屠宰厂档案管理制度

PAGE屠宰厂档案管理制度一、总则（一）目的为加强屠宰厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产经营、质量管理、环境保护、法律法规遵循等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本厂各部门及全体员工在生产经营、管理活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指屠宰厂在从事屠宰加工、销售、管理等活动中直接形成的，对本厂和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案由厂综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映本厂各项活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理与本厂相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：科学分类、编号和整理档案，建立便捷的检索系统，方便档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本厂档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本厂各类档案，接收、整理、保管、统计和鉴定档案，定期向有关部门和人员提供档案利用服务。3.指导和监督各部门的档案工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。5.做好档案的安全保护工作，配备必要的档案保管设施设备，确保档案实体安全和信息安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交综合档案室集中管理。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供档案利用所需的相关资料和信息。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程，确保档案管理工作规范有序。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架和保管等工作，保证档案的质量和安全。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.做好档案的借阅登记、归还检查等工作，严格执行档案借阅制度，防止档案丢失和泄密。5.定期对档案进行清查核对，确保档案账实相符，对破损、褪色等不符合保管要求的档案及时进行修复和复制。6.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对到期档案和无保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括上级文件、本厂文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、人事档案、财务档案等。2.生产管理类档案：包括生产计划、工艺流程、操作规程、质量检验记录、设备维护档案、生产报表等。3.质量管理类档案：包括质量标准、检验报告、不合格品处理记录、质量认证文件等。4.安全管理类档案：包括安全管理制度、安全检查记录、事故报告与处理记录、应急预案等。5.环境保护类档案：包括环境影响评价报告、环保设施运行记录、污染物排放监测报告等。6.市场营销类档案：包括市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等。7.其他类档案：包括与本厂相关的法律事务文件、对外合作协议、荣誉证书等。（二）收集要求1.兼职档案员应及时收集本部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.对重要文件和资料应实行双套制保存，一份纸质档案，一份电子档案。3.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般分为行政管理、生产管理、质量管理、安全管理、环境保护、市场营销等类别。2.对每一类档案进行细分，如行政管理类可分为文件、会议、人事、财务等子类；生产管理类可分为计划、工艺、设备等子类。3.按照分类顺序对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。4.对每份档案进行装订，去除金属物，采用统一规格的档案夹或档案盒进行保管。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本厂的重要文件、法规性文件、年度总结、财务决算、人事任免等。3.长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括生产经营活动中的重要文件、质量检验记录、设备档案等。4.短期保管的档案期限为1年至10年，主要包括一般性文件、临时性报表等。（三）保管要求1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清查核对，确保档案账实相符，对发现的问题及时进行处理。3.对破损、褪色等不符合保管要求的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.做好档案库房的温湿度控制，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。5.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案的利用（一）利用范围1.本厂员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本厂档案，须经本厂相关部门负责人批准。（二）利用方式1.查阅：员工可在综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换和销毁档案。2.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得将档案带出综合档案室。如需带出，须经综合档案室负责人批准，并办理相关手续。3.查阅、借阅档案后应及时归还，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。4.外单位查阅本厂档案，应按照本厂相关规定办理手续，查阅过程中应有本厂人员陪同，不得擅自复制、摘抄档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，对档案进行定期鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.将档案销毁清册报本厂主管领导审批。3.经批准后，由综合档案室组织实施档案销毁工作，销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描转换，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像清晰、完整。2.对电子档案进行规范整理，确保电子文件格式统一、元数据完整。（三）存储与管理1.将数字化档案存储在专门的服务器或存储设备上，建立备份机制，确保数据安全。2.利用档案管理信息系统对数字化档案进行分类、编号、著录等管理，实现档案信息