电子数据档案管理制度

PAGE电子数据档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司电子数据档案的管理，确保电子数据档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作中形成的各类电子数据档案，包括但不限于文档、表格、图片、音频、视频等。（三）管理原则1.真实性原则：电子数据档案应如实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保电子数据档案内容完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障电子数据档案的安全，防止数据丢失、损坏、泄露等。4.便利性原则：便于电子数据档案的存储、检索、使用和共享。二、电子数据档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责电子数据档案的收集工作，确保在业务活动过程中产生的各类电子数据及时、准确地收集。2.收集的电子数据应符合相关业务规范和标准，确保数据的质量。3.对于外来电子数据，如合作单位提供的文件等，应进行严格的审核和登记，确保其合法性和有效性。（二）整理规范1.按照电子数据档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对电子数据档案进行命名，命名应简洁明了，能够准确反映档案的内容和性质。3.建立电子数据档案的目录结构，清晰展示档案的分类和存储位置。三、电子数据档案的存储（一）存储方式1.根据电子数据档案的重要性、使用频率等因素，选择合适的存储方式，如磁盘阵列、磁带库、云存储等。2.对于重要的电子数据档案，应采用多种存储方式进行备份，确保数据的安全性。（二）存储环境1.存储设备应放置在安全、稳定、通风良好的环境中，避免受到温度、湿度、磁场等因素的影响。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）存储期限1.根据电子数据档案的性质和相关法律法规的要求，确定其存储期限。2.对于超过存储期限的电子数据档案，应按照规定进行清理和销毁。四、电子数据档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子数据档案检索系统，提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索。2.定期更新检索系统的索引，确保检索的准确性和及时性。（二）利用权限1.根据工作需要，设定不同人员对电子数据档案的利用权限。2.对于涉及公司机密的电子数据档案，应严格限制访问权限，确保数据的安全。（三）利用流程1.用户如需利用电子数据档案，应填写利用申请表，经相关部门负责人审批后，方可进行查阅、下载等操作。2.在利用电子数据档案过程中，应遵守相关规定和要求，不得擅自修改、删除档案内容。五、电子数据档案的安全管理（一）安全防护措施1.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒感染。2.对电子数据档案进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。（二）用户认证与授权1.建立用户认证机制，对访问电子数据档案的用户进行身份验证。2.根据用户的工作职责和权限，授予相应的访问权限。（三）数据备份与恢复1.定期对电子数据档案进行备份，备份数据应存储在异地，以防止本地数据丢失。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现问题时能够及时恢复。（四）安全审计1.建立安全审计机制，对电子数据档案的访问、操作等进行审计。2.定期对安全审计结果进行分析，发现问题及时采取措施进行整改。六、电子数据档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据电子数据档案的内容、价值、时效性等因素，制定鉴定标准。2.定期对电子数据档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。（二）销毁流程1.对于经过鉴定不再具有保存价值的电子数据档案，应填写销毁申请表，经相关部门负责人审批后，方可进行销毁。2.销毁电子数据档案应采用安全可靠的方式，确保数据无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。七、电子数据档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责电子数据档案的收集、整理、存储、检索、利用等日常管理工作。2.定期对电子数据档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.协助相关部门进行电子数据档案的鉴定和销毁工作。（二）部门负责人职责1.负责本部门电子数据档案管理工作的组织和领导。2.督促本部门人员及时、准确地收集和整理电子数据档案。3.审核本部门电子数据档案的利用申请，确保数据的合理使用。