学校照片档案归类制度表

PAGE学校照片档案归类制度表一、总则（一）目的为了加强学校照片档案的管理，确保照片档案的完整、准确、系统和安全，便于照片档案的保管、利用和统计分析，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门在教学、科研、管理、校园文化建设等活动中形成的具有保存价值的照片档案。（三）定义1.照片档案：学校在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的以感光材料为载体的图像记录。2.归类：按照照片的内容、主题、时间、地点、人物等要素，将照片档案进行分类整理，以便于管理和查找。（四）管理职责1.学校档案管理部门负责制定和完善学校照片档案归类制度，并组织实施。指导和监督各部门照片档案的收集、整理、归档工作。集中保管学校重要照片档案，建立照片档案数据库，提供照片档案的查阅、利用服务。2.各部门负责本部门照片档案的收集、整理、初步分类工作，并按照规定定期向学校档案管理部门移交。明确专人负责照片档案的管理，确保照片档案的安全和完整。二、照片档案的收集（一）收集范围1.学校重大活动照片，如开学典礼、毕业典礼、校庆活动、运动会、文艺演出等。2.教学活动照片，包括课堂教学、实验教学、实习实训、教学成果展示等。3.科研活动照片，如科研项目研究、学术交流、科研成果鉴定等。4.学校管理工作照片，如会议、检查、调研、校园建设等。5.师生获奖、荣誉证书等相关照片。6.校园文化活动照片，如社团活动、志愿者活动、文化节等。7.对外交流与合作照片，如国际交流、校际合作、来访接待等。8.反映学校历史变迁、校园风貌的照片。（二）收集要求1.照片应主题明确，图像清晰，画面完整，能够准确反映活动内容或事件场景。2..jpg、.png等常用格式，分辨率不低于300dpi。3.照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等相关信息。4.对于重要活动或事件，应拍摄多角度、多场景的照片，以全面记录过程。5.各部门应及时收集本部门产生的照片档案，确保照片档案的真实性和完整性。（三）收集流程1.活动举办或事件发生后，相关责任人应及时将拍摄的照片整理好，并按照要求填写照片说明。2.将整理好的照片及说明提交给本部门照片档案管理人员进行初步审核。3.部门照片档案管理人员审核通过后，将照片及说明进行备份，并按照规定的时间定期向学校档案管理部门移交。三、照片档案的整理（一）整理原则1.遵循照片档案的形成规律，保持照片之间的有机联系。2.分类科学、便于查找和利用。3.同一组照片应按照拍摄时间顺序排列。（二）整理方法1.按照照片的内容和主题进行分类，可分为教学类、科研类、管理类、校园文化类、对外交流类、历史风貌类等。如需进一步细分，可根据实际情况进行设置。2.在每一类中，再按照时间顺序进行排列。对于同一次活动或事件的照片，应集中排列在一起。3.给每一张照片编写编号，编号应具有唯一性，便于管理和查找。编号可采用“年份+流水号”的形式，如“2023001”表示2023年的第一张照片。4.填写照片说明，照片说明应包括照片的题名、拍摄时间、地点、人物、事由等要素，语言应简洁明了。照片说明应与照片编号相对应，可采用电子表格的形式进行记录。（三）整理流程1.学校档案管理部门接收各部门移交的照片档案后，对照片进行再次审核，检查照片的质量、说明的完整性等。2.根据审核结果，对照片进行分类整理，按照上述整理方法进行编号、填写说明等操作。3.将整理好的照片档案装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年份、起止编号等信息。4.建立照片档案目录，目录应包括照片编号、题名、拍摄时间、地点、人物、事由等内容，以便于查找和利用。四、照片档案的归类（一）教学类1.课堂教学：包括不同学科、不同年级的课堂教学场景照片，如教师授课、学生课堂表现等。2.实验教学：实验课程、实验操作、实验成果展示等照片。3.实习实训：学生实习、实训基地实习、实践活动等照片。4.教学成果展示：教学成果奖、优秀教案、教学论文发表等相关照片。（二）科研类1.科研项目研究：科研项目开题、研究过程、实验数据采集、成果总结等照片。2.学术交流：学术会议、学术讲座、学术报告等照片。3.科研成果鉴定：科研成果鉴定会、成果证书颁发等照片。（三）管理类1.学校会议：党委会、校长办公会、教职工大会、专题会议等照片。2.检查调研：上级部门检查、学校内部检查、调研活动等照片。3.校园建设：校园规划、基础设施建设、校园环境整治等照片。（四）校园文化类1.社团活动：学生社团组织的各类活动照片，如文艺社团演出、体育社团比赛、学术社团讲座等。2.志愿者活动：志愿者服务活动照片，如社区服务、公益活动、志愿服务表彰等。3.文化节：学校举办的文化节活动照片，如文化展览、文艺汇演、书法绘画比赛等。（五）对外交流类1.国际交流：学校与国外院校、机构的交流合作活动照片，如师生互访、学术合作、国际会议等。2.校际合作：与国内其他院校的合作交流活动照片，如联合办学、学术交流、学生交换等。3.来访接待：接待国内外来访团体、嘉宾的活动照片。（六）历史风貌类1.学校历史变迁：学校不同时期的校园建筑、校园布局、师生风貌等照片，反映学校的发展历程。2.校园标志性建筑：学校具有代表性的建筑、景观照片，如教学楼、图书馆、体育馆、校训石等。五、照片档案的保管（一）保管场所1.学校档案管理部门应设立专门的照片档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，照片档案应分类存放于档案盒中，再放入档案柜。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管要求1.照片档案应定期进行检查和清点，确保照片档案的安全和完整。如发现照片有褪色、破损、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或复制。2.对照片档案的电子数据应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。定期对电子数据进行检查和维护，确保数据的可用性。3.严格限制非档案管理人员进入照片档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。六、照片档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保照片档案的安全，不得泄露涉及国家机密、个人隐私等敏感信息。2.充分发挥照片档案的作用，为学校的教学、科研、管理、校园文化建设等工作提供服务。3.按照规定的程序和手续办理照片档案的查阅、借阅、复制等利用手续。（二）利用方式1.查阅：学校内部人员因工作需要查阅照片档案时，应填写《照片档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅照片档案的，应填写《照片档案借阅申请表》，经所在部门负责人和学校档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管照片档案，不得转借他人，不得擅自复制、翻拍。3.复制：如需复制照片档案，应填写《照片档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容等，经所在部门负责人和学校档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的照片档案应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用登记1.档案管理部门应建立照片档案利用登记制度，对照片档案的查阅、借阅、复制等利用情