经信委档案管理制度

PAGE经信委档案管理制度一、总则（一）目的为加强经信委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在经信委各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于经信委机关各科室、直属事业单位以及所属企业的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指经信委在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则。经信委档案工作实行集中统一领导，由办公室负责档案的综合管理，各科室、直属事业单位和所属企业明确专人负责档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映经信委各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则。全面收集、整理经信委在不同时期形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立经信委档案管理领导小组，由经信委主任担任组长，副主任担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责审议档案管理工作的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）办公室办公室作为经信委档案管理的综合部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施经信委档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和利用经信委机关的各类档案，对直属事业单位和所属企业的档案工作进行指导、监督和检查。3.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。5.定期向经信委档案管理领导小组汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。（三）档案管理人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉经信委业务工作，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的整理质量。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案利用登记和统计工作。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与经信委工作相关的文件、指示、通知等。2.经信委制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、总结报告等。3.经信委召开的各类会议文件、记录、纪要。4.经信委开展的各类业务活动形成的文件、报表、合同、协议等。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为经信委各项工作提供有效服务。（二）利用方式1.查阅。因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅。因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和归还时间，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容，按时归还档案。3.出具证明。因对外联系工作等需要出具档案证明的，由档案管理部门核实档案内容后，按照规定格式出具证明，并加盖经信委档案专用章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在科室、利用目的、档案名称及数量、归还时间等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员和相关业务科室人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保存价值和历史意义，结合经信委工作实际，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。1.具有重要历史价值和现实意义，反映经信委主要职能活动和基本历史面貌的档案，应列为永久保管。2.在一定时期内对经信委工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.在较短时间内对经信委工作有参考价值的档案，列为短期保管。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理，提出保管期限的初步意见。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。3.对确定为销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等内容。（四）销毁审批与实施《档案销毁清册》经档案管理领导小组审批后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。监销人员应对销毁过程进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计报表应定期报送档案管理领导小组和上级档案管理部门。（二）移交工作1.经信委所属企业因改制、重组等原因发生档案归属变化的，应按照国家有关规定，及时办理档案移交手续。2.档案移交时，移交单位应编制《档案移交清册》，详细注明档案名称、数量、保管期限等内容，并与接收单位进行核对签字。接收单位应妥善保管移交的档案。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现经信委档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享利用。（二）建设内容1.档案数字化。对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设。选用功能完善、安全可靠的档案管理软件，实现档案的收集、整理、编目、检索、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.网络安全保障。加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息安全。（三）数据管理1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。2.加强对电子档案数据的维护和管理，及时更新档案信息，保证数据的准确性和完整性。九、监督与检查（一）监督检查机制建立经信委档案管理监督检查机制，定期对各科室、直属事业单位和所属企业的档案管理工作进行检查。检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管状况、档案利用情况等。（二）问题整改对检查中发现的问题，应及时下达整