财经所档案管理制度

PAGE财经所档案管理制度一、总则（一）目的为加强财经所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于财经所全体工作人员在各项财经工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：财经所档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映财经工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理财经工作中形成的各种文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责财经所档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行科学分类、编目和上架，确保档案存放有序。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格执行档案查阅、借阅审批制度。5.定期对档案进行检查、核对，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。6.积极开展档案信息开发利用工作，为财经工作提供参考依据。7.参与档案鉴定、销毁工作，按照规定程序进行档案处置。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类财务报表、账目、凭证、审计报告等财务档案。2.财政预算、决算文件，专项资金管理文件等财政档案。3.税收征管资料，包括纳税申报、税款征收、税务检查等档案。4.财经政策法规文件、会议记录、工作计划与总结等工作文件。5.涉及财经工作的合同、协议、招投标文件等业务档案。6.其他与财经工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为财务档案、财政档案、税收档案、综合档案等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保档案的整齐美观，便于保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案的完整性和准确性。2.将审核合格的档案按照分类方案和编号规则进行归档，填写档案归档登记表。3.对归档后的档案进行上架存放，建立档案存放位置索引。（二）保管期限1.永久保管：对涉及重大财经决策、重要资产权益、长期保存有价值的档案，实行永久保管。2.定期保管：根据档案的重要程度和时效性，确定不同的定期保管期限，一般分为30年、10年等。（三）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案应存放在专用的档案柜中，保持通风良好，温度和湿度适宜。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，确定是否提供查阅，并安排查阅地点和人员。4.查阅人在档案管理人员的监督下查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。5.查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的用途、归还时间等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字审批后，方可借阅档案。3.借阅人需向档案管理人员出具有效身份证件，办理借阅登记手续，领取档案。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。（三）查阅、借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和借阅。2.重要档案的查阅和借阅应严格控制，必要时需经财经所领导批准。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、慎重决定的原则，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和财务人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保存意义，确定是否销毁。3.对鉴定通过的拟销毁档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。4.档案销毁清册经财经所领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案应进行彻底删除，并做好记录。（五）销毁监督档案销毁过程应有专人监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。2.档案统计报表应真实、准确、及时，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.财经所因机构变动、撤销等原因，需要对档案进行移交时，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交