档案三合一制度设计

PAGE档案三合一制度设计一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实、准确地反映公司各项活动的实际情况。3.安全保密原则。加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：涵盖市场调研、市场营销、财务管理、人力资源管理、物资采购、生产运营等业务活动形成的文件。4.生产技术类：涉及产品研发、工艺设计、生产流程、质量控制、设备管理等方面的技术文件。5.基本建设类：包括公司基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等全过程形成的文件。6.会计档案类：按照国家会计档案管理规定，对公司会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类管理。7.声像档案类：包括照片、录音、录像等反映公司重要活动和事件的声像资料。8.电子档案类：对公司形成的电子文件进行分类存储和管理。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”四级编号体系。2.全宗号：公司档案全宗号为[具体全宗号]。3.目录号：根据档案分类设置目录号，如行政管理类为1，党群工作类为2，以此类推。4.案卷号：按年度、类别对档案进行排列，编立案卷号。5.件号：在案卷内对每份文件进行编号。三、档案形成与收集（一）文件形成要求1.各部门及所属单位在工作中应及时形成各类文件，确保文件内容真实、准确、完整。2.文件起草应规范格式，使用统一的纸张、字体、字号等，注明起草部门、起草人、日期等信息。3.文件签署应严格按照公司规定的流程进行，确保文件的有效性。（二）收集范围1.公司内部形成的各类文件，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。2.公司与外部单位往来的文件，如合同、协议、函件等。3.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件，如工作报告、技术总结等。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件，应在文件办理完毕后及时收集归档。2.重大活动、项目结束后，相关部门应及时将活动、项目过程中形成的文件收集整理归档。（四）收集流程1.各部门指定专人负责文件的收集工作，定期将收集到的文件移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件进行初步审核，检查文件的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的文件退回原部门补充完善。3.审核通过的文件进行分类整理，按照编号规则进行编号，编制档案目录。四、档案整理与编目（一）整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理，提高档案管理效率。（二）整理方法1.纸质档案：按照分类方案进行分类，对每份文件进行装订、编页、编号，去除金属物，破损文件应进行修复。2.电子档案：按照分类方案进行分类存储，建立电子文件目录数据库，确保电子文件的可读性和可利用性。3.声像档案：对照片、录音、录像等进行分类整理，标注拍摄时间、地点、人物及内容摘要等信息，存储在磁性载体或光盘等存储介质上。（三）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等信息。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，便于查询和利用。3.对重要档案应编制检索工具，如索引、指南等，提高档案检索效率。五、档案保管与保护（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[具体年限]年。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[具体年限]年。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全完好。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，配备必要的防护设备和药品。4.电子档案应定期进行备份，存储在不同的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家法律法规和公司相关规定。2.服务公司原则。档案利用应围绕公司中心工作，为公司各项业务提供支持。3.确保安全原则。在档案利用过程中，应确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人、复制内容等信息。（三）利用流程1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用方式、利用内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合要求的予以办理。查阅档案的，由档案管理人员提供档案；借阅档案的，办理借阅手续；复制档案的，安排人员进行复制。4.利用者利用完毕后，应及时归还档案（借阅）或办理注销手续（查阅、复制）。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则。对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素。2.价值评估原则。根据档案的保存价值，确定档案的保管期限和处置方式。3.集体鉴定原则。成立档案鉴定小组，对档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门业务骨干等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案保管期限的调整意见和档案销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，判断档案的保存价值。2.分析比较法。与同类档案进行分析比较，确定档案的保存价值。3.效益评估法。评估档案对公司当前和未来工作的效益，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报公司分管领导批准。2.档案管理部门按照批准的销毁意见，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经档案管理部门负责人