毕业后档案管理制度

PAGE毕业后档案管理制度一、总则（一）目的为规范毕业后学生档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织接收的毕业后学生档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映学生在校期间的学习、工作等情况。2.完整性原则：保证档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护档案信息安全，防止档案内容泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理工作，确保操作规范统一。二、档案收集（一）来源毕业后学生档案主要来源于学校密封转递至本公司/组织的档案材料，包括学生个人基本信息、学习成绩、奖惩情况、实习经历、就业报到证等。（二）接收要求1.公司/组织指定专人负责档案接收工作，接收时应认真核对档案袋密封情况，检查档案材料是否齐全、完整。2.对于密封不完整或档案材料缺失的情况，应及时与学校沟通，要求补齐或说明原因。3.建立档案接收登记台账，详细记录档案接收的时间、学生姓名、学校名称、档案内容等信息。三、档案整理（一）整理原则按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案条理清晰、便于查阅。（二）整理步骤1.拆封档案：在符合规定的场所，由专人按照档案材料的自然顺序逐页清点，核对材料的完整性和准确性。2.分类排序：根据档案材料的性质，分为个人基本信息、学习材料、党团组织材料、奖惩材料、实习就业材料等类别，并按照时间顺序进行排列。3.编制目录：为每一类档案材料编制详细的目录，注明材料名称、日期、页码等信息，便于查找和核对。4.装订成册：将整理好的档案材料按照类别依次装订，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案存放安全。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案按照类别和年度进行分类存放，建立档案存放索引，便于快速查找。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。电子档案应建立相应的目录和索引，方便查询和利用。（三）保管期限毕业后学生档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般为永久保存。对于一些特殊情况的档案，可根据实际需要确定保管期限，但不得低于规定的最低保管期限。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案查阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可查阅。2.外部单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅内容仅限于与工作相关的档案信息，不得查阅涉及个人隐私等敏感信息。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行查阅，查阅时应保持档案的整洁和完好，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并登记复印内容、份数等信息。复印件应加盖公司/组织档案管理部门印章，与原件具有同等效力。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅记录建立档案查阅记录台账，详细记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、审批情况等信息，以备查询和统计。六、档案转递（一）转递条件1.学生毕业后因工作调动、升学等原因需要转递档案的，应按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应遵循保密、安全、及时的原则，确保档案准确无误地转递到接收单位。（二）转递程序1.学生本人或接收单位向公司/组织档案管理部门提出档案转递申请，并提交相关证明材料。2.档案管理部门审核申请材料，确认转递条件符合要求后，开具《档案转递通知单》。3.档案管理人员按照《档案转递通知单》的要求，将档案进行密封包装，并在封口处加盖档案管理部门印章。4.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在《档案转递回执》上签字确认。（三）转递记录建立档案转递记录台账，详细记录转递时间、转递原因、转递单位、接收单位、档案内容等信息，确保档案转递过程可追溯。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现毕业后学生档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司/组织提供更加便捷、高效的档案信息利用服务。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：将纸质档案中的信息录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.档案查询功能：通过信息化管理系统，实现对档案信息的快速查询和检索。3.档案统计功能：对档案信息进行统计分析，生成各类统计报表，为公司/组织提供决策支持。4.档案借阅管理功能：实现对档案借阅申请、审批、登记等环节的信息化管理。5.系统安全管理功能：保障信息化管理系统的安全稳定运行，防止数据泄露和非法访问。（三）信息化管理要求1.加强信息化管理系统操作人员的培训，提高其业务水平和操作技能。2.定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的安全可靠。3.建立信息化管理系统数据备份制度，定期对数据进行备份存储，防止数据丢失。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司/组织毕业后学生档案的管理工作，制定档案管理制度和工作计划。2.组织档案管理人员开展业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。3.监督检查档案管理工作的执行情况，及时解决工作中出现的问题。4.协调与外部单位的档案管理工作关系，确保档案管理工作顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、转递等具体工作，严格按照档案管理制度和操作流程进行操作。2.做好档案管理工作记录，及时更新档案信息，确保档案的准确性和完整性。3.维护档案库房的安全和卫生，定期检查档案保管状况，发现问题及时报告并处理。4.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。九、监督与考核（一）监督机制建立档案管理工作监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。公司/组织内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计监督，确保档案管理工作符合法律法规和公司/组织规定要求。（二）考核办法制定档案管理工作考核办法，对档案管理部门和档案管理人