湖北综合档案管理制度

PAGE湖北综合档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织综合档案管理，有效保护和利用档案资源，提高公司/组织管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织综合档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则。档案内容应真实反映公司/组织各项工作活动的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则。采取有效措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业档案管理人员，负责公司/组织综合档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施公司/组织档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管公司/组织各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等工作，建立健全档案检索体系。4.开展档案利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息服务。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门开展相关工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理。2.定期将整理好的档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司/组织各项管理制度、规定、办法等文件。3.公司/组织年度工作计划、总结、报告等材料。4.公司/组织各类会议记录、纪要、决议等文件。5.公司/组织业务活动中形成的合同、协议、订单、报表等文件。6.公司/组织财务预决算、审计报告、会计凭证等文件。7.公司/组织人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等材料。8.公司/组织科研项目、技术创新等活动中形成的数据、报告、成果等文件。9.公司/组织对外宣传、交流活动中形成的资料、图片、音像等文件。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，按照文件形成时间顺序或重要程度进行排列。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）归档程序1.各部门兼职档案员在每年年底前，将本部门整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.对符合要求的档案，档案管理部门进行分类、编号、编目等整理工作，并录入档案管理系统。4.将整理好的档案装入档案盒，上架存放，并建立档案台账。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法公司/组织综合档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度分类。按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别排列。2.机构（问题）分类。按照公司/组织内部机构或问题进行分类，同一机构（问题）的文件集中排列。3.保管期限分类。根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案主要是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要文件；长期保管的档案一般是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的文件；短期保管的档案是在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的文件。（三）编号规则档案编号采用全宗号年度机构（问题）保管期限件号的结构。1.全宗号：由档案管理部门统一编制，代表公司/组织档案全宗。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.机构（问题）：用两位或三位代码表示，如“01”表示办公室，“02”表示财务部等。4.保管期限：用“Y”表示永久，“C”表示长期，“D”表示短期。5.件号：按文件排列顺序编写，从“1”开始。例如：全宗号为“001”，2023年办公室形成的永久保管的第1份文件编号为“001202301Y001”。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等项目。3.卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.编目应准确、清晰，便于查找和利用。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应坚持全面的历史观点，从公司/组织的实际出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司/组织的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值，包括对公司/组织工作的查考利用价值、历史研究价值等。3.档案的完整性和准确性。（四）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析其保存价值。2.综合分析法。结合公司/组织的发展规划、业务特点等因素，对档案进行综合分析。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、年度、保管期限、销毁原因等项目。3.档案销毁清册经公司/组织领导审批后，由档案管理部门负责组织销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新。（三）保护措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，严禁无关人员进入档案库房。2.做好档案的防火工作，档案库房应配备消防器材，并定期进行检查和维护。3.做好档案的防潮工作，控制档案库房的湿度，防止档案受潮发霉。4.做好档案的防虫工作，定期在档案库房投放防虫药品，防止档案被虫蛀。5.做好档案的防盗工作，档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。6.做好档案的防光工作，档案库房应采用防光窗帘，避免阳光直射档案。7.做好档案的防尘工作，定期对档案库房进行清扫，保持库房清洁。8.做好档案的防有害气体工作，档案库房应保持通风良好，防止有害气体对档案造成损害。七、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为公司/组织各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司/组织档案，须经公司/组织领导批准。（三）利用方式1.查阅。档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅。档案利用者因工作需要可借阅档案，但须办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.复制。档案利用者可根据需要复制档案，但须经档案管理部门同意，并注明复制用途。（四）利用程序1.查阅档案。档案利用者应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供查阅。2.借阅档案。档案利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案。档案利用者应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字后，办理复制手续。档案管理部门按照规定收取复制费用。（五）服务要求1.档案管理部门应热情接待档案利用者，及时提供所需档案信息。2.对档案利用者提出的问题，应耐心解答，提供必要的帮助。3.做好档案利用登记工作，记录档案利用者的姓名、部门、查阅内容、查阅时间等信息。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织综合档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数据录入。将纸质档案和电子档案进行数字化处理，录入档案管理信息系统。2.档案信息检索。建立档案信息检索体系，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案利用管理。通过档案管理信息系统，实现档案查阅、借阅、复制等利用业务的在线办理。4.档案安全管理。采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管