按照文件材料的形成阶段进行排列。对项目文件进行编号、编目，编制项目文件目录。对底图、蓝图等图纸进行整理，折叠成A4幅面，装订成册，并编制图纸目录。填写项目档案封面，按照规定格式进行编号，装入档案盒。3.会计档案的整理按照会计年度进行分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。对会计凭证进行装订，填写凭证封面，注明年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。对会计账簿进行整理，编写页码，编制账簿目录。对财务报告和其他会计资料进行分类整理，编制目录。填写会计档案封面，按照规定格式进行编号，装入档案盒。4.声像档案的整理按照载体形式进行分类，如照片、录像带、录音带等。对照片进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并进行文字说明。对录像带和录音带进行编号、编目，注明录制时间、内容、长度等信息，并制作文字说明。按照分类方案进行整理，装入档案盒或光盘盒，并编制目录。5.实物档案的整理对实物进行清理、登记，注明实物的名称、来源、时间、用途、规格、数量等信息。对具有保存价值的实物进行拍照或录像，并将照片或录像资料与实物档案一并保存。按照实物档案的分类方案进行整理，装入档案盒或展示柜，并编制目录。四、档案的保管（一）保管场所档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。4.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。5.档案库房应保持清洁卫生，温湿度应控制在规定范围内，温度一般为14℃24℃，相对湿度一般为45%60%。（三）档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合街道工作实际，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。2.档案销毁对已到保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核，报街道档案管理工作领导小组批准后，予以销毁。档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行。销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁时间等信息，并由监销人员签字确认。档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。五、档案的利用（一）利用范围1.街道机关各部门在工作中查阅档案，为制定政策、处理问题、开展工作提供参考依据。2.社区工作人员查阅档案，为社区管理、服务居民提供相关资料。3.街道下属企事业单位查阅档案，为企业生产经营、行政管理等工作提供支持。4.因工作需要，外单位查阅街道档案，须经街道档案管理部门负责人批准，并办理相关查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。2.借阅档案借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名及单位、借阅期限、借阅内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理人员应根据审批意见办理借阅手续，将档案交给借阅人员，并在借阅期限届满时及时催还。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、涂改、污损档案，如需延长借阅期限，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途、借阅日期、借阅期限、归还日期等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.档案管理人员应具有较强的责任心和敬业精神，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的质量和水平。3.档案管理人员应严格遵守档案管理工作的各项规章制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。3.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理人员的业务素质。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全防护工作，确保档案库房的整洁卫生和温湿度适