退役军人人事档案制度

PAGE退役军人人事档案制度总则目的与依据为了加强对退役军人人事档案的管理，维护退役军人的合法权益，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，依据《中华人民共和国档案法》、《退役士兵安置条例》以及国家有关退役军人管理的法律法规，制定本制度。适用范围本制度适用于本公司/组织接收、管理的所有退役军人人事档案。基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映退役军人的经历、政治面貌、业务能力等实际情况。2.完整性原则：全面收集退役军人在服役期间及退役后相关的各类材料，确保档案材料齐全。3.保密性原则：严格遵守国家保密规定，对退役军人的个人信息和档案内容予以保密，防止信息泄露。4.规范化原则：按照统一的标准和规范对人事档案进行整理、保管和利用，提高管理效率。档案材料收集与整理收集范围1.入伍材料：入伍登记表、应征公民政治审查表、体格检查表、批准入伍通知书等。2.服役期间材料：军衔晋升材料、奖惩材料、培训结业证书、立功受奖登记表、伤残评定表等。3.退役材料：退出现役登记表、退伍证、退役士兵介绍信等。4.就业创业材料：就业协议书、劳动合同、创业项目计划书、营业执照等。5.其他材料：学历学位证书、职业资格证书、社会保险缴纳记录等与退役军人个人相关的重要材料。收集要求1.明确专人负责档案材料的收集工作，主动与退役军人原服役部队、相关部门及个人沟通联系，及时获取所需材料。2.对于新接收的档案材料，要认真核对材料的真实性、完整性和有效性，确保符合归档要求。3.建立材料收集登记制度，详细记录材料名称、来源、接收时间等信息，便于查询和追溯。整理规范1.分类：按照档案材料的性质和内容，将退役军人人事档案分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等。2.编号：为每一份档案材料编制唯一的编号，编号应体现材料类别、年度和顺序号，便于管理和查找。3.装订：将每份档案材料按照类别顺序排列，采用A4纸规格进行左侧装订，保持整齐美观。4.编目：编制档案目录，目录应包括材料编号、名称、日期、页数等信息，置于档案首页，方便查阅。档案保管保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等设施设备。保管设备配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并定期检查维护，确保其质量完好。同时，配备温湿度计、灭火器、防虫药等辅助设备，保障档案保管环境适宜。保管要求1.上架存放：按照档案类别和编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和管理。2.定期盘点：每年对退役军人人事档案进行一次全面盘点，核对档案数量、编号、内容等信息，确保账实相符。3.安全防护：加强库房安全管理，严格限制无关人员进入库房，做好防火、防盗、防潮等工作，确保档案安全。档案利用利用范围1.本公司/组织内部因工作需要查阅退役军人人事档案的，经相关领导批准后可以查阅。2.司法机关、退役军人安置部门等依法依规需要查阅档案的，按照规定办理查阅手续。利用程序1.申请：查阅档案的部门或个人填写查阅申请表（包括查阅目的、内容、范围等），经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并确定查阅方式和时间。3.查阅：查阅人员凭审批后的申请表到档案库房查阅档案，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.登记：查阅过程中，档案管理人员要详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息，查阅完毕后，由查阅人员在查阅登记表上签字确认。借阅管理1.因特殊情况需要借阅退役军人人事档案的，按照查阅利用程序办理审批手续后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员要妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案安全完整。档案信息化管理信息化建设目标建立退役军人人事档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。数据录入1.安排专人负责将纸质档案中的信息准确录入信息化管理系统，确保数据的真实性和完整性。2.录入过程中要认真核对每一项数据，对于模糊不清或存在疑问的数据，及时与档案原件核对或向相关人员核实。系统功能1.档案查询：通过输入关键词、编号等信息，能够快速准确地查询到所需的档案材料。2.统计分析：能够对档案数据进行分类统计和分析，并生成各类报表，为公司/组织决策提供数据支持。3.安全管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，防止数据泄露和非法访问。数据备份与维护1.定期对信息化管理系统中的档案数据进行备份，备份数据存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.定期检查系统运行情况，及时处理系统故障和数据异常情况，确保系统正常运行。档案鉴定与销毁鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度，对退役军人人事档案进行鉴定。2.坚持全面审查、客观公正的原则，确保鉴定结果真实可靠。鉴定内容1.档案材料的完整性：检查档案中各类材料是否齐全，有无缺失。2.档案材料的真实性：核实档案材料的内容是否真实，有无伪造、篡改等情况。3.档案材料的保存价值：根据退役军人的工作经历、岗位需求等因素，判断档案材料的保存价值。鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及专业档案人员组成。2.鉴定小组对退役军人人事档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对于确定无保存价值的档案材料，填写档案销毁清单，经公司/组织领导审批后进行销毁。销毁要求1.档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程要有专人监督，并在销毁清单上签字确认，销毁清单应长期保存。监督与检查监督机制建立健全退役军人人事档案管理监督机制，加强对档案管理工作各个环节的监督检查，确保档案管理制度的有效执行。内部检查1.档案管理部门定期对档案管理工作进行自查，检查档案收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定要求。2.公司/组织内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案管理制度的执行情况、经费使用情况等。外部监督接受上级主管部门、退役军人安置部门等相关部门的监督检查，积极配合有关部门对档案管理工作中存在问题的整改落实。责任追究违规行为界定1.违反档案收集、整理、保管、利用等规定，导致档案材料丢失、损坏、泄露的。2.在档案鉴定、销毁过程中弄虚作假，违规操作的。3.擅自涂改、抽取、撤换档案材料，或者违反档案查阅、借阅规定的。责任追究措施1.对于违反档案管理制度的个人，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。2.因违规行为给公司/组织或退役军