调委会档案管理制度

PAGE调委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强调委会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于调委会各项工作的开展及查询利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于调委会在处理各类调解事务过程中形成的所有档案资料，包括调解申请书、调查笔录、调解协议书、回访记录等相关文件材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则调委会档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映调解工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息的泄露。4.便于利用原则档案管理应便于调委会工作人员及相关部门查阅利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善调委会档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理调委会各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询利用。4.定期对档案管理工作进行检查和总结，不断改进档案管理工作。5.负责向调委会工作人员及相关部门提供档案查阅服务，并对查阅情况进行登记。6.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理业务水平。（二）调委会工作人员职责1.负责及时将本人在调解工作中形成的各类文件材料收集整理，并移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档等工作，提供必要的协助。防止档案的丢失、损坏和泄密。3.在工作中需要查阅档案时，应按照规定办理查阅手续，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.调解申请阶段：调解申请书、当事人身份证明材料、授权委托书等。2.调查取证阶段：调查笔录、证人证言、相关证据材料等。3.调解过程阶段：调解会议记录、调解方案、调解协议书等。4.回访阶段：回访记录、当事人反馈意见等。5.其他与调解工作相关的文件材料，如上级指示、领导批示、会议纪要等。（二）收集要求1.调委会工作人员应在调解工作结束后及时将相关文件材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续完备。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照调解案件的性质、时间、来源等因素进行分类，可分为民事调解档案、商事调解档案、劳动争议调解档案等。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.装订将收集到的文件材料按照一定的顺序进行排列，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案的整齐美观。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和统计。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对整理好的档案进行归档，归档时间一般为每季度末。2.归档的档案应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。3.归档的档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.调委会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及重大调解案件、具有重要历史价值和法律意义的档案。长期保管的档案：保管期限为30年，主要包括一般调解案件的档案。短期保管的档案：保管期限为10年，主要包括一般性事务的档案。2.档案保管期限的确定应根据档案的重要程度、历史价值、法律意义等因素进行综合判断，并严格按照国家有关规定执行。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.调委会工作人员因工作需要查阅档案时，可直接到档案管理部门查阅，并填写档案查阅登记表。2.其他部门或人员因工作需要查阅档案时，应经调委会负责人批准，并到档案管理部门办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经调委会负责人批准，不得查阅。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理部门应根据查阅人员的权限，提供相应的档案，并对查阅情况进行登记。3.查阅人员不得擅自将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.调委会工作人员查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。2.其他部门或人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。利用档案时，应确保档案的安全，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每5年进行一次全面鉴定。2.准确客观原则鉴定工作应依据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素进行准确客观判断。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由调委会负责人、档案管理部门负责人及相关工作人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.审查档案内容对档案的真实性、完整性、准确性进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考档案保管期限对照档案保管期限的规定，判断档案是否已达到保管期限。3.结合实际利用情况考虑档案的实际利用频率和利用价值，判断档案是否还有继续保存的必要。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报调委会负责人批准。2.编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并由档案鉴定小组人员签字确认。3.按照规定的程序进行销毁，销毁时应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立调委会档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、查阅利用、统计分析等功能，为调委会工作提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和软件系统，建立档案数据库。2.将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类存储。3.建立档案管理信息系统的安全防护机制，防止电子档案信息的泄露和损坏。4.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案具有同等法律效力，其内容应与纸质档案一