计生协档案管理制度

PAGE计生协档案管理制度一、总则（一）目的为加强计划生育协会（以下简称“计生协”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为计生协各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于计生协机关及下属各级组织形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案、电子档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：计生协档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.真实完整原则：档案应如实反映计生协工作的历史和现状，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造。3.便于利用原则：档案管理应遵循方便查阅、高效利用的原则，合理分类、编号、编目，建立健全检索体系，提高档案利用效率。4.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善计生协档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理计生协各类档案，对档案进行分类、整理、编号、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查阅利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。6.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好登记和催还工作。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.定期将整理好的文件材料移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.配合综合档案室开展档案管理的各项工作，如档案清查、鉴定、销毁等。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与计生协工作有关的文件、指示、通知等。2.计生协召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.计生协制定的工作计划、总结、报告、统计报表等。4.计生协开展业务活动形成的文件材料，如宣传资料、培训教材、活动方案、评估报告等。5.计生协的财务文件材料，包括预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。6.计生协的人事文件材料，如人员任免、考核、奖惩、工资福利等。7.计生协的声像档案，包括照片、录音、录像等资料。8.其他与计生协工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，不符合要求的应及时进行补充或修正。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案、电子档案等类别。2.立卷：文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行立卷，业务档案根据不同业务类型分别立卷，财务档案按照会计年度立卷，人事档案按照人员类别立卷，声像档案按照内容或时间顺序立卷，电子档案按照文件类别和时间顺序进行整理。3.编号：对每卷（件）档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。文书档案编号采用“年度+保管期限+流水号”的形式，业务档案编号根据业务特点另行制定。4.编目：编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目，以便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映计生协主要职能活动和历史面貌的，对计生协工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。（二）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如消防器材、除湿机、防虫药品、防盗门、防盗窗、窗帘、吸尘器等。3.档案应存放在专用的档案柜架上，柜架应排列整齐、牢固，便于档案的存放和查找。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、历史背景等方面的异同，判断其保存价值。3.效益评估法：从档案利用的社会效益和经济效益出发，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经计生协分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.计生协工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、期限等，并经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经综合档案室负责人批准。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅计生协档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限等，并经计生协分管领导批准后，方可借阅。2.借阅档案时，应与综合档案室签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得转借他人。借阅人应妥善保管档案，不得擅自拆封、复印、拍照、传播档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告综合档案室，并承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，并办理归还手续。综合档案室应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送计生协领导和上级主管部门，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.计生协机构变动时，应按照国家有关规