国土所档案工作制度

PAGE国土所档案工作制度一、总则（一）目的为加强国土所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在国土资源管理工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土所全体工作人员在国土资源管理各项业务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则国土所档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映国土资源管理工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，保证档案资料的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、保护和统计工作，确保档案的安全和完整。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照程序进行档案的鉴定和销毁。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。（二）各业务岗位人员职责1.在工作中形成的各类文件材料，应及时收集、整理，定期移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、编目、鉴定等工作，提供必要的信息和资料。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自查阅、借阅档案。4.对涉及本人或本部门的档案，应协助档案管理人员进行整理和保管。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级国土资源部门下发的各类文件、通知、规定等。2.国土所形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.土地资源管理业务档案，如土地登记、土地出让、土地征收、土地利用规划等档案。4.矿产资源管理业务档案，如采矿权登记、勘查许可证登记、矿产资源储量报告等档案。5.地质灾害防治业务档案，如地质灾害调查、监测、防治方案等档案。6.其他与国土资源管理工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各业务岗位人员应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案目录。3.按照分类顺序将文件材料装订成册，编制页码。4.对档案进行上架排列，便于查找和利用。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存储1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或档案架上。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.建立档案存储索引，便于快速查找和利用档案。（四）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理人员同意，并进行登记。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理人员签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。4.借阅结束后，应按时归还档案，并办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各业务岗位负责人等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。3.对已过保管期限且无保存价值的档案，进行销毁处理。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出档案销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报国土所负责人审批。2.经批准后，档案管理人员会同相关人员对拟销毁的档案进行清点、登记。3.对销毁的档案应采用焚烧、粉碎等方式进行处理，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立国土所档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为国土资源管理工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设开发或选用适合国土所档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、鉴定、销毁等业务的信息化管理。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保数据的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系