三合一制度档案室

PAGE三合一制度档案室总则目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本三合一制度档案室管理规定。适用范围本规定适用于公司/组织各部门及全体员工形成的各类档案的管理。基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的利益。档案管理职责档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施公司/组织档案管理规章制度。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案的查阅利用提供便利。4.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供参考依据。5.负责对公司/组织各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。6.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施，确保档案实体安全。各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作。2.按照公司/组织档案管理规定，定期将本部门形成的档案移交档案室集中保管。3.积极配合档案室做好档案的查阅利用工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并接受档案室的指导和监督。档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等。3.做好档案的查阅利用服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时归还档案。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的账物相符，并做好档案的统计工作。5.参与档案的鉴定、销毁工作，提出合理的鉴定意见和建议。6.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁卫生，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。档案的收集与整理收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、章程以及各类往来文件。3.公司/组织内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结、报告等文件材料。4.公司/组织的产品研发、生产经营、质量管理、市场营销等方面的文件材料。收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对具有重要价值的档案材料，应及时向档案室移交，不得擅自留存或销毁。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固，便于保管和查阅。档案的保管库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.库房应配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等设施设备，并定期进行检查和维护。3.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分别存放，不得混放。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。档案清查核对1.档案室应定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账物相符。2.清查核对内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对清查核对情况应进行记录，并形成清查报告，报公司/组织领导审阅。档案的鉴定与销毁鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。鉴定方法1.档案鉴定工作小组应逐卷逐件对档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值，如有必要可延长保管期限。3.对失去保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，报公司/组织领导审批。销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单应经档案鉴定工作小组组长和公司/组织领导签字确认。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人应在档案销毁清单上签字，并将档案销毁清单归档保存。档案的查阅与利用查阅利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅利用档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外部单位因工作需要查阅利用公司/组织档案的，应持单位介绍信和有效证件，经公司/组织领导批准后，方可查阅利用。查阅利用手续1.查阅利用档案应填写档案查阅申请表，注明查阅利用目的、档案名称、查阅期限等信息。2.档案查阅申请表应经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。3.档案室根据审批意见，为查阅利用者提供档案，并做好查阅利用登记工作。4.查阅利用者应在规定的查阅期限内归还档案，如需延期，应重新办理审批手续。查阅利用要求1.查阅利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。2.查阅利用档案应在档案室指定的地点进行，如需带出档案室，应经档案室负责人批准，并办理借阅手续。3.查阅利用者不得擅自将档案转借他人，不得泄露档案内容。档案信息化管理信息化建设目标1.建立公司/组织档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织各项工作提供便捷的档案信息支持。信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统开发：开发档案信息化管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障：建立档案信息化管理系统的安全保障体系，确保档案信息的安全。信息化管理要求1.档案管理人员应熟练