档案室接收管理制度

PAGE档案室接收管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，规范档案接收工作流程，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类档案的接收管理工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：确保接收的档案内容真实反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集应归档的文件材料，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案的整理、编目等应准确无误，便于查找和利用。4.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案接收职责分工（一）档案室职责1.负责制定档案接收工作计划和流程，明确接收标准和要求。2.组织开展档案接收工作，对接收的档案进行审核、整理、编目、上架等操作。3.建立档案接收台账，记录档案的接收时间、来源、数量、类别等信息。4.定期对档案接收工作进行总结和分析，不断完善档案接收管理制度。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类，确保档案材料齐全、完整、准确。2.按照档案移交时间要求，将整理好的档案及时移交至档案室，并办理交接手续。3.协助档案室做好档案接收过程中的相关工作，提供必要的档案信息和解释说明。三、档案接收范围（一）文书档案1.公司/组织制发的各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.公司/组织收到的上级机关、同级单位和下级单位的来文。3.公司/组织内部会议、专题会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.公司/组织与外单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司/组织的工作计划、总结、统计报表等。（二）科技档案1.产品研发过程中形成的技术文件资料，包括设计图纸、技术方案、实验报告、测试数据等。2.工程项目建设过程中形成的文件资料，如可行性研究报告、初步设计、施工图、竣工图、工程变更记录等。3.设备仪器的购置、安装、调试、维修、报废等过程中形成的文件资料，包括设备清单、说明书、操作规程、维修记录等。（三）人事档案1.员工的个人基本信息登记表、身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件等。2.员工的劳动合同、聘用合同、岗位变动记录、工资调整记录等。3.员工的考核评价材料，如年度考核表、绩效考核记录、奖惩决定等。4.员工的培训记录、职业资格证书、专业技术职务任职资格评审材料等。5.员工的党团组织关系材料、入党申请书、入党志愿书、转正申请书等。（四）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务预算、决算报告、财务审计报告等。3.税务申报资料、发票存根联等。4.资金管理、资产管理等方面的文件资料。（五）业务档案1.市场营销业务中形成的客户资料、市场调研报告、销售合同、营销活动策划方案等。2.生产管理业务中形成的生产计划、生产调度记录、质量检验报告、产品生产记录等。3.物资采购业务中形成的采购合同、供应商资料、采购订单、验收报告等。4.其他各类业务活动中形成的具有保存价值的文件资料。四、档案接收要求（一）文件材料质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰工整，签字盖章齐全，纸质优良，格式规范。2.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，同时应注明文件形成日期、来源、保管期限等信息。3.照片、录音、录像等声像档案应图像清晰、声音清楚，载体完好，并配有文字说明。（二）档案整理要求1.各部门应按照档案分类方案对档案进行整理，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类，人事档案应按照类别进行分类，财务档案应按照会计年度、类别等进行分类，业务档案应按照业务类型、时间顺序等进行分类。3.档案应进行编号，编号应科学合理、便于查找。文书档案可采用全宗号、年度、保管期限、件号等编号方式，科技档案可采用项目编号、分类号、卷号等编号方式，人事档案可采用档案编号、类别号、顺序号等编号方式，财务档案可采用会计年度、类别代码、册号等编号方式，业务档案可根据实际情况制定编号规则。4.档案应编制目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于查找和利用。（三）档案移交要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的档案移交至档案室，移交时应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、类别、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案室应对移交的档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、系统性等方面。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充完善。3.审核通过的档案应办理正式移交手续，移交清单一式两份，一份由档案室留存，一份由移交部门留存。五、档案接收流程（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，定期对本部门形成的文件材料进行清理和收集。2.收集的文件材料应按照档案分类方案进行初步分类，并进行简单的整理，确保文件材料齐全、完整。（二）档案整理1.各部门收集的档案应在规定的时间内进行进一步整理，按照档案整理要求进行分类、编号、编目等操作。2.整理过程中应注意检查文件材料的质量，对不符合要求的文件材料应及时进行补充或修正。（三）档案移交申请1.各部门整理好档案后，应填写档案移交申请表，申请表应包括档案名称、数量、类别、整理情况、移交时间等信息。2.将档案移交申请表提交至档案室，申请档案移交。（四）档案审核1.档案室收到档案移交申请表后，应及时安排人员对申请移交的档案进行审核。2.审核人员应按照档案接收要求对档案的完整性、准确性、系统性等方面进行检查，如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充完善。（五）档案移交1.审核通过的档案，移交部门应按照档案移交清单将档案移交至档案室，并办理交接手续。2.档案室接收档案后，应对档案进行登记，并按照档案分类上架存放。六、档案接收时间（一）定期接收1.文书档案应在次年上半年完成上一年度档案的接收工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成档案的接收工作。3.人事档案应在员工离职后一个月内完成档案的整理和移交工作。4.财务档案应在会计年度终了后六个月内完成档案的整理和移交工作。5.业务档案应根据业务活动的实际情况，在规定的时间内完成档案的接收工作，一般应在业务活动结束后一个月内完成。（二）不定期接收1.对于一些特殊情况或紧急需要的档案，档案室可根据实际情况随时接收。2.各部门应及时将重要的、具有保存价值的文件材料移交至档案室，不得拖延。七、档案接收后的管理（一）档案存储1.档案室应具备符合档案保管要求的库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类上架存放，排列整齐有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置。3.对磁性载体档案、电子档案等特殊载体档案，应采取专门的存储设备和保护措施，确保档案信息的安全。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案。2.档案保管期限的划分应按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行确定，具体划分标准见附件[具体保管期限划分标准文件名称]。（三）档案鉴定与销毁1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，并提出鉴定意见。3.对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清单，清单应包括档案名称、数量、类别、销毁日期等信息，并由鉴定小组成员签字确认。档案销毁清单应永久保存。4.档案销毁工作应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应有专人负责监督，防止档案丢失或泄密。（四）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.档案室应根据档案查阅申请表，为查阅人员提供必要的档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案室的规章制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案，应经档案室负责人同意，并按照规定的程序进行复印。4.公司/组织外部单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，并经公司/组织相关部门负责人批准后，方可到档案室查阅。查阅过程中，档案室应安排专人陪同，确保档案安全。（五）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的接收、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计内容应包括档案数量、类别、保管期限、利用人次及利用效果等方面。统计数据应准确、及时、完整，并定期向上级主管部门报送。3.档案统计工作应采用科学的统计方法和手段，确保统计数据的真实性和可靠性。同时，应根据统计数据进行分析研究，为档案管理工作提供决策依据。八、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织内部设立档案管理监督检查小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员代表。监督检查小组负责对档案接收管理制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案接收工作是否按照规定的流程和要求进行。2.档案接收的质量是否符合要求，包括文件材料的完整性、准确性、系统性等方面。3.档案移交手续是否齐全，交接记录是否完整。4.档案接收后的管理工作是否规范，包括档案存储、保管期限划分、鉴定与销毁、利用、统计等方面。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组每年定期对档案接收管理制度的执行情况进行全面检查，检查结果应形成书面报告，并向公司/组织领导汇报。2.不定期抽查：监督检查小组根据工作需要，不定期对档案接收工作的某个环节或某个部门的档案管理情况进行抽查，及时发现问题并督促整改。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督检查小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的